Motława - Wkład użytkownika [pl]

KsEF

2026-03-24T11:18:47Z

Es:

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).
Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”.
System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

* w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
* w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
* w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz
pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

* obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
* do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
* do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
* jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie '''15 listopada – 15 grudnia''', obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do '''20 grudnia''';
* docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie '''20 grudnia – 20 stycznia 2026'''.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''.
Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki '''problemów z wysyłką''', bądź '''odrzuceniem przez system KSEF''' wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń '''*)''' gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0
i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW'''.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

*) ''Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).''
''Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia.
Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....''

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych: '''10''' - Gotowy do wysyłki, '''11''' - Wystaw OFFLINE, '''20''' - XML wygenerowany, '''30''' - Podjęto próbę wysyłki, '''200''' - Przyjęte w ksef, '''210''' - Jest UPO, '''900+''' - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
* w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
* w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki''' będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef2.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

Od momentu udostępnienia (2025-11-03) Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – przeprowadziliśmy szereg testów zarówno wewnętrznych, jak i u kilku wiodących Klientów, których obowiązek wysyłki obejmuje od 2026-02-01. Dokonaliśmy korekt
i rozszerzeń mechanizmu (zwłaszcza dla samofakturowania) i na ten moment mamy pełną zgodność wysyłki oraz pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF.

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

Kontynuujemy testy dla wybranych klientów oraz sukcesywnie instalujemy moduł KSeF u kolejnych tak, aby odbiór i wysyłka dokumentów były możliwe u wszystkich naszych klientów pod koniec stycznia.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, że dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:
* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) w przypadku problemów z wysyłką bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

'''''Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.'''''
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku '''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF.

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF, zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobierania danych).

'''UWAGA! Tokeny oraz certyfikaty wygenerowane w środowisku produkcyjnym (MCU) nie mogą być stosowane na środowisku demo (przedprodukcyjnym) i na odwrót. Dla tych środowisk należy nadawać odrębne uprawnienia i generować odrębne tokeny i certyfikaty.'''

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.'''
Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

== '''Instrukcja zakresu KSeF dla użytkownika Motławy''' ==

'''Informacje ogólne'''

System Motława będzie współpracował z '''API KSeF'''. Zakres integracji obejmuje wysyłkę faktur w schemacie FA(3) oraz pobieranie faktur w schemacie FA(3). Założeniem podczas rozwoju Motławy w tym zakresie było maksymalne uproszczenie czynności związanych z samą wysyłką. Wygenerowanie pliku FA(3) i jego przesłanie do KSeF odbywa się “w tle”, a użytkownik w niedługim czasie może zweryfikować poprawność wysyłki sprawdzając statusy dokumentów. Pobieranie dokumentów następuje zupełnie automatycznie, bez konieczności logowania użytkownika do Aplikacji Podatnika w celu pobrania dokumentów.
Dokumenty w systemie pojawiać się będą jako dokumenty ZP NN “nieznany dokument zakupu”. Dokument będzie już wstępnie uzupełniony podstawowymi danymi z KSeF (kontrahent, daty,
numer finansowy, wartości w tabeli VAT). Użytkownik będzie w stanie zmienić ten dokument w ZP FV lub ZT FV.

'''Wymagania wstępne'''

Wszystkie firmy podlegające wymaganiom wymiany faktur w KSeF - '''niezależnie od momentu obowiązkowego wdrożenia''' - powinny sprawdzić możliwość zalogowania się do systemu MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (uwaga! środowisko jest produkcyjne, to oznacza, że nie należy tam przeprowadzać testów, nadawać uprawnień losowym osobom lub wprowadzać fałszywych danych). W przypadku problemów z zalogowaniem należy zweryfikować, czy firma nie jest zobowiązana do złożenia zawiadomienia '''ZAW FA'''. Należy również potwierdzić możliwość zalogowania się do środowiska przedprodukcyjnego
“demo” Aplikacji Podatnika 2.0 pod adresem: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (logowanie odbywa się na podstawie uprawnień nadanych w produkcyjnym MCU, zatem zalogują się tylko osoby rzeczywiście uprawnione do logowania w zakresie zadeklarowanego podmiotu, natomiast samo środowisko ma charakter testowy i dane tu wstawiane nie mają skutku prawnego).

'''Zalecamy zapoznanie się z interfejsem tych dwóch systemów''', żeby mieć świadomość jakie mają możliwości. Wspomniane systemy nie są naszym produktem, dlatego poniżej znajdują się tylko skrócone instrukcje odnośnie czynności wymaganych do wdrożenia.

'''Wdrożenie pilotażowe'''

W przypadku firm, które mają obowiązek wymiany faktur w obrębie KSeF od początku lutego, na adres int@int.com.pl należy zgłosić informację o '''gotowości na wdrożenie “przedprodukcyjne”'''.

Gotowość użytkownika oznacza:

1. Wstępne rozpoznanie platform '''MCU i aplikacji podatnika''' (z linków w rozdziale “Wymagania wstępne”).

2. Posiadanie wygenerowanego '''tokenu KSeF''' z uprawnieniami do zapisu i odczytu faktur w KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego.

3. Posiadanie '''certyfikatów''' (uwierzytelniającego i offlinowego) dla użytkownika o uprawnieniach co najmniej do wystawiania i pobierania faktur. Każdy z certyfikatów ma 3 elementy:

a. klucz publiczny (plik .crt)

b. klucz prywatny (plik .key)

c. hasło klucza (wpisane przez użytkownika w momencie generowania hasła)

'''Instrukcje dla użytkowników'''

Środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF wyglądają tak samo. Przypuszczalnie środowisko produkcyjne również będzie się tak prezentowało. Dlatego też zalecamy zapoznanie się z obiema wersjami, aby w najbliższym czasie pewnie posługiwać się środowiskiem produkcyjnym.

Instrukcja generowania tokena KSeF
'''Ta instrukcja przeznaczona jest dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''UWAGA!''': Token KSeF należy rozumieć jako “dokument uwierzytelniający na okaziciela”. Każdy, kto ma taki token może wykonywać wysyłki i pobieranie faktur w kontekście powiązanego NIP-u. '''Nie ma''' dodatkowych zabezpieczeń np. podanie hasła, logowanie dwuetapowe, profil zaufany itp. Dlatego utrzymanie tokena w tajemnicy jest istotne - zwłaszcza w środowiskach produkcyjnych. '''Prosimy o nieprzesyłanie ich mailem.'''

1. Aby wygenerować token należy zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym (docelowo produkcyjnym - udostępnione zostanie 1 lutego) https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej i opisanej poniżej :

<center>[[image:ksef_token.jpg|820px]]</center> 

Po kliknięciu (2) w '''Generuj token''', pojawi się okno, w którym kluczowe jest zaznaczenie uprawnienia do '''wystawiania''' (3) i '''przeglądania''' (4) faktur. W polu Nazwa Tokena (5) należy wpisać dowolną nazwę, warto jednak pamiętać, że powinna ona być adekwatna do powodu jego utworzenia. Dzięki temu w przyszłości będzie wiadome, jaki był powód wygenerowania tokena, a w przypadku jego usunięcia (świadomego lub przypadkowego) będziemy mieć pewność kogo powiadomić.

3. Środowiska KSeF działają w trybie asynchronicznym, co skutkuje pytaniem o odświeżenie danych. Pojawia się wówczas komunikat jak poniżej:

<center>[[image:ksef_token1.jpg|820px]]</center> 

Taki objaw jest normalny, należy wówczas skorzystać z opcji '''Odśwież'''.

4. Kluczowe jest okno '''Generowanie''' tokena:

<center>[[image:ksef_token2.jpg|820px]]</center> 

'''UWAGA 1''' : To jest jedyne okno, w którym można zobaczyć i skopiować token. Ze względów bezpieczeństwa nie jest widoczny w żadnym innym miejscu. Jeśli więc nie zostanie skopiowany w tym momencie, to należy go usunąć i stworzyć nowy.

5. Utworzone tokeny można przeglądać:

<center>[[image:ksef_token5.jpg|820px]]</center> 

Widok przedstawia listę wygenerowanych tokenów. Co ważne, umożliwia też “Unieważnienie” tokenu.

'''Instrukcja generowania certyfikatów KSeF'''

'''Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''Uwaga:''' Certyfikaty służą do potwierdzania tożsamości, dlatego należy znać miejsce ich zapisu, niepotrzebnie ich nie kopiować , nie przesyłać mailem itp.

Należy wygenerować dwa certyfikaty przeznaczone do:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''
* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

Jak wymieniono wyżej każdy certyfikat składa się z trzech elementów:

a) '''Klucz prywatny''' - plik .key - plik służący do odszyfrowania komunikatu (np. faktury lub prośby o wysyłkę faktury). Klucz ten znany jest wyłącznie stronie odszyfrującej (odbierającej dokumenty) i zapisany jest na serwerze Motławy w dodatkowo zaszyfrowanej formie. Służy jedynie do '''odszyfrowania''' danych zaszyfrowanych wygenerowanym “do pary” kluczem publicznym.

b) '''Klucz publiczny''' - plik .crt - jest to klucz zapisany na serwerze KSeF. Każdy komunikat dla użytkownika KSeF szyfrowany jest przy użyciu tego klucza. Służy on wyłącznie do szyfrowania, nie ma zastosowania w przypadku odszyfrowania wiadomości.

c) '''Hasło klucza prywatnego''' - hasło zabezpieczające klucz prywatny - w przypadku ujawnienia klucza prywatnego hasło stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Dzięki temu osoba nie znająca hasła, nie jest w stanie użyć klucza prywatnego w sposób nieautoryzowany.

'''Aby wygenerować certyfikat należy:'''

1. Zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (docelowo certyfikaty produkcyjne można wygenerować w module MCU)

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej poniżej:

<center>[[image:ksef_ceryfikat.jpg|820px]]</center> 

Należy wprowadzić nazwę certyfikatu (3), hasło (4).
Podobnie jak w przypadku tokena, nazwa powinna być jednoznaczna, zrozumiała dla użytkownika, a hasło musi spełniać wymienione na stronie kryteria. Konieczna jest też bezbłędna znajomość hasła, bez niego klucz jest bezużyteczny.
Po wykonaniu tych wszystkich czynności należy wcisnąć opcję '''Generuj'''.

3. Przeglądarka natychmiast pobierze na stanowisko klucz prywatny (plik .key). Należy zwrócić na to uwagę i zlokalizować, gdzie plik został pobrany. Zwykle jest to folder “Pobrane” (“Downloads”) w katalogu użytkownika (dysk lokalny).

4. W kolejnym oknie należy ustalić, jakie będzie zastosowanie generowanego crtyfikatu:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''

* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

<center>[[image:ksef_ceryfika1t.jpg|820px]]</center> 

W poprzednim oknie certyfikat został nazwany “Motława-autoryzacja”. Ponieważ generujemy certyfikat do autoryzacji/uwierzytelnienia, zaznaczamy '''Uwierzytelnienie w systemie KSeF'''. Ze względu na to, że certyfikat jest ważny dwa lata, po upływie tego czasu będzie konieczność podmiany kluczy. Użyjemy wtedy pola '''“Certyfikat ważny od”''' tak, aby wygenerować i wgrać go z wyprzedzeniem, jednocześnie zachowując ciągłość pracy z KSeF. W chwili obecnej to pole nie ma znaczenia.

5. Pojawi się okno z prośbą o odświeżenie, należy kliknąć '''“Odśwież”'''

6. Generowanie certyfikatu zakończone jest takim oknem:

<center>[[image:ksef_ceryfikat2.jpg|820px]]</center> 

W tym miejscu należy skorzystać z funkcji '''Pobierz certyfikat''' i zostanie pobrany klucz publiczny (plik.crt) Ten plik jest zabezpieczony wpisanym w punkcie 2 hasłem i powinien być traktowany jako tajny (nie należy przesyłać go mailem ani trzymać zapisanego razem z hasłem).

7. Tak samo należy postąpić w celu wygenerowania certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy (offline). W tym przypadku w punkcie 4 należy wybrać '''Podpis linku do weryfikacji wystawcy'''. W kolejnych krokach postępujemy zgodnie z punktem 5 i 6.

'''Instrukcja wstawiania poświadczeń do programu Motława'''

Użytkownicy systemu Motława otrzymają nowe wersje programu, umożliwiające samodzielne ustawienie poświadczeń (tokenu i certyfikatów).
Okno umożliwiające konfigurację znajduje się w '''“Opcje => Konfiguracja KSeF”''':

<center>[[image:ksef_poswiadczenie.jpg|820px]]</center> 

To okno dostępne jest wyłącznie dla użytkownika, który posiada uprawnienia '''“Administratora”''' systemu. W przypadku braku uzupełnionych danych okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie1.jpg|820px]]</center> 

Pole '''Link środowiskowy''' można (ale nie trzeba) uzupełnić linkiem bazowym środowiska, na którym chce się pracować. W tej chwili domyślnie u wszystkich klientów ustawione jest środowisko przedprodukcyjne (demo). Wraz z oficjalnym udostępnieniem środowiska produkcyjnego zostanie przesłany mail z treścią, jaką należy tam wprowadzić.

Przycisk '''Wstaw token KSeF''' służy do wklejenia zawartości tokena wygenerowanego w podrozdziale “Instrukcja generowania tokena KSeF”.

Przyciski '''Wstaw certyfikat''' służą do wstawienia do nich zawartości certyfikatów oraz hasła.

Generowanie certyfikatów KSeF zostało opisane w podrozdziale “Instrukcja generowania certyfikatów KSeF”.
Proszę zauważyć, że mamy dwa certyfikaty (uwierzytelniający(autoryzacyjny) i weryfikacyjny(offline)). Każdy z certyfikatów składa się z trzech elementów (klucz prywatny, klucz publiczny i hasło do klucza). Pomylenie ich przy wprowadzaniu spowoduje odrzucenie w systemie KSeF.
Okno wstawiania certyfikatu pozwala na wklejenie zawartości lub wskazanie pliku, z którego program ma pobrać zawartość. Okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie2.jpg|820px]]</center> 

Po wciśnięciu przycisku '''OK''' program dokona wstępnej zgodności semantycznej klucza. Niestety program nie jest w stanie ocenić czy klucz należy do osoby uprawnionej w KSeF i czy jest zgodny z kontekstem NIP.
Okno z poprawnie uzupełnionymi danymi powinno wyglądać tak:

<center>[[image:ksef_konfiguracja.jpg|820px]]</center> 

Należy zwrócić uwagę na opisy '''TAK''' - oznaczają one, że pole zostało uzupełnione, ale nie pokazujemy treści tych pól, ponieważ są one “tajne” i w bazie pozostają jako wartość zaszyfrowana. Każde wciśnięcie przycisku '''Wstaw…''' wykona nadpisanie danych.

'''Przykładowe wartości kluczy (zawartości plików).'''

'''Klucz publiczny'''
Klucz publiczny wygenerowany przez KSeF jest w pliku .crt i jego treść wygląda przykładowo tak (proszę zwrócić uwagę na oznaczenia początku i końca certyfikatu (-----BEGIN CERTIFICATE----- oraz -----END CERTIFICATE-----). Wartość wstawiana (wklejana) do okna musi także zawierać te oznaczenia, nie można pominąć nawet jednego myślnika):

-----BEGIN CERTIFICATE-----
MIIC6jCCAm6gAwIBAgIIAR22d2lVfgkwDAYIKoZIzj0EAwIFADBvMQswCQYDVQQGEwJQTDEfMB0GA1UECgwWTWluaXN0ZXJzdHdvIEZpbmFuc8OzdzEnMCUGA1UECwweS3Jham93YSBBZG1pbmlzdHJhY2phIFNrYXJib3dhMRYwFAYDVQQDDA1URVNUIENDSyBLU2VGM
B4XDTI1MTIwMzEwNDE0MloXDTI3MTIwMzEwNDE0MlowgYIxCzAJBgNVBAYTAlBMMRkwFwYDVQRhDBBWQVRQTC01ODMxMDE2MDI5MSUwIwYDVQQKDBxBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgSW5jLiBPMTEwLwYDVQQDDChBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgKHV3aW
Vyenl0ZWxuaWVuaWUpMFkwEwYHKoZIzj0CAQYIKoZIzj0DAQcDQgAED1ZO24eYCOBlmUnrI+ymfHoPJRCtVfkYZkTpPZEnGY5UruS2U/Pi7TYzprDH8LzKuVHoDFspcfDZFzLTAeOxnKOB3TCB2jAfBgNVHSMEGDAWgBQ6OoEQH6i0N97Bg2P7OYj6iaQlMjAMBgNVHRM
BAf8EAjAAMA4GA1UdDwEB/wQEAwIHgDAdBgNVHQ4EFgQUyNTTq87uyDi4Hf7HuXlpv7Uz2IswSAYDVR0fBEEwPzA9oDugOYY3aHR0cHM6Ly9rc2VmLXRlc3QubWYuZ292LnBsL3NlY3VyaXR5L2NybC90ZXN0bWZrc2VmLmNybDAwBggrBgEFBQcBAwQkMCIwCwYGBACO
RgEDAgEAMBMGBgQAjkYBBjAJBgcEAI5GAQYCMAwGCCqGSM49BAMCBQADaAAwZQIxAMv8YSAvwF/LzrGzulux6tf+2KhOpEQBHOF/mapnwEeRXf+C3iY2XEEIdakRG7o23gIwXrH4W2cv2Q7aGWWgDgU+l/CxHWeT7juerJBnK4hIoaUmG2fPxI3gxmxS7zqgVMAu
-----END CERTIFICATE-----

'''Klucz prywatny'''
Klucz prywatny wygląda podobnie, jednak jest krótszy i ma inne oznaczenia początku i końca certyfikatu:

-----BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY-----
MIHzMF4GCSqGSIb3DQEFDTBRMDAGCSqGSIb3DQEFDDAjBBByGjrIcK5Er2xwBqFP4rhLAgMBhqAwCgYIKoZIhvcNAgkwHQYJYIZIAWUDBAEqBBAgwPIrKj1O+Dc07bWpbnc2BIGQCfUceRBx+I4+lDUfDjMjFO/k9WVonCdFYVGj5OvavuFG8nqJW73XQTKKtGWairOLs
gcoljAduKmflEKmkqKoXbsMey8pv6HV805kM0lFBJdvI0EzYLyz9hnty4hDKfuyElgPPo4wI+EV9KyqBZyGJaXz1E7zZ/nBO/mRzFQow2T5Ez/v/gFJm2jNg0GppPMA
-----END ENCRYPTED PRIVATE KEY-----

'''Hasło'''
Hasło jest ciągiem znaków, który należy przepisać identycznie, tak jak to było wprowadzone w miejscu z poniższego obrazka:

<center>[[image:ksef_instrukcja.jpg|820px]]</center> 

'''INSTRUKCJA OBSŁUGI MOTŁAWY Z ZAKRESU PRACY Z KSEF'''

'''Ten podrozdział jest przeznaczony dla osób związanych z codzienną pracą w Motławie w zakresie wystawiania faktur oraz dla osób wyznaczonych do akceptacji faktur do wysyłki w KSeF.'''

'''Lista statusów KSeF w Motławie:'''
Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu. Ich celem jest możliwość określania czy dokument jest już gotowy do wysyłki i odseparowanie procesu, w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

* 0 - Niedozwolony do wysyłki - to pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (następuje to po zmianie przez użytkownika statusu na '''Zaakceptowany do wysyłki''') i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty o tym statusie mogą być jeszcze edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

* 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona takim statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

* 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru KSeF, ale z odpowiednimi kodami QR. Ten status również może być wybrany przez użytkownika.

* 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została przetworzona (sparsowana) na treść XML. Status nadany został automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

* 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

* 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

* 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

* 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 i ich edycję (poprawienie) oraz ponowną próbę wysyłki.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji dokumentu przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika ('''np. użycie nieaktualnej wersji oprogramowania'''), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. Może to spowodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawiane są jak do tej pory. Każda faktura, niezależnie od sposobu wystawienia, nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, iż jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki - ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem, w chwili obecnej właśnie taki sposób określania dokumentów do wysyłki powinien funkcjonować jako domyślny;

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki. Będą się one różniły w zależności od charakteru firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF zweryfikuje, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawi go firmie INT w pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:
* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,
* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę,
* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana,
* inne, jasno określone zasady

W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu (dostępne pod prawym przyciskiem) znajduje się kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność dotyczącą zmiany statusu KSeF dla dokumentu:

<center>[[image:ksef_status.jpg|820px]]</center> 

Wspomniana funkcjonalność pozwala '''oznaczyć''' dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF,

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki,

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane,

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa, który status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:ksef_status2.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy wybrać '''Zaakceptowany do wysyłki''' czyli status o numerze '''10'''. Możliwe statusy zostały opisane w podrozdziale '''Lista statusów KSeF'''.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF, włączane w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:ksef_status3.jpg|820px]]</center> 

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:ksef_status4.jpg|820px]]</center> 

Jak widać, poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api. Przyczyny mogą być różne i numer statusu jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas. Docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie dodatkowo zwięzły opis błędu.

Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie rozpoznaje. Można więc zmienić jej status na 0, zgłosić zaistniały przypadek do nas lub poprawić samemu (jeśli błąd dotyczy samej treści faktury).
Każda z faktur ma podpięte do siebie załączniki. Widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+O”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+O” są to:

a) zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu,

b) podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

c) dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

d) zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

e) podgląd pdf pliku UPO.

'''Import faktur z KSeF'''

Importowanie faktur z KSeF następuje samoczynnie. Motława sprawdza istnienie nowych dokumentów w KSeF i pobiera brakujące. Dokumenty pobrane widoczne są w kartotece “Kancelaria”.

'''Uwaga!''': Jeśli na chwilę wdrożenia nie widzą Państwo w programie kartoteki '''Kancelaria''', niezwłocznie należy nas o tym poinformować. Przygotujemy wówczas wersję, która posiada wspomnianą funkcjonalność.

Pobrana z KSeF faktura będzie miała rodzaj “kancelaryjny” ZP NN, tak zwany nieznany dokument zakupowy. Faktura ZP NN będzie wstępnie opracowana, tj. będa uzupełnione podstawowe pola i będzie oczekiwała na decyzję osoby, która zajmuje się przyjęciem czy rozliczeniem zakupu. Osoba ta powinna określić czy dana faktura jest dokumentem kosztowym bez pozycji (ZP FV), czy będzie dokumentem ZT FV z podpiętą PZką lub swoimi pozycjami.

Do dokumentów nie są importowane pozycje. Przyczyn jest kilka, chociażby brak mapowania symboli z symbolami dostawcy, niejasność w kwestii docelowego magazynu, czy w systemie nie figuruje już PZka, częste niezgodności innych pól np. jednostek miary.
Nie wykluczamy jednak późniejszych modyfikacji w celu głębszej integracji.

Widok faktur w operacjach jest następujący:

<center>[[image:ksef_operacje.jpg|950px]]</center> 

Jak wyżej wspomniano, faktury zaimportowane są wstępnie uzupełnione i mają również numer KSeF. Nie posiadają natomiast numeru statusu i opisu statusu KSeF, bo w przypadku importu jest to bezzasadne. Faktura musi zostać pobrana (albo jest albo jej nie ma, nie istnieją statusy pośrednie).
Każda z faktur po naciśnięciu '''Ctrl+O''' (litera O jak olcha) zawiera podgląd importowanej faktury. Sam podgląd jest wizualizacją przesłanego przez dostawcę pliku faktury (wraz z pozycjami). Poniżej przykładowy podgląd importu w formie pdf.:

<center>[[image:ksef_dokument.jpg|820px]]</center> 

== '''Kancelaria – zmiana rodzaju dokumentu''' ==

Dokumenty zaimportowane z KseF są widoczne w programie Motława jako ZP-NN w dwóch miejscach: w Kartotece Operacji i w Kancelarii. Uwaga: jest to ten sam dokument! Edycja dokumentu ZP-NN możliwa jest '''wyłącznie''' z poziomu kartoteki Kancelarii, to tu należy określić rodzaj dokumentu, na jaki zostanie zmieniony dokument ZP-NN. Funkcja ta jest dostępna w menu pod prawym klawiszem myszki

<center>[[image:kancelaria_0.jpg|560px]]</center> 

lub po skrótem '''F10'''.

Po skorzystaniu z tej funkcji pojawia się komunikat jak poniżej

<center>[[image:kancelaria_1.jpg|560px]]</center> 

Po zatwierdzeniu chęci zmiany przyciskiem '''TAK''' będzie widoczne okno z wyborem rodzaju dokumentu, na jaki można zmienić dokument ZP NN. W tym miejscu wybieramy odpowiedni rodzaj dokumentu.

<center>[[image:kancelaria_2.jpg|560px]]</center> 

'''Zatwierdzenie - wybranie OK jest jednoznaczne ze zmianą dokumentu ZP NN na wybrany rodzaj dokumentu.'''

Następnym krokiem (o ile jest to dokument zakupu towarów ZT) jest określenie czy będzie to dokument do PZ. Należy zwrócić uwagę na zawarte w nawiasach podpowiedzi dotyczące wyboru: TAK/NIE.

<center>[[image:kancelaria_3.jpg|560px]]</center> 

Uwaga: jeżeli PZ nie jest jeszcze stworzona, ale wiadomo, że będzie to faktura do PZ, również wybieramy odpowiednią opcję.
Kolejną czynnością jest wybór magazynu, którego będzie dotyczył dokument

<center>[[image:kancelaria_4.jpg|560px]]</center> 

Po wybraniu magazynu otworzy się tak zmieniony dokument, w którym należy zweryfikować oraz uzupełnić brakujące dane.

<center>[[image:kancelaria_5.jpg|560px]]</center> 

Można to zrobić na podstawie dokumentu dostępnego z poziomu Kancelarii pod skrótem '''Ctrl-O'''. O ile była to faktura do PZ właśnie w tym momencie należy wybrać odpowiednie dokumenty magazynowe. Lista PZ pojawi się po wybraniu opcji Pokaż pozycje.

<center>[[image:kancelaria_PZ.jpg|560px]]</center> 

'''Dodatkowo:'''
Opis klucza dotyczącego trzech wariantów ustawienia tworzenia FV do PZ.

<center>[[image:kancelaria_klucz.jpg|560px]]</center> 

W przypadku korzystania z Kancelarii wyłącznie na potrzeby KseF sugerujemy ustawienie klucza na '''0'''.

'''Dodatkowo'''

Uprawnienie umożliwiające edycję dokumentów KSeF

<center>[[image:upr_Ksef.jpg|950px]]</center> 

==Instrukcja wysyłki faktur do systemu KSeF==

'''Skrócona instrukcja testowego generowania plików do faktur'''

Poza docelowym systemem wysyłki dokumentów do KSeF opisanym szerzej w rozdziale '''Instrukcja właściwa''', przygotowany został pomocniczy mechanizm generowania testowych plików. Ten mechanizm pozwala na wygenerowanie plików bez wysyłki do KSeF. Został on stworzony po to, żeby potwierdzić poprawność faktur, upewniać się co do jej zawartości w docelowym formacie KSeF i ewentualnie poprawić fakturę przed samą wysyłką.

1) W oknie operacji wybrać fakturę którą chcemy testować i kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy

2) Wybrać opcję KSeF→ '''Generuj testowe pliki KSeF

'''

<center>[[image:upr_plik_ksef.jpg|650px]]</center> 

Status KSeF tego dokumentu zostanie ustawiony na -10 (charakterystyczna ujemna liczba).
Kiedy status zmieni się na -20 oznacza że pliki dla tego dokumentu zostały wygenerowane.

Wygenerowane zostają pliki:

* xml z zawartością danych, które normalnie byłyby wysłane do KSeF
* podgląd PDF OFFLINE - należy mieć na uwadze, że nie wygeneruje się podgląd online bo nie dochodzi do rzeczywistej wysyłki, więc numer KSeF nie zostaje nadany i nie można wygenerować podglądu online. Podglądy offline i online są tożsame i generowane przy użyciu tego samego szablonu.
* pliki z kodami QR

Po obejrzeniu plików fakturę można:

* oznaczyć statusem 10 w sytuacji, kiedy dane są potwierdzone
* statusem 0 w sytuacji kiedy zauważamy niezgodność którą należy poprawić, tym ruchem tak naprawdę przywracamy fakturę do możliwości jej edycji. Potem można jeszcze raz wykonać generowanie testowe lub bezpośrednio wykonać wysyłkę.

'''Instrukcja właściwa'''

Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Te statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji (widoczne w dalszej części instrukcji) i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu, aby uelastycznić możliwości określania czy jest już do wysyłki i odseparować proces w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

1) 0 - Niezaakceptowany do wysyłki - To jest pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (to następuje po zmianie przez użytkownika statusu na Zaakceptowany do wysyłki) i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty w tym statusie mogą być edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

2) 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona tym statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

3) 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru ksef, jednak z odpowiednimi kodami QR. Ten status także może być wybrany przez użytkownika.

4) 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została zamieniona (sparsowana) na treść XML. Status nadany automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

5) 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

6) 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

7) 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

8) 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 oraz ich edycję (poprawienie) i ponowną próbę wysyłki.

9) -10 (liczba ujemna) - status testowy - ten status rozpoczyna generowanie testowe dokumentów. Oznacza, że użytkownik chce tylko wygenerować plik xml i podgląd PDF (offline) bez wysyłania dokumentu do KSeF. Jest przydatny w początkowych testach wysyłki, lub chęci sprawdzenia i upewnienia się o zawartości dokumentu przed wysyłką.

10) -20 (liczba ujemna) - Oznacza że testowe pliki zostały wygenerowane. Na tym statusie mechanizm zatrzymuje pracę i nie podejmuje żadnych dalszych akcji (nie wysyła do KSeF). Ten status pozwala użytkownikowi na zmianę statusu na docelowe 10 lub 0 w przypadku chęci poprawy danych na dokumencie.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji faktury, przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika (np. użycie starej wersji oprogramowania), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. To może powodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawienie są tak, jak do tej pory. Każda wystawiona faktura, niezależnie od sposobu wystawienia nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, że jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - '''model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki, ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem w chwili obecnej właśnie taki powinien być domyślny sposób określania dokumentów do wysyłki.'''

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki, będą się one różniły w zależności od charakterystyki firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF powinien zweryfikować, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawić go firmie INT po pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:

* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,

* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę

* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana

* inne, jasno określone zasady

2) W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu dostępnym pod prawym przyciskiem jest kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność zmiany '''statusu KSeF dla dokumentu''':

<center>[[image:wysylka_ksef.jpg|650px]]</center> 

Ta funkcjonalność pozwala “oznaczyć” dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa jaki status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:status_do_wysylki_ksef.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy ustawiać “Zaakceptowany do wysyłki” czyli status o numerze 10. Statusy zostały opisane w podrozdziale “Lista statusów KSeF.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF. Można je włączyć w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:kolumny do KSEF.jpg|650px]]</center> 

Jak widać poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api - przyczyny mogą być różne, numer jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas, docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie także zwięzły opis błędu.
Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie zna, zatem można zmienić jej status na 0, zgłosić do nas lub poprawić samemu jeśli błąd dotyczy samej treści faktury.

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:operacje_kolumny.jpg|850px]]</center> 

6) Każda z faktur ma także podpięte pod siebie załączniki, widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+o”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+o” są to:

* zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu:

* podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

* dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

* zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

* podgląd pdf pliku UPO.

== '''PRZYDATNE LINKI''' ==

* Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

* Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu

KsEF

2026-03-16T14:27:57Z

Es:

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).
Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”.
System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

* w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
* w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
* w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz
pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

* obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
* do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
* do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
* jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie '''15 listopada – 15 grudnia''', obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do '''20 grudnia''';
* docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie '''20 grudnia – 20 stycznia 2026'''.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''.
Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki '''problemów z wysyłką''', bądź '''odrzuceniem przez system KSEF''' wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń '''*)''' gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0
i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW'''.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

*) ''Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).''
''Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia.
Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....''

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych: '''10''' - Gotowy do wysyłki, '''11''' - Wystaw OFFLINE, '''20''' - XML wygenerowany, '''30''' - Podjęto próbę wysyłki, '''200''' - Przyjęte w ksef, '''210''' - Jest UPO, '''900+''' - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
* w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
* w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki''' będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef2.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

Od momentu udostępnienia (2025-11-03) Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – przeprowadziliśmy szereg testów zarówno wewnętrznych, jak i u kilku wiodących Klientów, których obowiązek wysyłki obejmuje od 2026-02-01. Dokonaliśmy korekt
i rozszerzeń mechanizmu (zwłaszcza dla samofakturowania) i na ten moment mamy pełną zgodność wysyłki oraz pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF.

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

Kontynuujemy testy dla wybranych klientów oraz sukcesywnie instalujemy moduł KSeF u kolejnych tak, aby odbiór i wysyłka dokumentów były możliwe u wszystkich naszych klientów pod koniec stycznia.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, że dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:
* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) w przypadku problemów z wysyłką bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

'''''Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.'''''
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku '''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF.

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF, zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobierania danych).

'''UWAGA! Tokeny oraz certyfikaty wygenerowane w środowisku produkcyjnym (MCU) nie mogą być stosowane na środowisku demo (przedprodukcyjnym) i na odwrót. Dla tych środowisk należy nadawać odrębne uprawnienia i generować odrębne tokeny i certyfikaty.'''

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.'''
Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

== '''Instrukcja zakresu KSeF dla użytkownika Motławy''' ==

'''Informacje ogólne'''

System Motława będzie współpracował z '''API KSeF'''. Zakres integracji obejmuje wysyłkę faktur w schemacie FA(3) oraz pobieranie faktur w schemacie FA(3). Założeniem podczas rozwoju Motławy w tym zakresie było maksymalne uproszczenie czynności związanych z samą wysyłką. Wygenerowanie pliku FA(3) i jego przesłanie do KSeF odbywa się “w tle”, a użytkownik w niedługim czasie może zweryfikować poprawność wysyłki sprawdzając statusy dokumentów. Pobieranie dokumentów następuje zupełnie automatycznie, bez konieczności logowania użytkownika do Aplikacji Podatnika w celu pobrania dokumentów.
Dokumenty w systemie pojawiać się będą jako dokumenty ZP NN “nieznany dokument zakupu”. Dokument będzie już wstępnie uzupełniony podstawowymi danymi z KSeF (kontrahent, daty,
numer finansowy, wartości w tabeli VAT). Użytkownik będzie w stanie zmienić ten dokument w ZP FV lub ZT FV.

'''Wymagania wstępne'''

Wszystkie firmy podlegające wymaganiom wymiany faktur w KSeF - '''niezależnie od momentu obowiązkowego wdrożenia''' - powinny sprawdzić możliwość zalogowania się do systemu MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (uwaga! środowisko jest produkcyjne, to oznacza, że nie należy tam przeprowadzać testów, nadawać uprawnień losowym osobom lub wprowadzać fałszywych danych). W przypadku problemów z zalogowaniem należy zweryfikować, czy firma nie jest zobowiązana do złożenia zawiadomienia '''ZAW FA'''. Należy również potwierdzić możliwość zalogowania się do środowiska przedprodukcyjnego
“demo” Aplikacji Podatnika 2.0 pod adresem: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (logowanie odbywa się na podstawie uprawnień nadanych w produkcyjnym MCU, zatem zalogują się tylko osoby rzeczywiście uprawnione do logowania w zakresie zadeklarowanego podmiotu, natomiast samo środowisko ma charakter testowy i dane tu wstawiane nie mają skutku prawnego).

'''Zalecamy zapoznanie się z interfejsem tych dwóch systemów''', żeby mieć świadomość jakie mają możliwości. Wspomniane systemy nie są naszym produktem, dlatego poniżej znajdują się tylko skrócone instrukcje odnośnie czynności wymaganych do wdrożenia.

'''Wdrożenie pilotażowe'''

W przypadku firm, które mają obowiązek wymiany faktur w obrębie KSeF od początku lutego, na adres int@int.com.pl należy zgłosić informację o '''gotowości na wdrożenie “przedprodukcyjne”'''.

Gotowość użytkownika oznacza:

1. Wstępne rozpoznanie platform '''MCU i aplikacji podatnika''' (z linków w rozdziale “Wymagania wstępne”).

2. Posiadanie wygenerowanego '''tokenu KSeF''' z uprawnieniami do zapisu i odczytu faktur w KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego.

3. Posiadanie '''certyfikatów''' (uwierzytelniającego i offlinowego) dla użytkownika o uprawnieniach co najmniej do wystawiania i pobierania faktur. Każdy z certyfikatów ma 3 elementy:

a. klucz publiczny (plik .crt)

b. klucz prywatny (plik .key)

c. hasło klucza (wpisane przez użytkownika w momencie generowania hasła)

'''Instrukcje dla użytkowników'''

Środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF wyglądają tak samo. Przypuszczalnie środowisko produkcyjne również będzie się tak prezentowało. Dlatego też zalecamy zapoznanie się z obiema wersjami, aby w najbliższym czasie pewnie posługiwać się środowiskiem produkcyjnym.

Instrukcja generowania tokena KSeF
'''Ta instrukcja przeznaczona jest dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''UWAGA!''': Token KSeF należy rozumieć jako “dokument uwierzytelniający na okaziciela”. Każdy, kto ma taki token może wykonywać wysyłki i pobieranie faktur w kontekście powiązanego NIP-u. '''Nie ma''' dodatkowych zabezpieczeń np. podanie hasła, logowanie dwuetapowe, profil zaufany itp. Dlatego utrzymanie tokena w tajemnicy jest istotne - zwłaszcza w środowiskach produkcyjnych. '''Prosimy o nieprzesyłanie ich mailem.'''

1. Aby wygenerować token należy zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym (docelowo produkcyjnym - udostępnione zostanie 1 lutego) https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej i opisanej poniżej :

<center>[[image:ksef_token.jpg|820px]]</center> 

Po kliknięciu (2) w '''Generuj token''', pojawi się okno, w którym kluczowe jest zaznaczenie uprawnienia do '''wystawiania''' (3) i '''przeglądania''' (4) faktur. W polu Nazwa Tokena (5) należy wpisać dowolną nazwę, warto jednak pamiętać, że powinna ona być adekwatna do powodu jego utworzenia. Dzięki temu w przyszłości będzie wiadome, jaki był powód wygenerowania tokena, a w przypadku jego usunięcia (świadomego lub przypadkowego) będziemy mieć pewność kogo powiadomić.

3. Środowiska KSeF działają w trybie asynchronicznym, co skutkuje pytaniem o odświeżenie danych. Pojawia się wówczas komunikat jak poniżej:

<center>[[image:ksef_token1.jpg|820px]]</center> 

Taki objaw jest normalny, należy wówczas skorzystać z opcji '''Odśwież'''.

4. Kluczowe jest okno '''Generowanie''' tokena:

<center>[[image:ksef_token2.jpg|820px]]</center> 

'''UWAGA 1''' : To jest jedyne okno, w którym można zobaczyć i skopiować token. Ze względów bezpieczeństwa nie jest widoczny w żadnym innym miejscu. Jeśli więc nie zostanie skopiowany w tym momencie, to należy go usunąć i stworzyć nowy.

5. Utworzone tokeny można przeglądać:

<center>[[image:ksef_token5.jpg|820px]]</center> 

Widok przedstawia listę wygenerowanych tokenów. Co ważne, umożliwia też “Unieważnienie” tokenu.

'''Instrukcja generowania certyfikatów KSeF'''

'''Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''Uwaga:''' Certyfikaty służą do potwierdzania tożsamości, dlatego należy znać miejsce ich zapisu, niepotrzebnie ich nie kopiować , nie przesyłać mailem itp.

Należy wygenerować dwa certyfikaty przeznaczone do:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''
* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

Jak wymieniono wyżej każdy certyfikat składa się z trzech elementów:

a) '''Klucz prywatny''' - plik .key - plik służący do odszyfrowania komunikatu (np. faktury lub prośby o wysyłkę faktury). Klucz ten znany jest wyłącznie stronie odszyfrującej (odbierającej dokumenty) i zapisany jest na serwerze Motławy w dodatkowo zaszyfrowanej formie. Służy jedynie do '''odszyfrowania''' danych zaszyfrowanych wygenerowanym “do pary” kluczem publicznym.

b) '''Klucz publiczny''' - plik .crt - jest to klucz zapisany na serwerze KSeF. Każdy komunikat dla użytkownika KSeF szyfrowany jest przy użyciu tego klucza. Służy on wyłącznie do szyfrowania, nie ma zastosowania w przypadku odszyfrowania wiadomości.

c) '''Hasło klucza prywatnego''' - hasło zabezpieczające klucz prywatny - w przypadku ujawnienia klucza prywatnego hasło stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Dzięki temu osoba nie znająca hasła, nie jest w stanie użyć klucza prywatnego w sposób nieautoryzowany.

'''Aby wygenerować certyfikat należy:'''

1. Zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (docelowo certyfikaty produkcyjne można wygenerować w module MCU)

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej poniżej:

<center>[[image:ksef_ceryfikat.jpg|820px]]</center> 

Należy wprowadzić nazwę certyfikatu (3), hasło (4).
Podobnie jak w przypadku tokena, nazwa powinna być jednoznaczna, zrozumiała dla użytkownika, a hasło musi spełniać wymienione na stronie kryteria. Konieczna jest też bezbłędna znajomość hasła, bez niego klucz jest bezużyteczny.
Po wykonaniu tych wszystkich czynności należy wcisnąć opcję '''Generuj'''.

3. Przeglądarka natychmiast pobierze na stanowisko klucz prywatny (plik .key). Należy zwrócić na to uwagę i zlokalizować, gdzie plik został pobrany. Zwykle jest to folder “Pobrane” (“Downloads”) w katalogu użytkownika (dysk lokalny).

4. W kolejnym oknie należy ustalić, jakie będzie zastosowanie generowanego crtyfikatu:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''

* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

<center>[[image:ksef_ceryfika1t.jpg|820px]]</center> 

W poprzednim oknie certyfikat został nazwany “Motława-autoryzacja”. Ponieważ generujemy certyfikat do autoryzacji/uwierzytelnienia, zaznaczamy '''Uwierzytelnienie w systemie KSeF'''. Ze względu na to, że certyfikat jest ważny dwa lata, po upływie tego czasu będzie konieczność podmiany kluczy. Użyjemy wtedy pola '''“Certyfikat ważny od”''' tak, aby wygenerować i wgrać go z wyprzedzeniem, jednocześnie zachowując ciągłość pracy z KSeF. W chwili obecnej to pole nie ma znaczenia.

5. Pojawi się okno z prośbą o odświeżenie, należy kliknąć '''“Odśwież”'''

6. Generowanie certyfikatu zakończone jest takim oknem:

<center>[[image:ksef_ceryfikat2.jpg|820px]]</center> 

W tym miejscu należy skorzystać z funkcji '''Pobierz certyfikat''' i zostanie pobrany klucz publiczny (plik.crt) Ten plik jest zabezpieczony wpisanym w punkcie 2 hasłem i powinien być traktowany jako tajny (nie należy przesyłać go mailem ani trzymać zapisanego razem z hasłem).

7. Tak samo należy postąpić w celu wygenerowania certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy (offline). W tym przypadku w punkcie 4 należy wybrać '''Podpis linku do weryfikacji wystawcy'''. W kolejnych krokach postępujemy zgodnie z punktem 5 i 6.

'''Instrukcja wstawiania poświadczeń do programu Motława'''

Użytkownicy systemu Motława otrzymają nowe wersje programu, umożliwiające samodzielne ustawienie poświadczeń (tokenu i certyfikatów).
Okno umożliwiające konfigurację znajduje się w '''“Opcje => Konfiguracja KSeF”''':

<center>[[image:ksef_poswiadczenie.jpg|820px]]</center> 

To okno dostępne jest wyłącznie dla użytkownika, który posiada uprawnienia '''“Administratora”''' systemu. W przypadku braku uzupełnionych danych okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie1.jpg|820px]]</center> 

Pole '''Link środowiskowy''' można (ale nie trzeba) uzupełnić linkiem bazowym środowiska, na którym chce się pracować. W tej chwili domyślnie u wszystkich klientów ustawione jest środowisko przedprodukcyjne (demo). Wraz z oficjalnym udostępnieniem środowiska produkcyjnego zostanie przesłany mail z treścią, jaką należy tam wprowadzić.

Przycisk '''Wstaw token KSeF''' służy do wklejenia zawartości tokena wygenerowanego w podrozdziale “Instrukcja generowania tokena KSeF”.

Przyciski '''Wstaw certyfikat''' służą do wstawienia do nich zawartości certyfikatów oraz hasła.

Generowanie certyfikatów KSeF zostało opisane w podrozdziale “Instrukcja generowania certyfikatów KSeF”.
Proszę zauważyć, że mamy dwa certyfikaty (uwierzytelniający(autoryzacyjny) i weryfikacyjny(offline)). Każdy z certyfikatów składa się z trzech elementów (klucz prywatny, klucz publiczny i hasło do klucza). Pomylenie ich przy wprowadzaniu spowoduje odrzucenie w systemie KSeF.
Okno wstawiania certyfikatu pozwala na wklejenie zawartości lub wskazanie pliku, z którego program ma pobrać zawartość. Okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie2.jpg|820px]]</center> 

Po wciśnięciu przycisku '''OK''' program dokona wstępnej zgodności semantycznej klucza. Niestety program nie jest w stanie ocenić czy klucz należy do osoby uprawnionej w KSeF i czy jest zgodny z kontekstem NIP.
Okno z poprawnie uzupełnionymi danymi powinno wyglądać tak:

<center>[[image:ksef_konfiguracja.jpg|820px]]</center> 

Należy zwrócić uwagę na opisy '''TAK''' - oznaczają one, że pole zostało uzupełnione, ale nie pokazujemy treści tych pól, ponieważ są one “tajne” i w bazie pozostają jako wartość zaszyfrowana. Każde wciśnięcie przycisku '''Wstaw…''' wykona nadpisanie danych.

'''Przykładowe wartości kluczy (zawartości plików).'''

'''Klucz publiczny'''
Klucz publiczny wygenerowany przez KSeF jest w pliku .crt i jego treść wygląda przykładowo tak (proszę zwrócić uwagę na oznaczenia początku i końca certyfikatu (-----BEGIN CERTIFICATE----- oraz -----END CERTIFICATE-----). Wartość wstawiana (wklejana) do okna musi także zawierać te oznaczenia, nie można pominąć nawet jednego myślnika):

-----BEGIN CERTIFICATE-----
MIIC6jCCAm6gAwIBAgIIAR22d2lVfgkwDAYIKoZIzj0EAwIFADBvMQswCQYDVQQGEwJQTDEfMB0GA1UECgwWTWluaXN0ZXJzdHdvIEZpbmFuc8OzdzEnMCUGA1UECwweS3Jham93YSBBZG1pbmlzdHJhY2phIFNrYXJib3dhMRYwFAYDVQQDDA1URVNUIENDSyBLU2VGM
B4XDTI1MTIwMzEwNDE0MloXDTI3MTIwMzEwNDE0MlowgYIxCzAJBgNVBAYTAlBMMRkwFwYDVQRhDBBWQVRQTC01ODMxMDE2MDI5MSUwIwYDVQQKDBxBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgSW5jLiBPMTEwLwYDVQQDDChBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgKHV3aW
Vyenl0ZWxuaWVuaWUpMFkwEwYHKoZIzj0CAQYIKoZIzj0DAQcDQgAED1ZO24eYCOBlmUnrI+ymfHoPJRCtVfkYZkTpPZEnGY5UruS2U/Pi7TYzprDH8LzKuVHoDFspcfDZFzLTAeOxnKOB3TCB2jAfBgNVHSMEGDAWgBQ6OoEQH6i0N97Bg2P7OYj6iaQlMjAMBgNVHRM
BAf8EAjAAMA4GA1UdDwEB/wQEAwIHgDAdBgNVHQ4EFgQUyNTTq87uyDi4Hf7HuXlpv7Uz2IswSAYDVR0fBEEwPzA9oDugOYY3aHR0cHM6Ly9rc2VmLXRlc3QubWYuZ292LnBsL3NlY3VyaXR5L2NybC90ZXN0bWZrc2VmLmNybDAwBggrBgEFBQcBAwQkMCIwCwYGBACO
RgEDAgEAMBMGBgQAjkYBBjAJBgcEAI5GAQYCMAwGCCqGSM49BAMCBQADaAAwZQIxAMv8YSAvwF/LzrGzulux6tf+2KhOpEQBHOF/mapnwEeRXf+C3iY2XEEIdakRG7o23gIwXrH4W2cv2Q7aGWWgDgU+l/CxHWeT7juerJBnK4hIoaUmG2fPxI3gxmxS7zqgVMAu
-----END CERTIFICATE-----

'''Klucz prywatny'''
Klucz prywatny wygląda podobnie, jednak jest krótszy i ma inne oznaczenia początku i końca certyfikatu:

-----BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY-----
MIHzMF4GCSqGSIb3DQEFDTBRMDAGCSqGSIb3DQEFDDAjBBByGjrIcK5Er2xwBqFP4rhLAgMBhqAwCgYIKoZIhvcNAgkwHQYJYIZIAWUDBAEqBBAgwPIrKj1O+Dc07bWpbnc2BIGQCfUceRBx+I4+lDUfDjMjFO/k9WVonCdFYVGj5OvavuFG8nqJW73XQTKKtGWairOLs
gcoljAduKmflEKmkqKoXbsMey8pv6HV805kM0lFBJdvI0EzYLyz9hnty4hDKfuyElgPPo4wI+EV9KyqBZyGJaXz1E7zZ/nBO/mRzFQow2T5Ez/v/gFJm2jNg0GppPMA
-----END ENCRYPTED PRIVATE KEY-----

'''Hasło'''
Hasło jest ciągiem znaków, który należy przepisać identycznie, tak jak to było wprowadzone w miejscu z poniższego obrazka:

<center>[[image:ksef_instrukcja.jpg|820px]]</center> 

'''INSTRUKCJA OBSŁUGI MOTŁAWY Z ZAKRESU PRACY Z KSEF'''

'''Ten podrozdział jest przeznaczony dla osób związanych z codzienną pracą w Motławie w zakresie wystawiania faktur oraz dla osób wyznaczonych do akceptacji faktur do wysyłki w KSeF.'''

'''Lista statusów KSeF w Motławie:'''
Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu. Ich celem jest możliwość określania czy dokument jest już gotowy do wysyłki i odseparowanie procesu, w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

* 0 - Niedozwolony do wysyłki - to pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (następuje to po zmianie przez użytkownika statusu na '''Zaakceptowany do wysyłki''') i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty o tym statusie mogą być jeszcze edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

* 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona takim statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

* 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru KSeF, ale z odpowiednimi kodami QR. Ten status również może być wybrany przez użytkownika.

* 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została przetworzona (sparsowana) na treść XML. Status nadany został automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

* 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

* 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

* 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

* 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 i ich edycję (poprawienie) oraz ponowną próbę wysyłki.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji dokumentu przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika ('''np. użycie nieaktualnej wersji oprogramowania'''), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. Może to spowodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawiane są jak do tej pory. Każda faktura, niezależnie od sposobu wystawienia, nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, iż jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki - ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem, w chwili obecnej właśnie taki sposób określania dokumentów do wysyłki powinien funkcjonować jako domyślny;

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki. Będą się one różniły w zależności od charakteru firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF zweryfikuje, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawi go firmie INT w pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:
* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,
* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę,
* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana,
* inne, jasno określone zasady

W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu (dostępne pod prawym przyciskiem) znajduje się kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność dotyczącą zmiany statusu KSeF dla dokumentu:

<center>[[image:ksef_status.jpg|820px]]</center> 

Wspomniana funkcjonalność pozwala '''oznaczyć''' dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF,

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki,

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane,

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa, który status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:ksef_status2.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy wybrać '''Zaakceptowany do wysyłki''' czyli status o numerze '''10'''. Możliwe statusy zostały opisane w podrozdziale '''Lista statusów KSeF'''.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF, włączane w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:ksef_status3.jpg|820px]]</center> 

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:ksef_status4.jpg|820px]]</center> 

Jak widać, poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api. Przyczyny mogą być różne i numer statusu jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas. Docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie dodatkowo zwięzły opis błędu.

Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie rozpoznaje. Można więc zmienić jej status na 0, zgłosić zaistniały przypadek do nas lub poprawić samemu (jeśli błąd dotyczy samej treści faktury).
Każda z faktur ma podpięte do siebie załączniki. Widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+O”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+O” są to:

a) zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu,

b) podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

c) dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

d) zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

e) podgląd pdf pliku UPO.

'''Import faktur z KSeF'''

Importowanie faktur z KSeF następuje samoczynnie. Motława sprawdza istnienie nowych dokumentów w KSeF i pobiera brakujące. Dokumenty pobrane widoczne są w kartotece “Kancelaria”.

'''Uwaga!''': Jeśli na chwilę wdrożenia nie widzą Państwo w programie kartoteki '''Kancelaria''', niezwłocznie należy nas o tym poinformować. Przygotujemy wówczas wersję, która posiada wspomnianą funkcjonalność.

Pobrana z KSeF faktura będzie miała rodzaj “kancelaryjny” ZP NN, tak zwany nieznany dokument zakupowy. Faktura ZP NN będzie wstępnie opracowana, tj. będa uzupełnione podstawowe pola i będzie oczekiwała na decyzję osoby, która zajmuje się przyjęciem czy rozliczeniem zakupu. Osoba ta powinna określić czy dana faktura jest dokumentem kosztowym bez pozycji (ZP FV), czy będzie dokumentem ZT FV z podpiętą PZką lub swoimi pozycjami.

Do dokumentów nie są importowane pozycje. Przyczyn jest kilka, chociażby brak mapowania symboli z symbolami dostawcy, niejasność w kwestii docelowego magazynu, czy w systemie nie figuruje już PZka, częste niezgodności innych pól np. jednostek miary.
Nie wykluczamy jednak późniejszych modyfikacji w celu głębszej integracji.

Widok faktur w operacjach jest następujący:

<center>[[image:ksef_operacje.jpg|950px]]</center> 

Jak wyżej wspomniano, faktury zaimportowane są wstępnie uzupełnione i mają również numer KSeF. Nie posiadają natomiast numeru statusu i opisu statusu KSeF, bo w przypadku importu jest to bezzasadne. Faktura musi zostać pobrana (albo jest albo jej nie ma, nie istnieją statusy pośrednie).
Każda z faktur po naciśnięciu '''Ctrl+O''' (litera O jak olcha) zawiera podgląd importowanej faktury. Sam podgląd jest wizualizacją przesłanego przez dostawcę pliku faktury (wraz z pozycjami). Poniżej przykładowy podgląd importu w formie pdf.:

<center>[[image:ksef_dokument.jpg|820px]]</center> 

== '''Kancelaria – zmiana rodzaju dokumentu''' ==

Dokumenty zaimportowane z KseF są widoczne w programie Motława jako ZP-NN w dwóch miejscach: w Kartotece Operacji i w Kancelarii. Uwaga: jest to ten sam dokument! Edycja dokumentu ZP-NN możliwa jest '''wyłącznie''' z poziomu kartoteki Kancelarii, to tu należy określić rodzaj dokumentu, na jaki zostanie zmieniony dokument ZP-NN. Funkcja ta jest dostępna w menu pod prawym klawiszem myszki

<center>[[image:kancelaria_0.jpg|560px]]</center> 

lub po skrótem '''F10'''.

Po skorzystaniu z tej funkcji pojawia się komunikat jak poniżej

<center>[[image:kancelaria_1.jpg|560px]]</center> 

Po zatwierdzeniu chęci zmiany przyciskiem '''TAK''' będzie widoczne okno z wyborem rodzaju dokumentu, na jaki można zmienić dokument ZP NN. W tym miejscu wybieramy odpowiedni rodzaj dokumentu.

<center>[[image:kancelaria_2.jpg|560px]]</center> 

'''Zatwierdzenie - wybranie OK jest jednoznaczne ze zmianą dokumentu ZP NN na wybrany rodzaj dokumentu.'''

Następnym krokiem (o ile jest to dokument zakupu towarów ZT) jest określenie czy będzie to dokument do PZ. Należy zwrócić uwagę na zawarte w nawiasach podpowiedzi dotyczące wyboru: TAK/NIE.

<center>[[image:kancelaria_3.jpg|560px]]</center> 

Uwaga: jeżeli PZ nie jest jeszcze stworzona, ale wiadomo, że będzie to faktura do PZ, również wybieramy odpowiednią opcję.
Kolejną czynnością jest wybór magazynu, którego będzie dotyczył dokument

<center>[[image:kancelaria_4.jpg|560px]]</center> 

Po wybraniu magazynu otworzy się tak zmieniony dokument, w którym należy zweryfikować oraz uzupełnić brakujące dane.

<center>[[image:kancelaria_5.jpg|560px]]</center> 

Można to zrobić na podstawie dokumentu dostępnego z poziomu Kancelarii pod skrótem '''Ctrl-O'''. O ile była to faktura do PZ właśnie w tym momencie należy wybrać odpowiednie dokumenty magazynowe. Lista PZ pojawi się po wybraniu opcji Pokaż pozycje.

<center>[[image:kancelaria_PZ.jpg|560px]]</center> 

'''Dodatkowo:'''
Opis klucza dotyczącego trzech wariantów ustawienia tworzenia FV do PZ.

<center>[[image:kancelaria_klucz.jpg|560px]]</center> 

W przypadku korzystania z Kancelarii wyłącznie na potrzeby KseF sugerujemy ustawienie klucza na '''0'''.

'''Dodatkowo'''

Uprawnienie umożliwiające edycję dokumentów KSeF

<center>[[image:upr_Ksef.jpg|950px]]</center> 

==Instrukcja wysyłki faktur do systemu KSeF==

'''Skrócona instrukcja testowego generowania plików do faktur'''

Poza docelowym systemem wysyłki dokumentów do KSeF opisanym szerzej w rozdziale '''Instrukcja właściwa''', przygotowany został pomocniczy mechanizm generowania testowych plików. Ten mechanizm pozwala na wygenerowanie plików bez wysyłki do KSeF. Został on stworzony po to, żeby potwierdzić poprawność faktur, upewniać się co do jej zawartości w docelowym formacie KSeF i ewentualnie poprawić fakturę przed samą wysyłką.

1) W oknie operacji wybrać fakturę którą chcemy testować i kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy

2) Wybrać opcję KSeF→ '''Generuj testowe pliki KSeF

'''

<center>[[image:upr_plik_ksef.jpg|650px]]</center> 

Status KSeF tego dokumentu zostanie ustawiony na -10 (charakterystyczna ujemna liczba).
Kiedy status zmieni się na -20 oznacza że pliki dla tego dokumentu zostały wygenerowane.

Wygenerowane zostają pliki:

* xml z zawartością danych, które normalnie byłyby wysłane do KSeF
* podgląd PDF OFFLINE - należy mieć na uwadze, że nie wygeneruje się podgląd online bo nie dochodzi do rzeczywistej wysyłki, więc numer KSeF nie zostaje nadany i nie można wygenerować podglądu online. Podglądy offline i online są tożsame i generowane przy użyciu tego samego szablonu.
* pliki z kodami QR

Po obejrzeniu plików fakturę można:

* oznaczyć statusem 10 w sytuacji, kiedy dane są potwierdzone
* statusem 0 w sytuacji kiedy zauważamy niezgodność którą należy poprawić, tym ruchem tak naprawdę przywracamy fakturę do możliwości jej edycji. Potem można jeszcze raz wykonać generowanie testowe lub bezpośrednio wykonać wysyłkę.

'''Instrukcja właściwa'''

Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Te statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji (widoczne w dalszej części instrukcji) i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu, aby uelastycznić możliwości określania czy jest już do wysyłki i odseparować proces w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

1) 0 - Niedozwolony do wysyłki - To jest pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (to następuje po zmianie przez użytkownika statusu na Zaakceptowany do wysyłki) i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty w tym statusie mogą być edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

2) 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona tym statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

3) 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru ksef, jednak z odpowiednimi kodami QR. Ten status także może być wybrany przez użytkownika.

4) 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została zamieniona (sparsowana) na treść XML. Status nadany automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

5) 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

6) 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

7) 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

8) 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 oraz ich edycję (poprawienie) i ponowną próbę wysyłki.

9) -10 (liczba ujemna) - status testowy - ten status rozpoczyna generowanie testowe dokumentów. Oznacza, że użytkownik chce tylko wygenerować plik xml i podgląd PDF (offline) bez wysyłania dokumentu do KSeF. Jest przydatny w początkowych testach wysyłki, lub chęci sprawdzenia i upewnienia się o zawartości dokumentu przed wysyłką.

10) -20 (liczba ujemna) - Oznacza że testowe pliki zostały wygenerowane. Na tym statusie mechanizm zatrzymuje pracę i nie podejmuje żadnych dalszych akcji (nie wysyła do KSeF). Ten status pozwala użytkownikowi na zmianę statusu na docelowe 10 lub 0 w przypadku chęci poprawy danych na dokumencie.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji faktury, przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika (np. użycie starej wersji oprogramowania), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. To może powodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawienie są tak, jak do tej pory. Każda wystawiona faktura, niezależnie od sposobu wystawienia nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, że jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - '''model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki, ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem w chwili obecnej właśnie taki powinien być domyślny sposób określania dokumentów do wysyłki.'''

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki, będą się one różniły w zależności od charakterystyki firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF powinien zweryfikować, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawić go firmie INT po pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:

* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,

* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę

* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana

* inne, jasno określone zasady

2) W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu dostępnym pod prawym przyciskiem jest kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność zmiany '''statusu KSeF dla dokumentu''':

<center>[[image:wysylka_ksef.jpg|650px]]</center> 

Ta funkcjonalność pozwala “oznaczyć” dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa jaki status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:status_do_wysylki_ksef.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy ustawiać “Zaakceptowany do wysyłki” czyli status o numerze 10. Statusy zostały opisane w podrozdziale “Lista statusów KSeF.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF. Można je włączyć w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:kolumny do KSEF.jpg|650px]]</center> 

Jak widać poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api - przyczyny mogą być różne, numer jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas, docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie także zwięzły opis błędu.
Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie zna, zatem można zmienić jej status na 0, zgłosić do nas lub poprawić samemu jeśli błąd dotyczy samej treści faktury.

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:operacje_kolumny.jpg|850px]]</center> 

6) Każda z faktur ma także podpięte pod siebie załączniki, widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+o”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+o” są to:

* zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu:

* podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

* dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

* zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

* podgląd pdf pliku UPO.

== '''PRZYDATNE LINKI''' ==

* Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

* Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu

KsEF

2026-03-16T14:26:12Z

Es:

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).
Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”.
System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

* w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
* w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
* w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz
pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

* obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
* do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
* do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
* jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie '''15 listopada – 15 grudnia''', obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do '''20 grudnia''';
* docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie '''20 grudnia – 20 stycznia 2026'''.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''.
Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki '''problemów z wysyłką''', bądź '''odrzuceniem przez system KSEF''' wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń '''*)''' gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0
i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW'''.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

*) ''Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).''
''Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia.
Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....''

== '''Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)''' ==

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

* eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
* załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
* obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych: '''10''' - Gotowy do wysyłki, '''11''' - Wystaw OFFLINE, '''20''' - XML wygenerowany, '''30''' - Podjęto próbę wysyłki, '''200''' - Przyjęte w ksef, '''210''' - Jest UPO, '''900+''' - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

* dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
* dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
* import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

* struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
* w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
* w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż '''operacja wysyłki''' będzie '''każdorazowo inicjowana przez Użytkownika''' (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja '''odbioru danych''' (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

<center>[[image:ksef2.jpg|640px]]</center> 

'''INT - bieżący stan prac:'''

Od momentu udostępnienia (2025-11-03) Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – przeprowadziliśmy szereg testów zarówno wewnętrznych, jak i u kilku wiodących Klientów, których obowiązek wysyłki obejmuje od 2026-02-01. Dokonaliśmy korekt
i rozszerzeń mechanizmu (zwłaszcza dla samofakturowania) i na ten moment mamy pełną zgodność wysyłki oraz pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF.

'''Plan na najbliższe tygodnie:'''

Kontynuujemy testy dla wybranych klientów oraz sukcesywnie instalujemy moduł KSeF u kolejnych tak, aby odbiór i wysyłka dokumentów były możliwe u wszystkich naszych klientów pod koniec stycznia.

'''Zalecenia dla użytkowników:'''

Zdajemy sobie sprawę z faktu, że dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero '''1 kwietnia 2026'''. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:
* uzgodnienia '''osób odpowiedzialnych''' za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
* uzgodnienie oczekiwanego '''trybu wysyłki''' (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
* uzgodnienie '''trybu reakcji''' (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) w przypadku problemów z wysyłką bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

'''''Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności.'''''
W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku '''ZAW-FA''' i jego zatwierdzenie przez KSEF.

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF, zachęcamy do wygenerowania w środowisku '''przedprodukcyjnym''' tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobierania danych).

'''UWAGA! Tokeny oraz certyfikaty wygenerowane w środowisku produkcyjnym (MCU) nie mogą być stosowane na środowisku demo (przedprodukcyjnym) i na odwrót. Dla tych środowisk należy nadawać odrębne uprawnienia i generować odrębne tokeny i certyfikaty.'''

'''Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF'''

Dla użytkowników posiadających '''aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji''', wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) '''będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.'''
Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

== '''Instrukcja zakresu KSeF dla użytkownika Motławy''' ==

'''Informacje ogólne'''

System Motława będzie współpracował z '''API KSeF'''. Zakres integracji obejmuje wysyłkę faktur w schemacie FA(3) oraz pobieranie faktur w schemacie FA(3). Założeniem podczas rozwoju Motławy w tym zakresie było maksymalne uproszczenie czynności związanych z samą wysyłką. Wygenerowanie pliku FA(3) i jego przesłanie do KSeF odbywa się “w tle”, a użytkownik w niedługim czasie może zweryfikować poprawność wysyłki sprawdzając statusy dokumentów. Pobieranie dokumentów następuje zupełnie automatycznie, bez konieczności logowania użytkownika do Aplikacji Podatnika w celu pobrania dokumentów.
Dokumenty w systemie pojawiać się będą jako dokumenty ZP NN “nieznany dokument zakupu”. Dokument będzie już wstępnie uzupełniony podstawowymi danymi z KSeF (kontrahent, daty,
numer finansowy, wartości w tabeli VAT). Użytkownik będzie w stanie zmienić ten dokument w ZP FV lub ZT FV.

'''Wymagania wstępne'''

Wszystkie firmy podlegające wymaganiom wymiany faktur w KSeF - '''niezależnie od momentu obowiązkowego wdrożenia''' - powinny sprawdzić możliwość zalogowania się do systemu MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (uwaga! środowisko jest produkcyjne, to oznacza, że nie należy tam przeprowadzać testów, nadawać uprawnień losowym osobom lub wprowadzać fałszywych danych). W przypadku problemów z zalogowaniem należy zweryfikować, czy firma nie jest zobowiązana do złożenia zawiadomienia '''ZAW FA'''. Należy również potwierdzić możliwość zalogowania się do środowiska przedprodukcyjnego
“demo” Aplikacji Podatnika 2.0 pod adresem: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (logowanie odbywa się na podstawie uprawnień nadanych w produkcyjnym MCU, zatem zalogują się tylko osoby rzeczywiście uprawnione do logowania w zakresie zadeklarowanego podmiotu, natomiast samo środowisko ma charakter testowy i dane tu wstawiane nie mają skutku prawnego).

'''Zalecamy zapoznanie się z interfejsem tych dwóch systemów''', żeby mieć świadomość jakie mają możliwości. Wspomniane systemy nie są naszym produktem, dlatego poniżej znajdują się tylko skrócone instrukcje odnośnie czynności wymaganych do wdrożenia.

'''Wdrożenie pilotażowe'''

W przypadku firm, które mają obowiązek wymiany faktur w obrębie KSeF od początku lutego, na adres int@int.com.pl należy zgłosić informację o '''gotowości na wdrożenie “przedprodukcyjne”'''.

Gotowość użytkownika oznacza:

1. Wstępne rozpoznanie platform '''MCU i aplikacji podatnika''' (z linków w rozdziale “Wymagania wstępne”).

2. Posiadanie wygenerowanego '''tokenu KSeF''' z uprawnieniami do zapisu i odczytu faktur w KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego.

3. Posiadanie '''certyfikatów''' (uwierzytelniającego i offlinowego) dla użytkownika o uprawnieniach co najmniej do wystawiania i pobierania faktur. Każdy z certyfikatów ma 3 elementy:

a. klucz publiczny (plik .crt)

b. klucz prywatny (plik .key)

c. hasło klucza (wpisane przez użytkownika w momencie generowania hasła)

'''Instrukcje dla użytkowników'''

Środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF wyglądają tak samo. Przypuszczalnie środowisko produkcyjne również będzie się tak prezentowało. Dlatego też zalecamy zapoznanie się z obiema wersjami, aby w najbliższym czasie pewnie posługiwać się środowiskiem produkcyjnym.

Instrukcja generowania tokena KSeF
'''Ta instrukcja przeznaczona jest dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''UWAGA!''': Token KSeF należy rozumieć jako “dokument uwierzytelniający na okaziciela”. Każdy, kto ma taki token może wykonywać wysyłki i pobieranie faktur w kontekście powiązanego NIP-u. '''Nie ma''' dodatkowych zabezpieczeń np. podanie hasła, logowanie dwuetapowe, profil zaufany itp. Dlatego utrzymanie tokena w tajemnicy jest istotne - zwłaszcza w środowiskach produkcyjnych. '''Prosimy o nieprzesyłanie ich mailem.'''

1. Aby wygenerować token należy zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym (docelowo produkcyjnym - udostępnione zostanie 1 lutego) https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej i opisanej poniżej :

<center>[[image:ksef_token.jpg|820px]]</center> 

Po kliknięciu (2) w '''Generuj token''', pojawi się okno, w którym kluczowe jest zaznaczenie uprawnienia do '''wystawiania''' (3) i '''przeglądania''' (4) faktur. W polu Nazwa Tokena (5) należy wpisać dowolną nazwę, warto jednak pamiętać, że powinna ona być adekwatna do powodu jego utworzenia. Dzięki temu w przyszłości będzie wiadome, jaki był powód wygenerowania tokena, a w przypadku jego usunięcia (świadomego lub przypadkowego) będziemy mieć pewność kogo powiadomić.

3. Środowiska KSeF działają w trybie asynchronicznym, co skutkuje pytaniem o odświeżenie danych. Pojawia się wówczas komunikat jak poniżej:

<center>[[image:ksef_token1.jpg|820px]]</center> 

Taki objaw jest normalny, należy wówczas skorzystać z opcji '''Odśwież'''.

4. Kluczowe jest okno '''Generowanie''' tokena:

<center>[[image:ksef_token2.jpg|820px]]</center> 

'''UWAGA 1''' : To jest jedyne okno, w którym można zobaczyć i skopiować token. Ze względów bezpieczeństwa nie jest widoczny w żadnym innym miejscu. Jeśli więc nie zostanie skopiowany w tym momencie, to należy go usunąć i stworzyć nowy.

5. Utworzone tokeny można przeglądać:

<center>[[image:ksef_token5.jpg|820px]]</center> 

Widok przedstawia listę wygenerowanych tokenów. Co ważne, umożliwia też “Unieważnienie” tokenu.

'''Instrukcja generowania certyfikatów KSeF'''

'''Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.'''

'''Uwaga:''' Certyfikaty służą do potwierdzania tożsamości, dlatego należy znać miejsce ich zapisu, niepotrzebnie ich nie kopiować , nie przesyłać mailem itp.

Należy wygenerować dwa certyfikaty przeznaczone do:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''
* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

Jak wymieniono wyżej każdy certyfikat składa się z trzech elementów:

a) '''Klucz prywatny''' - plik .key - plik służący do odszyfrowania komunikatu (np. faktury lub prośby o wysyłkę faktury). Klucz ten znany jest wyłącznie stronie odszyfrującej (odbierającej dokumenty) i zapisany jest na serwerze Motławy w dodatkowo zaszyfrowanej formie. Służy jedynie do '''odszyfrowania''' danych zaszyfrowanych wygenerowanym “do pary” kluczem publicznym.

b) '''Klucz publiczny''' - plik .crt - jest to klucz zapisany na serwerze KSeF. Każdy komunikat dla użytkownika KSeF szyfrowany jest przy użyciu tego klucza. Służy on wyłącznie do szyfrowania, nie ma zastosowania w przypadku odszyfrowania wiadomości.

c) '''Hasło klucza prywatnego''' - hasło zabezpieczające klucz prywatny - w przypadku ujawnienia klucza prywatnego hasło stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Dzięki temu osoba nie znająca hasła, nie jest w stanie użyć klucza prywatnego w sposób nieautoryzowany.

'''Aby wygenerować certyfikat należy:'''

1. Zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (docelowo certyfikaty produkcyjne można wygenerować w module MCU)

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej poniżej:

<center>[[image:ksef_ceryfikat.jpg|820px]]</center> 

Należy wprowadzić nazwę certyfikatu (3), hasło (4).
Podobnie jak w przypadku tokena, nazwa powinna być jednoznaczna, zrozumiała dla użytkownika, a hasło musi spełniać wymienione na stronie kryteria. Konieczna jest też bezbłędna znajomość hasła, bez niego klucz jest bezużyteczny.
Po wykonaniu tych wszystkich czynności należy wcisnąć opcję '''Generuj'''.

3. Przeglądarka natychmiast pobierze na stanowisko klucz prywatny (plik .key). Należy zwrócić na to uwagę i zlokalizować, gdzie plik został pobrany. Zwykle jest to folder “Pobrane” (“Downloads”) w katalogu użytkownika (dysk lokalny).

4. W kolejnym oknie należy ustalić, jakie będzie zastosowanie generowanego crtyfikatu:

* '''podpisu linku do weryfikacji wystawcy (offline)'''

* '''uwierzytelnienie w systemie KSeF'''

<center>[[image:ksef_ceryfika1t.jpg|820px]]</center> 

W poprzednim oknie certyfikat został nazwany “Motława-autoryzacja”. Ponieważ generujemy certyfikat do autoryzacji/uwierzytelnienia, zaznaczamy '''Uwierzytelnienie w systemie KSeF'''. Ze względu na to, że certyfikat jest ważny dwa lata, po upływie tego czasu będzie konieczność podmiany kluczy. Użyjemy wtedy pola '''“Certyfikat ważny od”''' tak, aby wygenerować i wgrać go z wyprzedzeniem, jednocześnie zachowując ciągłość pracy z KSeF. W chwili obecnej to pole nie ma znaczenia.

5. Pojawi się okno z prośbą o odświeżenie, należy kliknąć '''“Odśwież”'''

6. Generowanie certyfikatu zakończone jest takim oknem:

<center>[[image:ksef_ceryfikat2.jpg|820px]]</center> 

W tym miejscu należy skorzystać z funkcji '''Pobierz certyfikat''' i zostanie pobrany klucz publiczny (plik.crt) Ten plik jest zabezpieczony wpisanym w punkcie 2 hasłem i powinien być traktowany jako tajny (nie należy przesyłać go mailem ani trzymać zapisanego razem z hasłem).

7. Tak samo należy postąpić w celu wygenerowania certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy (offline). W tym przypadku w punkcie 4 należy wybrać '''Podpis linku do weryfikacji wystawcy'''. W kolejnych krokach postępujemy zgodnie z punktem 5 i 6.

'''Instrukcja wstawiania poświadczeń do programu Motława'''

Użytkownicy systemu Motława otrzymają nowe wersje programu, umożliwiające samodzielne ustawienie poświadczeń (tokenu i certyfikatów).
Okno umożliwiające konfigurację znajduje się w '''“Opcje => Konfiguracja KSeF”''':

<center>[[image:ksef_poswiadczenie.jpg|820px]]</center> 

To okno dostępne jest wyłącznie dla użytkownika, który posiada uprawnienia '''“Administratora”''' systemu. W przypadku braku uzupełnionych danych okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie1.jpg|820px]]</center> 

Pole '''Link środowiskowy''' można (ale nie trzeba) uzupełnić linkiem bazowym środowiska, na którym chce się pracować. W tej chwili domyślnie u wszystkich klientów ustawione jest środowisko przedprodukcyjne (demo). Wraz z oficjalnym udostępnieniem środowiska produkcyjnego zostanie przesłany mail z treścią, jaką należy tam wprowadzić.

Przycisk '''Wstaw token KSeF''' służy do wklejenia zawartości tokena wygenerowanego w podrozdziale “Instrukcja generowania tokena KSeF”.

Przyciski '''Wstaw certyfikat''' służą do wstawienia do nich zawartości certyfikatów oraz hasła.

Generowanie certyfikatów KSeF zostało opisane w podrozdziale “Instrukcja generowania certyfikatów KSeF”.
Proszę zauważyć, że mamy dwa certyfikaty (uwierzytelniający(autoryzacyjny) i weryfikacyjny(offline)). Każdy z certyfikatów składa się z trzech elementów (klucz prywatny, klucz publiczny i hasło do klucza). Pomylenie ich przy wprowadzaniu spowoduje odrzucenie w systemie KSeF.
Okno wstawiania certyfikatu pozwala na wklejenie zawartości lub wskazanie pliku, z którego program ma pobrać zawartość. Okno wygląda tak:

<center>[[image:ksef_poswiadczenie2.jpg|820px]]</center> 

Po wciśnięciu przycisku '''OK''' program dokona wstępnej zgodności semantycznej klucza. Niestety program nie jest w stanie ocenić czy klucz należy do osoby uprawnionej w KSeF i czy jest zgodny z kontekstem NIP.
Okno z poprawnie uzupełnionymi danymi powinno wyglądać tak:

<center>[[image:ksef_konfiguracja.jpg|820px]]</center> 

Należy zwrócić uwagę na opisy '''TAK''' - oznaczają one, że pole zostało uzupełnione, ale nie pokazujemy treści tych pól, ponieważ są one “tajne” i w bazie pozostają jako wartość zaszyfrowana. Każde wciśnięcie przycisku '''Wstaw…''' wykona nadpisanie danych.

'''Przykładowe wartości kluczy (zawartości plików).'''

'''Klucz publiczny'''
Klucz publiczny wygenerowany przez KSeF jest w pliku .crt i jego treść wygląda przykładowo tak (proszę zwrócić uwagę na oznaczenia początku i końca certyfikatu (-----BEGIN CERTIFICATE----- oraz -----END CERTIFICATE-----). Wartość wstawiana (wklejana) do okna musi także zawierać te oznaczenia, nie można pominąć nawet jednego myślnika):

-----BEGIN CERTIFICATE-----
MIIC6jCCAm6gAwIBAgIIAR22d2lVfgkwDAYIKoZIzj0EAwIFADBvMQswCQYDVQQGEwJQTDEfMB0GA1UECgwWTWluaXN0ZXJzdHdvIEZpbmFuc8OzdzEnMCUGA1UECwweS3Jham93YSBBZG1pbmlzdHJhY2phIFNrYXJib3dhMRYwFAYDVQQDDA1URVNUIENDSyBLU2VGM
B4XDTI1MTIwMzEwNDE0MloXDTI3MTIwMzEwNDE0MlowgYIxCzAJBgNVBAYTAlBMMRkwFwYDVQRhDBBWQVRQTC01ODMxMDE2MDI5MSUwIwYDVQQKDBxBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgSW5jLiBPMTEwLwYDVQQDDChBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgKHV3aW
Vyenl0ZWxuaWVuaWUpMFkwEwYHKoZIzj0CAQYIKoZIzj0DAQcDQgAED1ZO24eYCOBlmUnrI+ymfHoPJRCtVfkYZkTpPZEnGY5UruS2U/Pi7TYzprDH8LzKuVHoDFspcfDZFzLTAeOxnKOB3TCB2jAfBgNVHSMEGDAWgBQ6OoEQH6i0N97Bg2P7OYj6iaQlMjAMBgNVHRM
BAf8EAjAAMA4GA1UdDwEB/wQEAwIHgDAdBgNVHQ4EFgQUyNTTq87uyDi4Hf7HuXlpv7Uz2IswSAYDVR0fBEEwPzA9oDugOYY3aHR0cHM6Ly9rc2VmLXRlc3QubWYuZ292LnBsL3NlY3VyaXR5L2NybC90ZXN0bWZrc2VmLmNybDAwBggrBgEFBQcBAwQkMCIwCwYGBACO
RgEDAgEAMBMGBgQAjkYBBjAJBgcEAI5GAQYCMAwGCCqGSM49BAMCBQADaAAwZQIxAMv8YSAvwF/LzrGzulux6tf+2KhOpEQBHOF/mapnwEeRXf+C3iY2XEEIdakRG7o23gIwXrH4W2cv2Q7aGWWgDgU+l/CxHWeT7juerJBnK4hIoaUmG2fPxI3gxmxS7zqgVMAu
-----END CERTIFICATE-----

'''Klucz prywatny'''
Klucz prywatny wygląda podobnie, jednak jest krótszy i ma inne oznaczenia początku i końca certyfikatu:

-----BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY-----
MIHzMF4GCSqGSIb3DQEFDTBRMDAGCSqGSIb3DQEFDDAjBBByGjrIcK5Er2xwBqFP4rhLAgMBhqAwCgYIKoZIhvcNAgkwHQYJYIZIAWUDBAEqBBAgwPIrKj1O+Dc07bWpbnc2BIGQCfUceRBx+I4+lDUfDjMjFO/k9WVonCdFYVGj5OvavuFG8nqJW73XQTKKtGWairOLs
gcoljAduKmflEKmkqKoXbsMey8pv6HV805kM0lFBJdvI0EzYLyz9hnty4hDKfuyElgPPo4wI+EV9KyqBZyGJaXz1E7zZ/nBO/mRzFQow2T5Ez/v/gFJm2jNg0GppPMA
-----END ENCRYPTED PRIVATE KEY-----

'''Hasło'''
Hasło jest ciągiem znaków, który należy przepisać identycznie, tak jak to było wprowadzone w miejscu z poniższego obrazka:

<center>[[image:ksef_instrukcja.jpg|820px]]</center> 

'''INSTRUKCJA OBSŁUGI MOTŁAWY Z ZAKRESU PRACY Z KSEF'''

'''Ten podrozdział jest przeznaczony dla osób związanych z codzienną pracą w Motławie w zakresie wystawiania faktur oraz dla osób wyznaczonych do akceptacji faktur do wysyłki w KSeF.'''

'''Lista statusów KSeF w Motławie:'''
Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu. Ich celem jest możliwość określania czy dokument jest już gotowy do wysyłki i odseparowanie procesu, w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

* 0 - Niedozwolony do wysyłki - to pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (następuje to po zmianie przez użytkownika statusu na '''Zaakceptowany do wysyłki''') i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty o tym statusie mogą być jeszcze edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

* 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona takim statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

* 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru KSeF, ale z odpowiednimi kodami QR. Ten status również może być wybrany przez użytkownika.

* 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została przetworzona (sparsowana) na treść XML. Status nadany został automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

* 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

* 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

* 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

* 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 i ich edycję (poprawienie) oraz ponowną próbę wysyłki.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji dokumentu przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika ('''np. użycie nieaktualnej wersji oprogramowania'''), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. Może to spowodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawiane są jak do tej pory. Każda faktura, niezależnie od sposobu wystawienia, nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, iż jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki - ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem, w chwili obecnej właśnie taki sposób określania dokumentów do wysyłki powinien funkcjonować jako domyślny;

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki. Będą się one różniły w zależności od charakteru firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF zweryfikuje, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawi go firmie INT w pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:
* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,
* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę,
* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana,
* inne, jasno określone zasady

W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu (dostępne pod prawym przyciskiem) znajduje się kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność dotyczącą zmiany statusu KSeF dla dokumentu:

<center>[[image:ksef_status.jpg|820px]]</center> 

Wspomniana funkcjonalność pozwala '''oznaczyć''' dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF,

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki,

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane,

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa, który status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:ksef_status2.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy wybrać '''Zaakceptowany do wysyłki''' czyli status o numerze '''10'''. Możliwe statusy zostały opisane w podrozdziale '''Lista statusów KSeF'''.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF, włączane w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:ksef_status3.jpg|820px]]</center> 

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:ksef_status4.jpg|820px]]</center> 

Jak widać, poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api. Przyczyny mogą być różne i numer statusu jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas. Docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie dodatkowo zwięzły opis błędu.

Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie rozpoznaje. Można więc zmienić jej status na 0, zgłosić zaistniały przypadek do nas lub poprawić samemu (jeśli błąd dotyczy samej treści faktury).
Każda z faktur ma podpięte do siebie załączniki. Widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+O”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+O” są to:

a) zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu,

b) podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

c) dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

d) zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

e) podgląd pdf pliku UPO.

'''Import faktur z KSeF'''

Importowanie faktur z KSeF następuje samoczynnie. Motława sprawdza istnienie nowych dokumentów w KSeF i pobiera brakujące. Dokumenty pobrane widoczne są w kartotece “Kancelaria”.

'''Uwaga!''': Jeśli na chwilę wdrożenia nie widzą Państwo w programie kartoteki '''Kancelaria''', niezwłocznie należy nas o tym poinformować. Przygotujemy wówczas wersję, która posiada wspomnianą funkcjonalność.

Pobrana z KSeF faktura będzie miała rodzaj “kancelaryjny” ZP NN, tak zwany nieznany dokument zakupowy. Faktura ZP NN będzie wstępnie opracowana, tj. będa uzupełnione podstawowe pola i będzie oczekiwała na decyzję osoby, która zajmuje się przyjęciem czy rozliczeniem zakupu. Osoba ta powinna określić czy dana faktura jest dokumentem kosztowym bez pozycji (ZP FV), czy będzie dokumentem ZT FV z podpiętą PZką lub swoimi pozycjami.

Do dokumentów nie są importowane pozycje. Przyczyn jest kilka, chociażby brak mapowania symboli z symbolami dostawcy, niejasność w kwestii docelowego magazynu, czy w systemie nie figuruje już PZka, częste niezgodności innych pól np. jednostek miary.
Nie wykluczamy jednak późniejszych modyfikacji w celu głębszej integracji.

Widok faktur w operacjach jest następujący:

<center>[[image:ksef_operacje.jpg|950px]]</center> 

Jak wyżej wspomniano, faktury zaimportowane są wstępnie uzupełnione i mają również numer KSeF. Nie posiadają natomiast numeru statusu i opisu statusu KSeF, bo w przypadku importu jest to bezzasadne. Faktura musi zostać pobrana (albo jest albo jej nie ma, nie istnieją statusy pośrednie).
Każda z faktur po naciśnięciu '''Ctrl+O''' (litera O jak olcha) zawiera podgląd importowanej faktury. Sam podgląd jest wizualizacją przesłanego przez dostawcę pliku faktury (wraz z pozycjami). Poniżej przykładowy podgląd importu w formie pdf.:

<center>[[image:ksef_dokument.jpg|820px]]</center> 

== '''Kancelaria – zmiana rodzaju dokumentu''' ==

Dokumenty zaimportowane z KseF są widoczne w programie Motława jako ZP-NN w dwóch miejscach: w Kartotece Operacji i w Kancelarii. Uwaga: jest to ten sam dokument! Edycja dokumentu ZP-NN możliwa jest '''wyłącznie''' z poziomu kartoteki Kancelarii, to tu należy określić rodzaj dokumentu, na jaki zostanie zmieniony dokument ZP-NN. Funkcja ta jest dostępna w menu pod prawym klawiszem myszki

<center>[[image:kancelaria_0.jpg|560px]]</center> 

lub po skrótem '''F10'''.

Po skorzystaniu z tej funkcji pojawia się komunikat jak poniżej

<center>[[image:kancelaria_1.jpg|560px]]</center> 

Po zatwierdzeniu chęci zmiany przyciskiem '''TAK''' będzie widoczne okno z wyborem rodzaju dokumentu, na jaki można zmienić dokument ZP NN. W tym miejscu wybieramy odpowiedni rodzaj dokumentu.

<center>[[image:kancelaria_2.jpg|560px]]</center> 

'''Zatwierdzenie - wybranie OK jest jednoznaczne ze zmianą dokumentu ZP NN na wybrany rodzaj dokumentu.'''

Następnym krokiem (o ile jest to dokument zakupu towarów ZT) jest określenie czy będzie to dokument do PZ. Należy zwrócić uwagę na zawarte w nawiasach podpowiedzi dotyczące wyboru: TAK/NIE.

<center>[[image:kancelaria_3.jpg|560px]]</center> 

Uwaga: jeżeli PZ nie jest jeszcze stworzona, ale wiadomo, że będzie to faktura do PZ, również wybieramy odpowiednią opcję.
Kolejną czynnością jest wybór magazynu, którego będzie dotyczył dokument

<center>[[image:kancelaria_4.jpg|560px]]</center> 

Po wybraniu magazynu otworzy się tak zmieniony dokument, w którym należy zweryfikować oraz uzupełnić brakujące dane.

<center>[[image:kancelaria_5.jpg|560px]]</center> 

Można to zrobić na podstawie dokumentu dostępnego z poziomu Kancelarii pod skrótem '''Ctrl-O'''. O ile była to faktura do PZ właśnie w tym momencie należy wybrać odpowiednie dokumenty magazynowe. Lista PZ pojawi się po wybraniu opcji Pokaż pozycje.

<center>[[image:kancelaria_PZ.jpg|560px]]</center> 

'''Dodatkowo:'''
Opis klucza dotyczącego trzech wariantów ustawienia tworzenia FV do PZ.

<center>[[image:kancelaria_klucz.jpg|560px]]</center> 

W przypadku korzystania z Kancelarii wyłącznie na potrzeby KseF sugerujemy ustawienie klucza na '''0'''.

'''Dodatkowo'''

Uprawnienie umożliwiające edycję dokumentów KSeF

<center>[[image:upr_Ksef.jpg|950px]]</center> 

==Instrukcja wysyłki faktur do systemu KSeF==

==='''Skrócona instrukcja testowego generowania plików do faktur'''===

Poza docelowym systemem wysyłki dokumentów do KSeF opisanym szerzej w rozdziale '''Instrukcja właściwa''', przygotowany został pomocniczy mechanizm generowania testowych plików. Ten mechanizm pozwala na wygenerowanie plików bez wysyłki do KSeF. Został on stworzony po to, żeby potwierdzić poprawność faktur, upewniać się co do jej zawartości w docelowym formacie KSeF i ewentualnie poprawić fakturę przed samą wysyłką.

1) W oknie operacji wybrać fakturę którą chcemy testować i kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy

2) Wybrać opcję KSeF→ '''Generuj testowe pliki KSeF

'''

<center>[[image:upr_plik_ksef.jpg|650px]]</center> 

Status KSeF tego dokumentu zostanie ustawiony na -10 (charakterystyczna ujemna liczba).
Kiedy status zmieni się na -20 oznacza że pliki dla tego dokumentu zostały wygenerowane.

Wygenerowane zostają pliki:

* xml z zawartością danych, które normalnie byłyby wysłane do KSeF
* podgląd PDF OFFLINE - należy mieć na uwadze, że nie wygeneruje się podgląd online bo nie dochodzi do rzeczywistej wysyłki, więc numer KSeF nie zostaje nadany i nie można wygenerować podglądu online. Podglądy offline i online są tożsame i generowane przy użyciu tego samego szablonu.
* pliki z kodami QR

Po obejrzeniu plików fakturę można:

* oznaczyć statusem 10 w sytuacji, kiedy dane są potwierdzone
* statusem 0 w sytuacji kiedy zauważamy niezgodność którą należy poprawić, tym ruchem tak naprawdę przywracamy fakturę do możliwości jej edycji. Potem można jeszcze raz wykonać generowanie testowe lub bezpośrednio wykonać wysyłkę.

'''Instrukcja właściwa'''

Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Te statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji (widoczne w dalszej części instrukcji) i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu, aby uelastycznić możliwości określania czy jest już do wysyłki i odseparować proces w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

1) 0 - Niedozwolony do wysyłki - To jest pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (to następuje po zmianie przez użytkownika statusu na Zaakceptowany do wysyłki) i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty w tym statusie mogą być edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

2) 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona tym statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

3) 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru ksef, jednak z odpowiednimi kodami QR. Ten status także może być wybrany przez użytkownika.

4) 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została zamieniona (sparsowana) na treść XML. Status nadany automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

5) 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

6) 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

7) 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

8) 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 oraz ich edycję (poprawienie) i ponowną próbę wysyłki.

9) -10 (liczba ujemna) - status testowy - ten status rozpoczyna generowanie testowe dokumentów. Oznacza, że użytkownik chce tylko wygenerować plik xml i podgląd PDF (offline) bez wysyłania dokumentu do KSeF. Jest przydatny w początkowych testach wysyłki, lub chęci sprawdzenia i upewnienia się o zawartości dokumentu przed wysyłką.

10) -20 (liczba ujemna) - Oznacza że testowe pliki zostały wygenerowane. Na tym statusie mechanizm zatrzymuje pracę i nie podejmuje żadnych dalszych akcji (nie wysyła do KSeF). Ten status pozwala użytkownikowi na zmianę statusu na docelowe 10 lub 0 w przypadku chęci poprawy danych na dokumencie.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji faktury, przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika (np. użycie starej wersji oprogramowania), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. To może powodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

'''Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:'''

1) Faktury w systemie Motława wystawienie są tak, jak do tej pory. Każda wystawiona faktura, niezależnie od sposobu wystawienia nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, że jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - '''model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki, ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem w chwili obecnej właśnie taki powinien być domyślny sposób określania dokumentów do wysyłki.'''

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki, będą się one różniły w zależności od charakterystyki firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF powinien zweryfikować, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawić go firmie INT po pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:

* 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,

* zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę

* wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana

* inne, jasno określone zasady

2) W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu dostępnym pod prawym przyciskiem jest kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność zmiany '''statusu KSeF dla dokumentu''':

<center>[[image:wysylka_ksef.jpg|650px]]</center> 

Ta funkcjonalność pozwala “oznaczyć” dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

* '''dla wskazanego''' - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF

* '''dla zaznaczonych''' - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki

* '''dla wszystkich''' - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa jaki status ma zostać ustawiony:

<center>[[image:status_do_wysylki_ksef.jpg|650px]]</center> 

W większości przypadków należy ustawiać “Zaakceptowany do wysyłki” czyli status o numerze 10. Statusy zostały opisane w podrozdziale “Lista statusów KSeF.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF. Można je włączyć w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

<center>[[image:kolumny do KSEF.jpg|650px]]</center> 

Jak widać poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api - przyczyny mogą być różne, numer jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas, docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie także zwięzły opis błędu.
Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie zna, zatem można zmienić jej status na 0, zgłosić do nas lub poprawić samemu jeśli błąd dotyczy samej treści faktury.

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

<center>[[image:operacje_kolumny.jpg|850px]]</center> 

6) Każda z faktur ma także podpięte pod siebie załączniki, widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+o”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+o” są to:

* zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu:

* podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

* dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

* zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

* podgląd pdf pliku UPO.

== '''PRZYDATNE LINKI''' ==

* Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

* Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu

Naliczanie Funduszu Pracy

2025-03-14T13:16:28Z

Es:

{{PracaWre}}

Składkę na Fundusz Pracy od wynagrodzenia danego pracownika nalicza się, gdy podstawa składek ZUS od '''sumy''' jego wypłat w miesiącu '''przekracza minimalne wynagrodzenie'''.

Pracownik może otrzymać więcej niż jedną wypłatę (może być na kilku listach płac), z których żadna nie przekracza minimalnego wynagrodzenia, ale już ich suma - przekracza. Dodatkowo, pracownik może być zatrudniony w innych miejscach pracy. Może też zostać zatrudniony w ciągu miesiąca, po przejściu od innego pracodawcy, u którego również otrzymał wynagrodzenie.

Z tych powodów dostępna jest funkcja

<center>[[image:uaktualnij_FP_FEB.jpg|560px]]</center>

Są możliwe 2 tryby pracy programu:

a) nienaliczanie składki na Fundusz Pracy w czasie edycji - wówczas wywołanie podanej funkcji jest '''niezbędne'''

b) wstępne naliczanie składki na Fundusz Pracy w czasie edycji
Wartość naliczonej składki widać w widoku kartoteki płac

<center>[[image:naliczona_skladka.jpg|560px]]</center>

Jeśli program działa w trybie a) to po naliczeniu składki na Fundusz Pracy ponowne poprawiamy zapis, to składka ta jest zerowana do czasu wywołania przeliczenia tej składki. Dlatego po wejściu w edycję wartość w polu składki na Fundusz Pracy jest 0.

Jeśli użytkownik z jakiegokolwiek powodu chce, aby składka na Fundusz Pracy była naliczana już na etapie rejestracji zapisu płacowego, wystarczy zmienić wartość odpowiedniego parametru w konfiguracji systemu. Jednak nawet wówczas sugerujemy używanie funkcji '''Uaktualnij Fundusz Pracy / FEP''' przed przygotowaniem jakichkolwiek wydruków/zestawień, dla których składka ta ma znaczenie.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Dodawanie pracowników

2025-02-27T11:59:06Z

Es:

{{PracaWre}}

Procedura dołączania pracowników do portalu pracowniczego PortaFide:

1. '''Uzupełnienie danych w kartotece pracownika'''

Jeżeli nie był zarejestrowany adres mailowy, należy dodać go w danych kontaktowych pracownika w następujący sposób:

w kartotece pracownika należy wybrać druga zakładkę '''Adresy, kontakty, US'''

<center>[[image:PF_2_zakladka.jpg|480px]]</center> 

z wyświetlonego okna wybieramy zakładkę '''Kontakty'''

<center>[[image:PF_2_zakladka_kontakty.jpg|480px]]</center> 

w kolejnym oknie wybieramy '''Dodaj'''

<center>[[image:PF_2_zakladka_dodawanie_kontakty.jpg|480px]]</center> 

w wyświetlonym oknie wprowadzamy '''adres e-mail''', zatwierdzamy dane i zapisujemy w bazie

<center>[[image:PF_2_zakladka_dodawanie_kontakty.jpg|480px]]</center> 

z menu wybieramy '''E-mail''' i następnie '''Zastosuj'''

<center>[[image:PF_2_zakladka_kontakty_mail2.jpg|480px]]</center> 

2. '''Przypisanie przełożonego'''

edytujemy kartotekę pracownika i przechodzimy na '''4-tą zakładkę'''

<center>[[image:PF_przypisanie_przelozonego.jpg|650px]]</center> 

wyświetlamy listę dostępną dla pola '''Kierownik''' i z wyświetlonej listy wybieramy właściwą osobę, a następnie zapisujemy dane w bazie

3. '''Logowanie do PortaFide'''

W zależności od dotychczasowego statusu pracownika:

a) pracownik, który nie miał do tej pory założonego konta w Motławie, ani żadnej aplikacji mobilnej

W zakładce '''4.Numery, kategoria''' należy włączyć przełącznik '''Ma prawo logować się do portalu pracow''' oraz nacisnąć przycisk '''Konta Porta Fide'''

<center>[[image:plpf1.jpg|480px]]</center> 

<center>[[image:pf2.jpg|640px]]</center> 

Po kliknięciu przycisku '''Utwórz konto''' pojawi się komunikat:

<center>[[image:pf3.jpg|640px]]</center> 

i zostanie wysłany mail z linkiem do aktywacji konta (w tym ustawienia hasła).

Pracownik korzystając z linku, który będzie podany w otrzymanym mailu aktywacyjnym powinien ustawić swoje hasło dostępowe do portalu. To samo hasło obowiązuje w całym systemie Motława. Oczywiście w zakresie uprawnień nadanych użytkownikowi.

W otrzymanym mailu będzie podana informacja o loginie do portalu Porta Fide.

b) pracownik jest użytkownikiem systemu Motława lub innej aplikacji mobilnej

W zakładce '''4.Numery, kategoria''' należy włączyć przełącznik '''Ma prawo logować się do portalu pracow''' oraz nacisnąć przycisk '''Konta Porta Fide'''

<center>[[image:pf4.jpg|640px]]</center> 

Po naciśnięciu klawisza '''Dodaj dostęp do aplikcji''', pracownik otrzyma maila informującego o uzyskaniu dostępu do portalu.

Logowanie do portalu odbywa się przy pomocy dotychczas użytkowanego loginu oraz hasła.

3. W czasie tworzenia konta dla pracownika podano błędny adres e-mail - email aktywacyjny nie dotarł do pracownika

W polu e-mail należy wprowadzić poprawny adres e-mail i kliknąć '''Zapisz zmianę'''.

<center>[[image:pf5.jpg|640px]]</center> 

a następnie przycisk:

<center>[[image:pf6.jpg|640px]]</center> 

który pojawi się w tym okienku po zapisaniu skorygowanego adresu e-mail. Zostanie wysłany mail z linkiem do aktywacji konta (w tym ustawienia hasła).

Pracownik korzystając z linku, który będzie podany w otrzymanym mailu aktywacyjnym powinien ustawić swoje hasło dostępowe do portalu. To samo hasło obowiązuje w całym systemie Motława. Oczywiście w zakresie uprawnień nadanych użytkownikowi.

4. Pracownik miał aktywne konto, ale zapomniał hasła lub chce je zmienić

Po wyświetleniu strony logowania do portalu, należy wpisać login użytkownika oraz nacisnąć przycisk '''Przypomnij hasło'''.

<center>[[image:pf7.jpg|640px]]</center> 

Pracownik korzystając z linku, który będzie podany w otrzymanym mailu aktywacyjnym powinien ustawić nowe hasło dostępowe do portalu.

To samo hasło obowiązuje w całym systemie Motława. Oczywiście w zakresie uprawnień nadanych użytkownikowi.

Rozliczanie urlopu wychowawczego

2024-07-16T10:47:35Z

Es:

{{PracaWre}}

Aby rozliczyć '''urlop wychowawczy''' należy.

* W programie konfiguracyjnym IntNET Center ustawić klucz rozliczac_dni_urlopu_wychowawczego na '''1'''.
* W programie konfiguracyjnym Int NET Center uzupełnić pola dotyczące podstawy składki do naliczania składek w przypadku urlopu wychowawczego.

<center>[[image:wych_intnet.jpg|620px]]</center>

* Uzupełnić kod w kartotece pracowników (na zakładce nr 12, kod 1211)

<center>[[image:wych_zakl12.jpg|620px]]</center>

* uzupełnić dane dotyczące urlopu wychowawczego na zakładce numer 6 (łącznie z datą, do kiedy pracownik przebywa na urlopie.

* Wprowadzić frekwencję pracownika za dany miesiąc, uzupełniając w niej kod tytułu przerwy w opłacaniu składek.

<center>[[image:wych_frekw.jpg|620px]]</center>

* Wprowadzić zapis płacowy. Składki ZUS wypłacone przez budżet państwa będą widoczne na zapisie placowym, na zakładce nr 6 (kolumna budżet. Nie widoczna jest składka zdrowotna, jej wysokość można sprawdzić w Płatniku na deklaracji ZUS

'''UWAGA'''
Jeżeli w obrębie jednego miesiąca pracownik przebywał na urlopie wychowawczym i pracował (lub był na urlopie wychowawczym), do płatnika zostanie wyeksportowany z dwoma kodami ubezpieczeń.

[[Kategoria: PL]]
[[Kategoria: Motława]]

Kasa Zapomogowo Pożyczkowa

2024-05-20T07:43:52Z

Es:

{{PracaWre}}

Pracownika do listy członków Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej należy dodać w kartotece (Kasa zapomogowo - pożyczkowa) korzystając z opcji dostępnej pod prawym klawiszem myszki - '''Nowy'''. Po pojawieniu się okna należy uzupełnić dane:

* '''Imię i Nazwisko''' (wybór z listy pracowników)
* '''Wysokość składki''' wpłacanej przez pracownika do KZP, automatycznie potrącanej na zapisie płacowym
* '''Pełen wkład''' - wartość tę wpisuje użytkownik w następującym miejscu: Kartoteka Kasy zapomogowo - pożyczkowej/ prawy klawisz myszki/opcja rejestracja wkładu KZP/pole rejestracja stanu początkowego KZP. Po uzupełnieniu tych danych zostanie uaktualnione pole '''Pełen wkład'''.
* '''Kwota pożyczki''' wpisujemy kwotę pobranej pożyczki
* '''Data przystąpienia''' do kasy
* '''Ponownie przyjęty do KZP''' - pole konieczne do uzupełnienia w przypadku, gdy pracownik miał przerwę w opłacaniu składek KZP, data powinna być o dzień wcześniejsza niż data z którą jest stworzony odcinek płacowy.
* '''Generuj harmonogram''' - należy podać wartość pożyczki, ilość rat i datę rozpoczęcia spłaty (domyślnie zostanie wybrany miesiąc kolejny po miesiącu, w którym generujemy harmonogram); harmonogram spłat utworzy się automatycznie i będzie widoczny po wejściu do pola: Harmonogram spłat.

Pola:
* '''Spłacono'''
* '''Zostało do spłacenia'''

:wypełniane są automatycznie na podstawie pozostałych danych.

Pole:

* '''Harmonogram spłat''' - jest tworzony automatycznie przez opcję ('''Generuj harmonogram''' - opcja widoczna po włączeniu IFDEF-a w czasie przygotowania wersji programu) lub ręcznie poprzez dodanie kolejnych pozycji.

<center>[[image:KZP_1.jpg|620px]]</center>

'''Harmonogram spłat pożyczki'''

<center>[[image:KZP_harmonogram.jpg|620px]]</center>

* Deklarowana kwota spłaty - wartość wynika z kwoty raty wg harmonogramu spłat
* Spłacono łącznie pole uzupełniane automatycznie po stworzeniu zapisu płacowego z automatycznie utworzonym potrąceniem KZP (Uwaga: dotyczy to tylko listy głównej) lub spłaty w kasie
* Do spłacenia - różnica pomiędzy kwotą Dekl.kwotą spłaty wynikającą z harmonogramu, a kwotą Spłaconą łącznie (potrąconą na zapisie płacowym lub wpłaconą w kasie)

'''Spłata raty - zmiana wartości na odcinku płacowym'''

Rata pożyczki, w wysokości wynikającej z harmonogramu, zostaje potrącona od wynagrodzenia. Jeżeli jednak wartość spłaty na zapisie płacowym zostanie zmieniona (na przykład zwiększona na prośbę pracownika), nie zostanie ona automatycznie zmodyfikowana w harmonogramie spłat w KZP, należy zrobić to ręcznie.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Kasa Zapomogowo Pożyczkowa

2024-05-20T07:42:21Z

Es:

{{PracaWre}}

Pracownika do listy członków Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej należy dodać w kartotece (Kasa zapomogowo - pożyczkowa) korzystając z opcji dostępnej pod prawym klawiszem myszki - '''Nowy'''. Po pojawieniu się okna należy uzupełnić dane:

* '''Imię i Nazwisko''' (wybór z listy pracowników)
* '''Wysokość składki''' wpłacanej przez pracownika do KZP, automatycznie potrącanej na zapisie płacowym
* '''Pełen wkład''' - wartość tę wpisuje użytkownik w następującym miejscu: Kartoteka Kasy zapomogowo - pożyczkowej/ prawy klawisz myszki/opcja rejestracja wkładu KZP/pole rejestracja stanu początkowego KZP. Po uzupełnieniu tych danych zostanie uaktualnione pole '''Pełen wkład'''.
* '''Kwota pożyczki''' wpisujemy kwotę pobranej pożyczki
* '''Data przystąpienia''' do kasy
* '''Ponownie przyjęty do KZP''' - pole konieczne do uzupełnienia w przypadku, gdy pracownik miał przerwę w opłacaniu składek KZP, data powinna być o dzień wcześniejsza niż data z którą jest stworzony odcinek płacowy.
* '''Generuj harmonogram''' - należy podać wartość pożyczki, ilość rat i datę rozpoczęcia spłaty (domyślnie zostanie wybrany miesiąc kolejny po miesiącu, w którym generujemy harmonogram); harmonogram spłat utworzy się automatycznie i będzie widoczny po wejściu do pola: Harmonogram spłat.

Pola:
* '''Spłacono'''
* '''Zostało do spłacenia'''

:wypełniane są automatycznie na podstawie pozostałych danych.

Pole:

* '''Harmonogram spłat''' - jest tworzony automatycznie przez opcję ('''Generuj harmonogram''' - opcja widoczna /na IFDEF/ po włączeniu w czasie przygotowania wersji) lub ręcznie poprzez dodanie kolejnych pozycji.

<center>[[image:KZP_1.jpg|620px]]</center>

'''Harmonogram spłat pożyczki'''

<center>[[image:KZP_harmonogram.jpg|620px]]</center>

* Deklarowana kwota spłaty - wartość wynika z kwoty raty wg harmonogramu spłat
* Spłacono łącznie pole uzupełniane automatycznie po stworzeniu zapisu płacowego z automatycznie utworzonym potrąceniem KZP (Uwaga: dotyczy to tylko listy głównej) lub spłaty w kasie
* Do spłacenia - różnica pomiędzy kwotą Dekl.kwotą spłaty wynikającą z harmonogramu, a kwotą Spłaconą łącznie (potrąconą na zapisie płacowym lub wpłaconą w kasie)

'''Spłata raty - zmiana wartości na odcinku płacowym'''

Rata pożyczki, w wysokości wynikającej z harmonogramu, zostaje potrącona od wynagrodzenia. Jeżeli jednak wartość spłaty na zapisie płacowym zostanie zmieniona (na przykład zwiększona na prośbę pracownika), nie zostanie ona automatycznie zmodyfikowana w harmonogramie spłat w KZP, należy zrobić to ręcznie.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Kasa Zapomogowo Pożyczkowa

2024-05-20T07:41:16Z

Es:

{{PracaWre}}

Pracownika do listy członków Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej należy dodać w kartotece (Kasa zapomogowo - pożyczkowa) korzystając z opcji dostępnej pod prawym klawiszem myszki - '''Nowy'''. Po pojawieniu się okna należy uzupełnić dane:

* '''Imię i Nazwisko''' (wybór z listy pracowników)
* '''Wysokość składki''' wpłacanej przez pracownika do KZP, automatycznie potrącanej na zapisie płacowym
* '''Pełen wkład''' - wartość tę wpisuje użytkownik w następującym miejscu: Kartoteka Kasy zapomogowo - pożyczkowej/ prawy klawisz myszki/opcja rejestracja wkładu KZP/pole rejestracja stanu początkowego KZP. Po uzupełnieniu tych danych zostanie uaktualnione pole '''Pełen wkład'''.
* '''Kwota pożyczki''' wpisujemy kwotę pobranej pożyczki
* '''Data przystąpienia''' do kasy
* '''Ponownie przyjęty do KZP''' - pole konieczne do uzupełnienia w przypadku, gdy pracownik miał przerwę w opłacaniu składek KZP, data powinna być o dzień wcześniejsza niż data z którą jest stworzony odcinek płacowy.
* '''Generuj harmonogram''' - należy podać wartość pożyczki, ilość rat i datę rozpoczęcia spłaty (domyślnie zostanie wybrany miesiąc kolejny po miesiącu, w którym generujemy harmonogram); harmonogram spłat utworzy się automatycznie i będzie widoczny po wejściu do pola: Harmonogram spłat.

Pola:
* '''Spłacono'''
* '''Zostało do spłacenia'''

:wypełniane są automatycznie na podstawie pozostałych danych.

Pole:

* '''Harmonogram spłat''' - jest tworzony automatycznie przez opcję ('''Generuj harmonogram''' opcja widoczna na IFDEF) lub ręcznie poprzez dodanie kolejnych pozycji.

<center>[[image:KZP_1.jpg|620px]]</center>

'''Harmonogram spłat pożyczki'''

<center>[[image:KZP_harmonogram.jpg|620px]]</center>

* Deklarowana kwota spłaty - wartość wynika z kwoty raty wg harmonogramu spłat
* Spłacono łącznie pole uzupełniane automatycznie po stworzeniu zapisu płacowego z automatycznie utworzonym potrąceniem KZP (Uwaga: dotyczy to tylko listy głównej) lub spłaty w kasie
* Do spłacenia - różnica pomiędzy kwotą Dekl.kwotą spłaty wynikającą z harmonogramu, a kwotą Spłaconą łącznie (potrąconą na zapisie płacowym lub wpłaconą w kasie)

'''Spłata raty - zmiana wartości na odcinku płacowym'''

Rata pożyczki, w wysokości wynikającej z harmonogramu, zostaje potrącona od wynagrodzenia. Jeżeli jednak wartość spłaty na zapisie płacowym zostanie zmieniona (na przykład zwiększona na prośbę pracownika), nie zostanie ona automatycznie zmodyfikowana w harmonogramie spłat w KZP, należy zrobić to ręcznie.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2024-02-07T14:18:28Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

Następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy.''' 

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub (ta opcja obowiązywała do 2022 roku)'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2022'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2022''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2022''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T10:00:10Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

Następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy.''' 

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T09:58:59Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

Następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy.''' 

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T09:57:21Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy.''' 

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T09:57:03Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy''' .

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T09:56:33Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świąteczne i wolne od pracy''' 

W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Inicjalizacja nowego roku

2023-12-28T09:52:12Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świateczne i wolne od pracy''' 
W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2023'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2024'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2023'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* ustawić aktywny rok '''2023'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2023'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' odfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2024
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2024

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2024''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2023'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2023''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2024'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2024''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2024''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2024'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2023 z datą wypłaty określoną jako 01/2024 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2024'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:24:00Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;

- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona i jest równa dacie płatności z rozrachunku;

Wyłączony, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona i jest równa dacie płatności z rozrachunku;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku

2023-09-19T14:07:21Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włącza lub wyłącza wymuszanie domyślnej daty płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]]

- jeśli wyłączone, to data przenoszona jest zgodnie z ustawionym kluczem [[eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki]]
}}

{{ZobaczTakze|
* [[eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:06:35Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;

- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;

Wyłączony, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:05:56Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;

- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;

opis= Wyłączony, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:05:33Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;

- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;

|opis= Wyłączony, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:03:30Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;

- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T14:03:10Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włączony, sprawdza datę płatności z datą dzisiejszą;
- jeżeli data płatności >= dacie dzisiejszej, to wymusza datę płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] na datę dzisiejszą;
- jeżeli data płatności < daty dzisiejszej, to data płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] pozostaje niezmieniona;
}}

{{ZobaczTakze|
* [[Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki

2023-09-19T13:59:55Z

Es:

Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku

2023-09-19T13:53:09Z

Es:

{{KluczIntNet|nazwa=Wymus dzisiejsza date w eksporcie do banku
|wartosc=Tak/Nie
|opis= Włącza lub wyłącza wymuszanie domyślnej daty płatności na przelewach bankowych przygotowywanych z systemu [[Motława]] - jeśli wyłączone, to data przenoszona jest zgodnie z ustawionym kluczem [[eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki]]
}}

{{ZobaczTakze|
* [[eksport przelewow data platnosci wg daty wysylki]]
}}

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Zapis stornujący

2023-05-04T08:22:20Z

Es:

{{PracaWre}}

Aby stworzyć '''zapis stornujący''' należy, stojąc na wybranym zapisie płacowym, wybrać funkcję '''Utwórz zapis STORNO dla''' dostępną pod prawym przyciskiem myszki. Wprowadzenie zapisu stornującego jest operacją '''nieodwracalną'''. Uwaga: należy pamiętać, aby przedtem wprowadzić odpowiednią listę płac.

<center>[[image:storno_ppm.jpg|920px]]</center>

Następnie postępujemy w następujący sposób:

krok 1 - wybranie miesiąca, którego będzie dotyczył zapis stornujący

<center>[[image:storno_miesiac.jpg|920px]]</center>

krok 2 - wybranie odpowiedniej listy płac

<center>[[image:storno_lp.jpg|920px]]</center>

krok 3 - wybranie daty wypłaty (ta data zostanie uwzględniona w PIT4)

<center>[[image:storno_pit4.jpg|920px]]</center>

krok 4 - wybranie daty do deklaracji ZUS (dane eksportowane do Płatnika pobierane są po tej dacie)

<center>[[image:storno_ZUS.jpg|920px]]</center>

krok 5 - akceptacja dat. Pojawi się okno z podanymi datami, które zostaną uwzględnione przy deklaracji ZUS i przy deklaracji PIT4. Jeżeli daty są poprawne, należy twierdząco odpowiedzieć na pytanie, które się pojawi. W tym momencie zostanie stworzony zapis stornujący, po jego wygenerowaniu, nie ma możliwości edycji dat. W przypadku, gdy wprowadzone daty są błędne, nie potwierdzamy poprawności - storno nie zostanie stworzone i całą operację jego tworzenia musimy powtórzyć.

<center>[[image:storno_pytanie.jpg|920px]]</center>

W chwili utworzenia storna oba zapisy płacowe zostaną '''zamknięte'''. Po stworzeniu storna należy nanieść odpowiednie zmiany (we frekwencji lub na pracowniku)i wprowadzić poprawny zapis płacowy (wszystkie zapisy powinny dotyczyć tego samego miesiąca i roku. Dane do deklaracji PIT 4 i deklaracji ZUS będą pobrane zgodnie z tym, co zostanie podane na zapisie:

<center>[[image:storno_po_stornie4.jpg|920px]]</center>

W systemie będą widoczne trzy zapisy płacowe oznaczone różnymi kolorami:

* zapis pierwotny - kolor niebieski
* zapis stornujący - kolor czerwony
* zapis poprawny - kolor czarny

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]
[[Kategoria: IntNetCenter]]

Kwota wolna dla zleceniobiorców

2023-01-19T10:48:40Z

Es:

{{PracaWre}}

Obowiązująca od 19.01.2023 wersja programu płacowego '''umożliwia zastosowanie kwoty wolnej dla zleceniobiorców'''.

* W programie konfiguracyjnym Int NET Center dodane zostały '''nowe klucze''' (pokazane na poniższym zrzucie ekranu).

<center>[[image:Klucze_kwoty_wolnej.jpg|960px]]</center>

Klucze te zostaną dodane po wejściu i wyjściu z edycji jednego pracownika.

* Na karcie pracownika, na zakładce nr 3 [Wynagrodzenie] zostało dodane nowe pole: '''Kwota wolna od podatku zlec.''' z możliwością wyboru '''jednej''' z '''czterech''' kwot: '''0,00, 300, 150 i 100'''.

<center>[[image:Pracownik_kwota_wolna_zlec.jpg|720px]]</center>

* W '''kwocie wolnej od podatku''' dla pracowników również do wyboru są również '''cztery kwoty''': '''0,00, 300 150 i 100'''.

<center>[[image:Pracownik_kwota_wolna.jpg|720px]]</center>

* Kwota wolna dla pracownika i zleceniobiorcy musi być tak ustawiona, aby '''suma kwot wolnych od podatku była równa lub mniejsza niż 300'''.
Jeżeli kwota będzie wyższa pojawi się komunikat o przekroczeniu kwoty i program '''nie''' pozwoli dokonać zapisu.

<center>[[image:Komunikat_o_przekroczeniu_kwoty_wolnej.jpg|720px]]</center>

Kartoteka Płace

2022-12-07T09:44:13Z

Es:

{{PracaWre}}

* [[Wydruk zestawień]]
* [[Ulga PFRON]]
* [[Inicjalizacja nowego roku]]
* [[Rozbicie wypłaty na różne konta]]
* [[Import dokumentów z programu płacowego|Eksport do Płatnika]]
* [[Wydruk dokumentu RMUA z programu Płatnik]]
* [[Naliczanie ekwiwalentu za urlop]]
* [[Naliczanie wysługi lat]]
* [[Odprawa emerytalno/rentowa]]
* [[Przyczyny błędnego naliczania składek ZUS]]
* [[Naliczanie chorobowego - tabela L4 - kwoty przed/po dopełnieniu]]
* [[Naliczenie zasiłku chorobowego - warto wiedzieć]]
* [[Naliczenie ZFŚS z kwotą wolną od podatku]]
* [[Zasiłek chorobowy - ciągłość z poprzedniego roku]]
* [[Naliczanie FEP]]
* [[Zapis płacowy - zwrot nadpłaty składki ZUS]]
* [[Naliczanie wynagrodzenia za czas urlopu]]
* [[Rozliczanie urlopu macierzyńskiego/tacierzyńskiego]]
* [[Rozliczanie urlopu wychowawczego]]
* [[Automatyczne tworzenie zapisów płacowych]]
* [[Rozliczenie chorobowego z poprzedniego miesiąca]]
* [[Weryfikacja składek ZUS]]
* [[PPE - Pracownicze Programy Emerytalne]]
* [[Naliczanie wynagrodzenia chorobowego dla pracownika w pierwszym miesiącu od zatrudnienia]]
* [[Zapis stornujący]]
* [[Wynagrodzenie płatne przelewem]]
* [[Przełączniki w programie płacowym]]
* [[Wyróżniki list płac]]
* [[Wynagrodzenie poniżej 26 lat]]
* [[PPK]]
* [[Polski Ład - zmiany od 01.07.2022]]
* [[Podatek 17%]]
* [[Koszty pracodawcy]]
* [[Płaca brutto pracownika]]
* [[Naliczanie Funduszu Pracy]]

[[Kategoria: Płace]]
[[Kategoria: Motława]]

Zmiana wysokości etatu w trakcie roku

2022-10-14T07:42:08Z

Es:

{{PracaWre}}

W przypadku zmiany wysokości etatu pracownika w czasie roku należy:

1) Przypisać mu nowy kalendarz zapisać dane z datą taką, jak data zmiany warunków umowy o pracę.

Jeżeli nie ma odpowiedniego, to go stworzyć w następujący sposób:

* wybrać kartotekę '''słowniki'''
* następnie '''kadry''' i '''kalendarze pracy'''
* w kolejnym kroku korzystając funkcji ctrl N lub wybierając z mini menu "Nowy" stworzyć odpowiedni kalendarz.
* przypisać nowy kalendarz pracownikowi

2) W przypadku, gdy zmienia się umowa - zmienić datę rozpoczęcia aktualnej umowy

3) Zmienić wysokość etatu. Po zmianie wysokości etatu program, w kartotece frekwencji, "odcina się" od miesięcy poprzedzających zmianę etatu - nie bierze pod uwagę danych dotyczących urlopów z poprzednich miesięcy.

4) Przeliczyć urlop w następujący sposób:

a) dla miesięcy poprzedzający moment zmiany etatu: proporcjonalnie z uwzględnieniem wysokości poprzedniego etatu, dni wykorzystanego urlopu i urlopu zaległego

b) dla miesięcy po dacie zmiany etatu: proporcjonalnie dla pozostałych miesięcy w roku i z uwzględnieniem wysokości etatu

'''Przykład''':

Pracownik pracujący na pełen etat, ma: dwa dni urlopu zaległego, wykorzystał 10 dni w roku bieżącym, zmiana etatu z 1/1 na 1/2 następuje od września.

a) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy - od stycznia do sierpnia) = 17,33 - tyle dni urlopu przysługiwało pracownikowi w roku bieżącym do momentu zmiany etatu.
do tej wartości dodajemy 2 dni urlopu zaległego i odejmujemy 10 wykorzystanego urlopu: 17,33 + 2 - 10 = 9,33 dni niewykorzystanego (proporcjonalnego) urlopu.

Zaokrąglenie dni urlopu: 9,33 dni zaokrąglone do 10 dni

Wyliczenie godzin urlopu: 10 dni x 8 godz. = 80 godz.

b) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość przepracowanych miesięcy) = 8,67 - tyle dni urlopu przysługuje pracownikowi po zmianie etatu.

Wyliczenie dni urlopu: 8,67 dni zaokrąglone do 9 dni

Wyliczenie godzin urlopu: 9 dni x 4 godz. = 36 godz.

W powyższy sposób uzyskujemy dwie wartości dla etatu 1/2:

* liczbę dni urlopu po zmianie etatu: 80 godzin + 36 godzin = 116 godzin urlopu
* liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi: 116 (godziny przysługującego urlopu) : 4 (ilość godzin urlopu przypadająca na jeden dzień) = 29 w chwili zmiany etatu: 10 dni + 9 dni = 19 dni

'''ES -80 godz. + 36 godz. = 116 godz. co daje 29 dni urlopu -> ja tak liczę, Pani Plewa mi tak mówiła'''

Wartości te wpisujemy na piątej zakładce (Data zatrudnienia, urlop) w kartotece pracownika:

[[image:etat1.jpg|580px]] 

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Zmiana wysokości etatu w trakcie roku

2022-10-13T10:02:13Z

Es:

{{PracaWre}}

W przypadku zmiany wysokości etatu pracownika w czasie roku należy:

1) Przypisać mu nowy kalendarz (jeżeli nie ma odpowiedniego, to go stworzyć) i zapisać dane z datą taką, jak data zmiany warunków umowy o pracę.

2) W przypadku, gdy zmienia się umowa - zmienić datę rozpoczęcia aktualnej umowy

3) Zmienić wysokość etatu. Po zmianie wysokości etatu program, w kartotece frekwencji, "odcina się" od miesięcy poprzedzających zmianę etatu - nie bierze pod uwagę danych dotyczących urlopów z poprzednich miesięcy.

4) Przeliczyć urlop w następujący sposób:

a) dla miesięcy poprzedzający moment zmiany etatu: proporcjonalnie z uwzględnieniem wysokości poprzedniego etatu, dni wykorzystanego urlopu i urlopu zaległego

b) dla miesięcy po dacie zmiany etatu: proporcjonalnie dla pozostałych miesięcy w roku i z uwzględnieniem wysokości etatu

'''Przykład''':

Pracownik pracujący na pełen etat, ma: dwa dni urlopu zaległego, wykorzystał 10 dni w roku bieżącym, zmiana etatu z 1/1 na 1/2 następuje od września.

a) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy - od stycznia do sierpnia) = 17,33 - tyle dni urlopu przysługiwało pracownikowi w roku bieżącym do momentu zmiany etatu.
do tej wartości dodajemy 2 dni urlopu zaległego i odejmujemy 10 wykorzystanego urlopu: 17,33 + 2 - 10 = 9,33 dni niewykorzystanego (proporcjonalnego) urlopu.

'''ES -> 9,33 dni zaokrąglone do 10 dni -> 10 dni x 8 godz. = 80 godz.'''

Wartość godzinowa: 208 (ilość godzin urlopu w roku) :12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy) + 16 (ilość godzin urlopu zaległego) - 80 (ilość godzin urlopu wykorzystanego) =
74,67 czyli po zaokrągleniu 75 godzin.

b) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość przepracowanych miesięcy) = 8,67 - tyle dni urlopu przysługuje pracownikowi po zmianie etatu.

'''ES -> 8,67 dni zaokrąglone do 9 dni -> 9 dni x 4 godz. = 36 godz.'''

Wartość godzinowa: 104 (ilość godzin urlopu w roku po zmianie wysokości etatu na 1/2) :12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość miesięcy do przepracowania) = 34,67 czyli po zaokrągleniu 35 godzin.

W powyższy sposób uzyskujemy dwie wartości:

* liczbę dni urlopu po zmianie etatu: 75 godzin + 35 godzin = 110 godzin urlopu
* liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi w chwili zmiany etatu: 9,33 dni + 8,67 dni = 18 dni

'''ES -> 80 godz. + 36 godz. = 116 godz. co daje 29 dni urlopu -> ja tak liczę, Pani Plewa mi tak mówiła'''

Wartości te wpisujemy na piątej zakładce (Data zatrudnienia, urlop) w kartotece pracownika:

[[image:etat1.jpg|580px]] 

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Zmiana wysokości etatu w trakcie roku

2022-10-13T10:00:01Z

Es:

{{PracaWre}}

W przypadku zmiany wysokości etatu pracownika w czasie roku należy:

1) Przypisać mu nowy kalendarz (jeżeli nie ma odpowiedniego, to go stworzyć) i zapisać dane z datą taką, jak data zmiany warunków umowy o pracę.

2) W przypadku, gdy zmienia się umowa - zmienić datę rozpoczęcia aktualnej umowy

3) Zmienić wysokość etatu. Po zmianie wysokości etatu program, w kartotece frekwencji, "odcina się" od miesięcy poprzedzających zmianę etatu - nie bierze pod uwagę danych dotyczących urlopów z poprzednich miesięcy.

4) Przeliczyć urlop w następujący sposób:

a) dla miesięcy poprzedzający moment zmiany etatu: proporcjonalnie z uwzględnieniem wysokości poprzedniego etatu, dni wykorzystanego urlopu i urlopu zaległego

b) dla miesięcy po dacie zmiany etatu: proporcjonalnie dla pozostałych miesięcy w roku i z uwzględnieniem wysokości etatu

'''Przykład''':

Pracownik pracujący na pełen etat, ma: dwa dni urlopu zaległego, wykorzystał 10 dni w roku bieżącym, zmiana etatu z 1/1 na 1/2 następuje od września.

a) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy - od stycznia do sierpnia) = 17,33 - tyle dni urlopu przysługiwało pracownikowi w roku bieżącym do momentu zmiany etatu.
do tej wartości dodajemy 2 dni urlopu zaległego i odejmujemy 10 wykorzystanego urlopu: 17,33 + 2 - 10 = 9,33 dni niewykorzystanego (proporcjonalnego) urlopu.

'''ES -> 9,33 dni zaokrąglone do 10 dni -> 10 dni x 8 godz. = 80 godz.'''

Wartość godzinowa: 208 (ilość godzin urlopu w roku) :12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy) + 16 (ilość godzin urlopu zaległego) - 80 (ilość godzin urlopu wykorzystanego) =
74,67 czyli po zaokrągleniu 75 godzin.

b) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość przepracowanych miesięcy) = 8,67 - tyle dni urlopu przysługuje pracownikowi po zmianie etatu.

'''ES -> 8,67 dni zaokrąglone do 9 dni -> 9 dni x 4 godz. = 36 godz.'''

Wartość godzinowa: 104 (ilość godzin urlopu w roku po zmianie wysokości etatu na 1/2) :12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość miesięcy do przepracowania) = 34,67 czyli po zaokrągleniu 35 godzin.

W powyższy sposób uzyskujemy dwie wartości:

* liczbę dni urlopu po zmianie etatu: 75 godzin + 35 godzin = 110 godzin urlopu
* liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi w chwili zmiany etatu: 9,33 dni + 8,67 dni = 18 dni

'''ES -> 80 godz. + 36 godz. = 116 godz. co daje 29 dni urlopu -> ja tak liczę, Pani plewa mi tak mówiła'''

Wartości te wpisujemy na piątej zakładce (Data zatrudnienia, urlop) w kartotece pracownika:

[[image:etat1.jpg|580px]] 

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Zmiana wysokości etatu w trakcie roku

2022-10-13T09:49:08Z

Es:

{{PracaWre}}

W przypadku zmiany wysokości etatu pracownika w czasie roku należy:

1) Przypisać mu nowy kalendarz (jeżeli nie ma odpowiedniego, to go stworzyć) i zapisać dane z datą taką, jak data zmiany warunków umowy o pracę.

2) W przypadku, gdy zmienia się umowa - zmienić datę rozpoczęcia aktualnej umowy

3) Zmienić wysokość etatu. Po zmianie wysokości etatu program, w kartotece frekwencji, "odcina się" od miesięcy poprzedzających zmianę etatu - nie bierze pod uwagę danych dotyczących urlopów z poprzednich miesięcy.

4) Przeliczyć urlop w następujący sposób:

a) dla miesięcy poprzedzający moment zmiany etatu: proporcjonalnie z uwzględnieniem wysokości poprzedniego etatu, dni wykorzystanego urlopu i urlopu zaległego

b) dla miesięcy po dacie zmiany etatu: proporcjonalnie dla pozostałych miesięcy w roku i z uwzględnieniem wysokości etatu

'''Przykład''':

Pracownik pracujący na pełen etat, ma: dwa dni urlopu zaległego, wykorzystał 10 dni w roku bieżącym, zmiana etatu z 1/1 na 1/2 następuje od września.

a) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy - od stycznia do sierpnia) = 17,33 - tyle dni urlopu przysługiwało pracownikowi w roku bieżącym do momentu zmiany etatu.
do tej wartości dodajemy 2 dni urlopu zaległego i odejmujemy 10 wykorzystanego urlopu: 17,33 + 2 - 10 = 9,33 dni niewykorzystanego (proporcjonalnego) urlopu.

'''ES -> 9,33 dni zaokrąglone do 10 dni -> 10 dni x 8 godz. = 80 godz.'''

Wartość godzinowa: 208 (ilość godzin urlopu w roku) :12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy) + 16 (ilość godzin urlopu zaległego) - 80 (ilość godzin urlopu wykorzystanego) =
74,67 czyli po zaokrągleniu 75 godzin.

b) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość przepracowanych miesięcy) = 8,67 - tyle dni urlopu przysługuje pracownikowi po zmianie etatu.

'''ES -> 8,67 dni zaokrąglone do 9 dni -> 9 dni x 4 godz. = 36 godz.'''

Wartość godzinowa: 104 (ilość godzin urlopu w roku po zmianie wysokości etatu na 1/2) :12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość miesięcy do przepracowania) = 34,67 czyli po zaokrągleniu 35 godzin.

W powyższy sposób uzyskujemy dwie wartości:

* liczbę dni urlopu po zmianie etatu: 75 godzin + 35 godzin = 110 godzin urlopu
* liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi w chwili zmiany etatu: 9,33 dni + 8,67 dni = 18 dni

'''ES -> 80 godz. + 36 godz. = 116 godz. co daje 29 dni urlopu'''

Wartości te wpisujemy na piątej zakładce (Data zatrudnienia, urlop) w kartotece pracownika:

[[image:etat1.jpg|580px]] 

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Zmiana wysokości etatu w trakcie roku

2022-10-13T09:31:18Z

Es:

{{PracaWre}}

W przypadku zmiany wysokości etatu pracownika w czasie roku należy:

1) Przypisać mu nowy kalendarz (jeżeli nie ma odpowiedniego, to go stworzyć) i zapisać dane z datą taką, jak data zmiany warunków umowy o pracę.

2) W przypadku, gdy zmienia się umowa - zmienić datę rozpoczęcia aktualnej umowy

3) Zmienić wysokość etatu. Po zmianie wysokości etatu program, w kartotece frekwencji, "odcina się" od miesięcy poprzedzających zmianę etatu - nie bierze pod uwagę danych dotyczących urlopów z poprzednich miesięcy.

4) Przeliczyć urlop w następujący sposób:

a) dla miesięcy poprzedzający moment zmiany etatu: proporcjonalnie z uwzględnieniem wysokości poprzedniego etatu, dni wykorzystanego urlopu i urlopu zaległego

b) dla miesięcy po dacie zmiany etatu: proporcjonalnie dla pozostałych miesięcy w roku i z uwzględnieniem wysokości etatu

'''Przykład''':

Pracownik pracujący na pełen etat, ma: dwa dni urlopu zaległego, wykorzystał 10 dni w roku bieżącym, zmiana etatu z 1/1 na 1/2 następuje od września.

a) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy - od stycznia do sierpnia) = 17,33 - tyle dni urlopu przysługiwało pracownikowi w roku bieżącym do momentu zmiany etatu.
do tej wartości dodajemy 2 dni urlopu zaległego i odejmujemy 10 wykorzystanego urlopu: 17,33 + 2 - 10 = 9,33 dni niewykorzystanego (proporcjonalnego) urlopu.

Wartość godzinowa: 208 (ilość godzin urlopu w roku) :12 (ilość miesięcy w roku) x 8 (ilość przepracowanych miesięcy) + 16 (ilość godzin urlopu zaległego) - 80 (ilość godzin urlopu wykorzystanego) =
74,67 czyli po zaokrągleniu 75 godzin.

b) 26 (ilość dni urlopu w roku) : 12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość przepracowanych miesięcy) = 8,67 - tyle dni urlopu przysługuje pracownikowi po zmianie etatu.

Wartość godzinowa: 104 (ilość godzin urlopu w roku po zmianie wysokości etatu na 1/2) :12 (ilość miesięcy w roku) x 4 (ilość miesięcy do przepracowania) = 34,67 czyli po zaokrągleniu 35 godzin.

W powyższy sposób uzyskujemy dwie wartości:

* liczbę dni urlopu po zmianie etatu: 75 godzin + 35 godzin = 110 godzin urlopu
* liczbę dni urlopu przysługującego pracownikowi w chwili zmiany etatu: 9,33 dni + 8,67 dni = 18 dni

Wartości te wpisujemy na piątej zakładce (Data zatrudnienia, urlop) w kartotece pracownika:

[[image:etat1.jpg|580px]] 

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Biblioteki DLL do przelewów bankowych z programu Motława

2022-10-10T08:32:36Z

Es:

{{PracaWre}}

Lista bibliotek DLL używanych do przygotowywania przelewów bankowych.
Nazwy plików określają nazwę formatu dla generowanych przez nie plików (np. baset.dll generuje pliki w formacie BASET).

'''MULTICASH / PROFFICE'''
* '''[[multicash.dll]]'''
**[http://www.ing.pl ING Bank Śląski]
**[http://www.dnbnord.pl Bank DnB NORD Polska SA]
**[http://www.fortisbank.com.pl Fortis Bank Polska]
**[http://www.brebank.pl BRE Bank SA]
**[http://www.pkobp.pl PKO BP]
**[http://www.nordea.pl Nordea Bank Polska SA] (bankowość elektroniczna Netbank)

* '''[[profficedb.dll]]'''
**[http://www.fortisbank.com.pl Fortis Bank Polska]
**[http://www.millenet.pl Bank Millennium S.A.] (Elixir O)
**[http://www.aliorbank.pl Alior Bank]
**[http://www.brebank.pl BRE Bank SA]
**[http://meritumbank.pl Meritum Bank]

* '''[[multicash_profis.dll]]'''
**[http://www.raiffeisen.pl Raiffeisen Bank Polska S.A.]

* '''[[bank_proffice.dll]]''' ( w tym także [[przelewy walutowe PLA]])
**[http://www.fortisbank.com.pl Fortis Bank Polska]
**[http://www.dnbnord.pl Bank DnB NORD Polska SA]
**[http://www.pekao.com.pl/ Bank Pekao SA] Uwaga! Bank posiada kilka formatów importu przelewów!

* '''bank_proffice2.dll ''(wersja "bank_proffice.dll" bez polskich liter)'' '''
**[http://www.fortisbank.com.pl Fortis Bank Polska]
**[http://www.bzwbk.pl BZ WBK]

* '''bank_proffice3.dll ''(wersja jak "bank_proffice2.dll" tylko adres kontrahenta jest rozdzielony zostawiając 2 pierwsze pola na nazwę i gdy nazwa krótka to pole 2 puste)'' '''
** Nordea (walutowe)

'''VIDEOTEL'''
* '''[[videotel.dll]]'''
**[http://www.deutsche-bank-pbc.pl Deutsche Bank PBC SA]
**[http://www.dzbank.pl DZ Bank Polska SA]
**[http://www.bph.pl Bank BPH]
**[http://www.pekao.com.pl/ Bank Pekao SA] Uwaga! Bank posiada kilka formatów importu przelewów!
** Bank Milenium (format videotel)

* '''videotel2.dll'''
**[http://www.kredytbank.pl Kredyt Bank]

'''INNE'''
* '''[[baset.dll]]'''

* '''[[bank_kb24.dll]]''' (wersja *.csv)
**[http://www.kredytbank.pl Kredyt Bank]

* '''[[citidirect.dll]]'''
**[http://www.citibank.pl City Handlowy]

* '''defcom.dll'''
**[http://www.nordea.pl Nordea Bank Polska SA] (program SOLO Corporate)

* '''[[esobig.dll]]'''
**[http://www.millenet.pl Bank Millennium S.A.]

* '''[[bank_xml.dll]]''' [Bank BOŚ]

* '''goniec.dll'''
* '''[[bank_wbk.dll]]'''
* '''[[bank_mt94x.dll]]''' (import przelewów)

* '''[[bank_sepa.dll]]'''

== Format pliku INI ==
Najnowsze wersje bibliotek mogą posiadać plik [[INI]] o nazwie takiej jak sama biblioteka (np. wbk.ini dla biblioteki wbk.dll). 
Zadaniem pliku jest możliwość dynamicznej konfiguracji danej biblioteki dla konkretnych warunków eksportowych.

{{ZobaczTakze|
* [[Przelewy bankowe]]
* [[Konfiguracja programu do współpracy z programami bankowymi]]
* [[Błędy które mogą występować przy wysyłce przelewów bankowych]]
* [[Import wyciągów bankowych]]
* [[Przelew z data edytowana]]
* [[Zamknij zapisy po przelewach]]
}}

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: Płace]]
[[Kategoria: Dokumentacje]]
[[Kategoria: System]]
[[Kategoria: Przelewy]]

Polski ład - zmiany od 2022

2022-02-04T10:27:47Z

Es:

{{PracaWre}}

'''KONFIGURACJA - PRZEŁĄCZNIKI'''

1. '''Kartoteka pracowników i zleceniobiorców'''

Do zakładki '''nr 3 – Wynagrodzenie''' dodano przełączniki związane z nowymi ulgami. Przełączniki te będą dostępne po ustawieniu Roku Aktywnego na 2022.

* Przełącznik '''Nalicz ulgę dla Pracującego Emeryta''' będzie dostępny dla pracowników będących kobietami po 60 i mężczyznami po 65 roku życia.

* Przełączniki związane z ulgami – '''Duża Rodzina''' oraz '''dla Pracującego Emeryta''' są przełącznikami, dla których zmiana Aktywnego Roku na lata kolejne po 2022 nie ma znaczenia

* Przełącznik '''Nalicz ulgę dla Klasy Średniej''' jest przełącznikiem, który dla każdego Roku Aktywnego może mieć inną wartość. W przypadku, gdy pracownik złoży oświadczenie o rezygnacji z naliczania

tej ulgi, należy '''wyłączyć''' ten przełącznik, ustawiając wcześniej w Aktywnym Roku wartość taką, jak ma rok, którego dotyczy oświadczenie pracownika.

Przy '''inicjalizacji nowego roku''', przełącznik ten jest automatycznie '''włączany''' dla wszystkich pracowników.

<center>[[image:nowe_przelacznki.jpg|480px]]</center> 

Ustawienia dotyczącego poszczególnych ulg muszą być ustawione prawidłowo '''PRZED''' rejestracją zapisów tak w kartotece płac jak i w kartotece umów-zleceń/o dzieło.

2 '''Naliczanie ulgi dla Klasy Średniej'''

Ulga naliczana jest narastająco w skali miesiąca. Przy kilku zapisach płacowych wypłaconych pracownikowi w jednym miesiącu może mieć miejsce sytuacja, w której przy pierwszych zapisach ulga nie ostanie

naliczona (za niska podstawa) i zostanie ona naliczona w kolejnym zapisie od łącznej podstawy z wcześniejszych oraz aktualnie przeliczanego zapisów.

Może też wystąpić przypadek, gdy kolejny zapis powoduje utratę prawa do ulgi.

Na moment, w którym udostępniamy wersję systemu, nie jest znana interpretacja w jaki sposób postąpić w takiej sytuacji.

W związku z tym w systemie przewidziano następujące możliwości:

a) naliczenie '''ujemnej kwoty ulg''', będącej sumą kwoty ulgi z wcześniejszych zapisów z tego miesiąca wypłaty (ze znakiem „-„)

b) naliczenie '''ulgi w wysokości 0 (zero) PLN'''.

O tym w jaki sposób zachowa się system decyduje jego użytkownik poprzez ustawienie w konfiguracji (moduł IntNetCenter) parametru '''UlgaKlasaSredniaNarastajacaMinus'''. Jeśli ten przełącznik jest

włączony (wartość = '''TAK''') wówczas system zachowa się w sposób opisany w pkt a). W przeciwnym wypadku (wartość parametru = '''NIE''') zachowa się zgodnie z opisem z pkt b). Domyślnym ustawieniem

tego przełącznika jest '''TAK''', czyli system w przypadku utraty ulgi naliczy ujemną kwotę ulgi, zwiększając tym samym podstawę opodatkowania.

<center>[[image:intnet_klucz.jpg|650px]]</center> 

3. '''Naliczanie ulgi "Duża Rodzina" oraz "Pracujący Emeryt"'''

Ulgi te są uwzględniane w sposób analogiczny jak ulga dla 26-latka.

4. '''Ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek'''.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest ograniczana do wysokości zaliczki na podatek, ale w wysokości obliczonej wg zasad obowiązujących na dzień 31.12.2021.

W Int NET Center tworzymy Nowy Rok 2022 i ustawiamy nowe, właściwe dla tego roku parametry, zarówno dla płac jak i zleceń.

'''Uwaga!'''' należy pamiętać o wyzerowaniu składki zdrowotnej odliczonej, której w 2022 już nie odlicza się.

PODSUMOWANIE
Aby naliczyć wynagrodzenie według założeń Polskiego Ładu konieczne jest:
* posiadanie aktualnej wersji programu płacowego
* ustawienie wartości w programie konfiguracyjnym Int NET Center (progi podatkowe i składki ZUS) na 2022 rok
* ustawienie w programie płacowym Aktywnego Roku na 2022
* wywołanie funkcji „Zmień koszty uzyskania”; z Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy -> „Zmień koszty uzyskania”. Chociaż koszty uzyskania w 2022 roku nie ulegają zmianie, należy wykonać tę funkcję, bo oprócz zmiany kosztów ulegają zmianie również inne parametry ( np. kwota wolna).
* ustawienie odpowiednich opcji na trzeciej zakładce pracownika.

'''ROZBICIE PANELU HIPOTETYCZNE'''

Panel '''Hipotetyczna''' został rozdzielony na dwa panele:

- '''Hipotetyczna''' – wstępna zaliczka na podatek obliczona przy założeniu, że nie są uwzględnione ulgi podatkowe: dla '''26 latków''', dla '''Pracującego Emeryta''' oraz '''Duża Rodzin'''. Koszty uzyskania, ulga podatkowa, progi podatkowe są zastosowane wg stanu na 31.12.2021

- Zaliczka wg 2021 – zaliczka na podatek obliczona zgodnie z zasadami obowiązującym na dzień 31.12.2021

'''Przykłady:'''

I. Pracownik '''bez żadnych dodatkowych ulg podatkowych'''

Płaca zasadnicza = 6.400

Zasiłek macierzyński = 2.000

<center>[[image:dodatkowe_panele_2.jpg|750px]]</center> 

<center>[[image:dodatkowe_ekr1.jpg|650px]]</center> 

'''Wartości w kolumnie Hipotetyczna'''

'''F''' (Razem do PPD) = suma wszystkich składników wynagrodzenia i zasiłków - '''V''' (razem składki pracownika)- '''D''' (koszty uzyskania)

'''G''' (wstępna zaliczka na podatek) = (F x %podatku) – E (kwota wolna)

'''Wartości w kolumnie Zaliczka wg 2021'''

'''K''' (Razem do podatku) = suma wszystkich składników wynagrodzenia podlegających opodatkowaniu i zasiłków - T (składki na ubezpieczenie społ. do odliczenia od dochodu)- I (koszty uzyskania)

'''L''' (wstępna zaliczka na podatek) = (K x %podatku) – J (kwota wolna)

'''M''' ((składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczona od zaliczki na podatek) = U (podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne) x 7,75%

'''O''' (zaliczka na podatek) = L – M

'''Wartości w standardowej kolumnie'''

'''R''' – składka na ubezpieczenie zdrowotna pobrana

R = U (x 9%) - jeśli tak obliczona składka '''>''' od kwoty G to R jest ograniczona do kwoty G

'''Zaliczka na podatek (S) oraz „zaliczka odroczona” (P)'''

Ewentualna zaliczka „odroczona” naliczana jest, jeśli suma wynagrodzeń i zasiłków wypłaconych w danym miesiącu (dalej Y), nie przekroczy określonej przepisami granicy (obecnie 12.800zł). Odrębnie

rozpatrywane są wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę oraz wynagrodzenia z tytułu umów-zleceń.

Dla obliczenia kwoty '''S''' (zaliczka na podatek) wykonywane są następujące działania:

1) zaokrąglona do pełnych złotych kwota N (wstępna zaliczka na podatek) porównywana jest z kwotą O (zaliczka wg 2021) i:

a) jeśli kwota N '''>''' O wówczas: S=O oraz P( zaliczka odroczona) =N-O

b) jeśli kwota N '''<''' O wówczas:

* I) sumowana jest kwota P z wszystkich wcześniejszych zapisów płacowych (dalej oznaczona literą '''W''')

* II) określamy, ile możemy „oddać” z kwoty odroczonych wcześniej zaliczek (dalej ozn. lit. '''X''')
(1) X = mniejsza z kwot (O-N) i W

* III) zaliczka na podatek '''S''' = S + X

* IV) zaliczka odroczona '''P''' = -X

2) Jeśli dla kolejnej listy płac, suma wynagrodzeń i zasiłków wypłaconych w danym miesiącu ('''Y''') przekroczy określoną przepisami granicę (obecnie '''12.800''' zł), wówczas sumowana jest kwota

''P''' (zaliczka odroczona) z pozostałych zapisów płacowych wypłaconych w rozliczanym miesiącu (dalej '''Z'''):

a) P (zaliczka odroczona) = - Z

b) S (zaliczka na podatek) = N + Z

II. Pracownik korzystający z ''''ulgi podatkowej dla 26 latków – tylko płaca zasadnicza'''
Płaca zasadnicza = 3.0000

zapisów płacowych wypłaconych w rozliczanym miesiącu (dalej Z):

a) P = - Z

b) S = N + Z

II. Pracownik korzystający z '''ulgi podatkowej dla 26 latków – tylko płaca zasadnicza'''

Płaca zasadnicza = 3.000

<center>[[image:dodatkowe_panele_4.jpg|650px]]</center> 

<center>[[image:dodatkowe_ekr_3.jpg|750px]]</center> 

Wartości w kolumnie '''Hipotetyczna>'''

'''F''' = suma wszystkich składników wynagrodzenia i zasiłków - V (razem składki pracownika)- D (koszty uzyskania)

'''G''' (wstępna zaliczka na podatek) = (F x %podatku) – E (kwota wolna)

Wartości w kolumnie '''Zaliczka wg 2021'''

'''K''' (razem do podatku) = suma wszystkich składników wynagrodzenia podlegających opodatkowaniu i zasiłków - T (składka na ubezp. społ. do odliczenia od podatku)- I (koszty uzyskania)

'''L''' (wstępna zaliczka na podatek) = (K x %podatku) – J zwolnienie od podatku dla 26latków więc L=0

'''M''' (składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczona) = U x 7,75% (składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczona od zaliczki na podatek) – naliczana od składników, które są opodatkowane; przy uldze dla 26 latków składniki wynagrodzenia nie są

opodatkowane – są zwolnione z podatku

'''O''' (zaliczka na podatek) = L – M

'''Wartości w standardowej kolumnie'''

'''R''' – składka na ubezpieczenie zdrowotna pobrana

'''R''' = U x 9% - jeśli tak obliczona składka > kwoty G to R jest ograniczona do kwoty G

Zaliczka na podatek (S) oraz „zaliczka odroczona” (P)

Stosowane są zasady określone w przykładzie I

III. Pracownik korzystający z '''ulgi podatkowej dla 26 latków – płaca zasadnicza + zasiłek ZUS'''

Płaca zasadnicza = 3.000

Zasiłek macierzyński = 1.2000

<center>[[image:dodatkowe_panele_6a.jpg|750px]]</center> 

<center>[[image:dodatkowe_ekr_5.jpg|750px]]</center> 

Wartości w kolumnie '''Hipotetyczna'''

'''F''' = suma wszystkich składników wynagrodzenia i zasiłków - V - D
'''G''' = (F x %podatku) – E

Wartości w kolumnie '''Zaliczka wg 2021'''

'''K''' = suma wszystkich składników wynagrodzenia podlegających opodatkowaniu i zasiłków - T- I

Dla 26latków będzie to suma zasiłków, bo wynagrodzenie jest wolne od podatku

'''L''' = (K x %podatku) – J '''zwolnienie od podatku dla 26latków więc L=0'''

'''M''' = U x 7,75% (składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczona od zaliczki na podatek) – naliczana od składników, które są opodatkowane; przy uldze dla 26 latków składniki wynagrodzenia nie są
opodatkowane – są zwolnione z podatku

O = L – M

Wartości w '''standardowej kolumnie''':

'''R''' – składka na ubezpieczenie zdrowotna pobrana
'''R''' = U x 9% - jeśli tak obliczona składka '''>''' kwoty G to R jest ograniczona do kwoty G

Zaliczka na podatek ('''S''') oraz „zaliczka odroczona” ('''P''')

Stosowane są zasady określone w przykładzie I.

'''REZYGNACJA Z PRZESUNIĘCIA ZALICZKI NA PODATEK'''

1. w czasie rejestracji nowego pracownika/zleceniobiorcy '''młodszego niż 26 lat''', dla którego użytkownik nie określił (włączył lub wyłączył przełącznik) czy korzysta ze zwolnienia podatkowego dla 26
latków, system zada pytanie:

<center>[[image:2wlaczenie_zw_pod.jpg|850px]]</center> 

i w zależności od odpowiedzi włączy lub wyłączy korzystanie z tej ulgi.

Jeśli przed zapisaniem danych o nowej osobie użytkownik samodzielnie ustawi przełącznik decydujący o stosowaniu ulgi, pytanie to nie pojawi się.

Zapisy ze zleceń z poprzednich lat należy ZAMKNĄĆ, w przeciwnym wypadku zostaną przeliczone w czasie edycji wg aktualnie obowiązujących zasad.

2. do wydruku odcinków płacowych została dodana informacja o kwocie "odroczonej zaliczki na podatek ". Aby było to widoczne, konieczna jest zmiana szablonów i późniejsza ich podmiana u

klientów - analogicznie jak miało to miejsce przy wprowadzaniu PPK.

3. Do kartoteki pracownika zostało dodane pole "Rezygnacja z przesunięcia zaliczki - zlecenia".

<center>[[image:.jpg|650px]]</center> 

Rezygnację z przesunięcia zaliczki można/trzeba? będzie zaznaczyć niezależnie dla płac i dla zleceń.

UWAGA: system nie weryfikuje komu można włączyć tę rezygnację - decyduje o tym użytkownik. Zresztą podejrzewam, że wkrótce będzie można włączyć u wszystkich, którzy będą chcieli. Obecnie, wg obecnych przepisów, nie można włączać u tych pracowników, dla których odliczamy kwotę wolną od podatku (ci, którzy złożyli PIT-2)

Inicjalizacja nowego roku

2022-01-04T13:30:31Z

Es:

'''Przed wykonaniem kolejnych operacji należy wykonać PEŁNĄ KOPIĘ DANYCH !'''
W większości firm kopia wykonuje się automatycznie w nocy.

następnie w systemie należy wykonać następujące operacje:

1. Uruchomić program '''IntNetCenter,''' wejść w '''Systemowe - Kalendarz systemowy''' i ustawić (zweryfikować ustawienia) dni świateczne i wolne od pracy''' 
W końcu roku 2015 do programu '''IntNetCenter''', w '''Konfiguracji systemu PL - Kadry i płace'''' ->
'''Ogólne''' -> '''Progi podatkowe, składki ZUS''' dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji płac na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zapisu płacowego z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.
To nowe pole jest widoczne w programie '''IntNetCenter''' w wersji nie starszej niż 17.03.2015.

Akceptacji trzeba też dokonać dla zleceń: wejść w '''Konfigurację systemu PL - Kadry i płace'''' -> '''Parametry kartotek''' -> '''Parametry kartoteki Zleceń'''. Dodaliśmy pole (zaznaczone na czerwono), które użytkownik świadomie włącza, przez zaznaczenie "fistaszka", co jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez niego ustawień i konfiguracji zleceń na dany rok. Prośba zatem o sprawdzenie wszystkich ustawień i ich zaakceptowanie.
Bez tego użytkownik nie wprowadzi zlecenia z datą wypłaty na kolejny Nowy Rok.

'''2. przygotować Kalendarze Pracy na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2022''' 
* kalendarz na nowy rok musi mieć '''TAKI SAM SYMBOL''' jak kalendarz w roku poprzednim
* ustawić Rok Aktywny na '''2021'''
* w kartotece '''Kalendarzy Pracy''' z poziomu menu podręcznego wywołać funkcję "'''Twórz kalendarz na następny rok'''" - po zdefiniowaniu kalendarza (opisaniu dni wolnych od pracy (soboty) jako '''D''' i świątecznych (niedziele, święta) jako '''N''' i określeniu liczby godzin dni roboczych) zostanie on utworzony w kolejnym roku '''2022'''. Tę samą operację należy przeprowadzić we wszystkich kalendarzach z roku '''2021'''.

'''3. utworzyć karty frekwencji na nowy rok''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2022''' 
* ustawić aktywny rok '''2021'''
* uzupełnić zapisy w '''Kartotece Frekwencji'''
* '''zamknąć WSZYSTKIE''' zapisy w '''Kartotece Frekwencji''' dla roku '''2021'''
* w [[Filtry|filtrze]] '''Kartoteki Frekwencji''' wyfiltrować zapisy z '''miesiąca 12'''
* z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) Kartoteki Frekwencji wywołać funkcję "'''Inicjalizacja nowego roku'''";

Wykonanie funkcji spowoduje:
* przeniesienie do kartoteki pracowników informacji o niewykorzystanym urlopie – do pola urlop zaległy
* określenie wymiaru urlopu dostępnego dla pracownika w roku 2022
* utworzenie kart obecności (w Kartotece Frekwencji) kart na styczeń 2022

Inicjalizacja powoduje również zerowanie sumy, powyżej której nie nalicza się składek (emeryt. i rentowych) na ZUS oraz zeruje zwolnienia podatkowe.

'''4. zmiana parametrów konfiguracji (podatki, ZUS)''' 
[[image:info.png]] Przykład dla roku '''2022''' 
* uruchomić program [[IntNetCenter]]
'''W zależności od wersji programu IntNETCenter oraz pliku xml:'''

* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2021'''
* wybrać opcję Stworzenia Nowego Roku i ustawić odpowiednie lata (wybierz rok, z którego mają być pobrane dane ('''2021''') / wybierz rok, dla którego chcesz ustawić konfigurację ('''2022'''))
'''lub'''
* w Parametrach kartotek ustawić Aktywny Rok na '''2022'''
* wprowadzić nowe wartości parametrów, które uległy zmianie - np. sposób zaokrąglania, ewent. procenty składek, kwotę ograniczenia podstawy składki na ubezpieczenia społeczne itd. - należy pamiętać, aby wprowadzić w konfiguracji roku '''2022''' zarówno koszty uzyskania obowiązujące w '''2022''' roku oraz w roku poprzednim.
* zweryfikować poprawność ustawień pozostałych parametrów konfiguracji dotyczących kartoteki płac oraz kartoteki umów-zleceń.

'''Następnie:'''
* uruchomić system Kadrowo-Płacowy
* ustawić Aktywny Rok na '''2022'''
* wywołać funkcję „'''Zmień koszty uzyskania'''”; z '''Kartoteki Pracowników -> inne operacje (prawy klawisz myszy [[image:Mouse right.gif]])-> „Zmień koszty uzyskania'''”

Wywołanie tej funkcji spowoduje:
* zmianę w Kartach Pracowników kosztów uzyskania oraz kwoty wolnej
* usunięcie informacji o ewentualnym zwolnieniu podatkowym
* usunięcie z Karty Pracownika informacji dotyczących poprzedniego zakładu pracy

<big>UWAGA !!!</big>
# w każdej chwili można wrócić do zapisów z lat ubiegłych ustawiając właściwy Rok Aktywny 
# '''nie należy wywoływać funkcji „Przelicz urlop” dla poprzednich lat '''
# naliczając zaliczkę na podatek oraz składki ZUS system uwzględnia DATĘ WYPŁATY określoną na zapisie płacowym. Tak więc zapis wprowadzony w miesiącu 12 roku 2021 z datą wypłaty określoną jako 01/2022 zostanie obliczony przy wykorzystaniu parametrów (procenty składek, zaliczki na podatek itd.) określonej w konfiguracji dla roku '''2022'''.

[[Kategoria: Motława]]
[[Kategoria: Płace]]

Jednolite pliki kontrolne

2021-08-26T08:57:06Z

Es:

{{PracaWre}}

'''JPK - konfiguracja Motławy, przygotowanie pliku i wysyłka''':

Opcja JPK (Jednolity Plik kontrolny) dostępna jest w module Księgowość, finanse.
Na samym dole jest sekcja Jednolite Pliki Kontrolne.
Do przygotowania pliku, '''zarówno osoba z typem konta Użytkownika aplikacji jak i z typem konta Administratora''', musi mieć dodane w Int NET Center uprawnienie, które musi być '''ustawione na Tak''' (uprawnienie jest widoczne poniżej):

<center>[[image:JPK_uprawnienie.jpg|820px]]</center> 

Jeżeli dana osoba ma powyższe uprawnienie, to kliknięciu na opcję '''Jednolite Pliki Kontrolne''', pojawi się okno z listą dostępnych do generowania plików.

'''Od stycznia 2018 roku właściwym plikiem jest: JPK_VAT3'''

<center>[[image:Wybor_JPK_VAT3.jpg|640px]]</center> 

Zbieranie danych z Motławy, potrzebnych do generowania JPK, opiera się na Rejestrach VAT i ustawionym na 1 kluczu, widocznym na poniższym zrzucie ekranu:

<center>[[image:JPK_z_def_VAT7.jpg|640px]]</center> 

Do ustawienia Rejestrów VAT służy opcja dostępna w module '''Księgowość, finanse -> eDeklaracje -> Definicje VAT-7''', co pokazuje poniższy zrzut ekranu.

Aktualnie obowiązującą deklaracją '''VAT-7 jest wersja nr 17''', zaznaczona na żółto na poniższym zrzucie ekranu.

Po wybraniu tej opcji otwiera się okno do edycji. W odpowiednich polach (na stronie 1 i 2), które odpowiadają polom na deklaracji VAT-7, przypisujemy właściwe Rejestry VAT. Po prawej stronie u góry (zarówno na stronie 1 i 2) użytkownik ma możliwość przypisanie stawek VAT, które nie mają być ujęte na deklaracji VAT, czyli mają być z niej wyłączone. Na stronie 1 wyłączamy stawki VAT dla sprzedaży, a na stronie 2 dla zakupów.

<center>[[image:Definicje_VAT7.jpg|860px]]</center> 

Po zdefiniowaniu Rejestrów VAT, możemy przystąpić do tworzenia JPK.
Po wybraniu opcji '''JPK_VAT3''', pojawi się kolejne okno z dwiema możliwościami do wyboru.
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany miesiąc''' (domyślnie podpowiada się miesiąc poprzedzający, który aktualnie jest ustawiony w dacie systemowej na komputerze)
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany okres''' (może to być dowolny okres, ograniczony datami rozpoczęcia i zakończenia)

Dla opcji 1, pojawi się okno z wyborem miesiąca:

<center>[[image:Za_miesiac.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_miesiac1.jpg|640px]]</center> 

Dla opcji 2. pojawi się okno z kalendarzem, do ustawienia dat początku i zakończenia okresu.

<center>[[image:Za_okres.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres1.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres2.jpg|640px]]</center> 

Dalej pojawia się następne okno w trzema opcjami do wyboru.

Każdorazowe wygenerowanie pliku wymaga '''wprowadzenia przez użytkownika kolejnego numeru deklaracji'''.

<center>[[image:Generowanie_XML.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Nr)deklaracji.jpg|640px]]</center> 

# '''Wygenerowanie pliku XML''' - wg tej opcji tworzymy plik XML, który możemy zapisać w dowolnie wybranym przez nas miejscu na dysku.
# '''Weryfikacja danych sprzedażowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych sprzedaży; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce (poniższy zrzut ekranu); użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji sprzedaży; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT-7; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.
# '''Weryfikacja danych zakupowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych zakupu; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce; użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji zakupu i kwot; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.

<center>[[image:JPK_Kolumny.jpg|1020px]]</center> 

Po weryfikacji danych, plik wysyłamy przy pomocy dedykowanej aplikacji MF.

Aplikację możemy pobrać pod linkiem:

http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny

MF wymaga od nas '''podania adresu mailowego''', który posłuży do wymiany korespondencji pomiędzy MF a naszą firmą.

Adres mailowy wpisujemy w Int NET Center do klucza (podany jest poniżej):

<center>[[image:JPK_email1.jpg|820px]]</center> 

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: FK]]
[[Kategoria: Motława]]

Jednolite pliki kontrolne

2021-08-26T08:51:22Z

Es:

{{PracaWre}}

'''JPK - konfiguracja Motławy, przygotowanie pliku i wysyłka''':

Opcja JPK (Jednolity Plik kontrolny) dostępna jest w module Księgowość, finanse.
Na samym dole jest sekcja Jednolite Pliki Kontrolne.
Do przygotowania pliku, '''zarówno osoba z typem konta Użytkownika aplikacji jak i z typem konta Administratora''', musi mieć dodane w Int NET Center uprawnienie, które musi być '''ustawione na Tak''' (uprawnienie jest widoczne poniżej):

<center>[[image:JPK_uprawnienie.jpg|820px]]</center> 

Jeżeli dana osoba ma powyższe uprawnienie, to kliknięciu na opcję '''Jednolite Pliki Kontrolne''', pojawi się okno z listą dostępnych do generowania plików.

'''Od stycznia 2018 roku właściwym plikiem jest: JPK_VAT3'''

<center>[[image:Wybor_JPK_VAT3.jpg|640px]]</center> 

Zbieranie danych z Motławy, potrzebnych do generowania JPK, opiera się na Rejestrach VAT i ustawionym na 1 kluczu, widocznym na poniższym zrzucie ekranu:

<center>[[image:JPK_z_def_VAT7.jpg|640px]]</center> 

Do ustawienia Rejestrów VAT służy opcja dostępna w module '''Księgowość, finanse -> eDeklaracje -> Definicje VAT-7''', co pokazuje poniższy zrzut ekranu.

Aktualnie obowiązującą deklaracją '''VAT-7 jest wersja nr 17''', zaznaczona na żółto na poniższym zrzucie ekranu.

Po wybraniu tej opcji otwiera się okno do edycji. W odpowiednich polach (na stronie 1 i 2), które odpowiadają polom na deklaracji VAT-7, przypisujemy właściwe Rejestry VAT. Po prawej stronie u góry (zarówno na stronie 1 i 2) użytkownik ma możliwość przypisanie stawek VAT, które nie mają być ujęte na deklaracji VAT, czyli mają być z niej wyłączone. Na stronie 1 wyłączamy stawki VAT dla sprzedaży, a na stronie 2 dla zakupów.

<center>[[image:Definicje_VAT7.jpg|860px]]</center> 

Po zdefiniowaniu Rejestrów VAT, możemy przystąpić do tworzenia JPK.
Po wybraniu opcji '''JPK_VAT3''', pojawi się kolejne okno z dwiema możliwościami do wyboru.
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany miesiąc''' (domyślnie podpowiada się miesiąc poprzedzający, który aktualnie jest ustawiony w dacie systemowej na komputerze)
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany okres''' (może to być dowolny okres, ograniczony datami rozpoczęcia i zakończenia)

Dla opcji 1, pojawi się okno z wyborem miesiąca:

<center>[[image:Za_miesiac.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_miesiac1.jpg|640px]]</center> 

Dla opcji 2. pojawi się okno z kalendarzem, do ustawienia dat początku i zakończenia okresu.

<center>[[image:Za_okres.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres1.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres2.jpg|640px]]</center> 

Dalej pojawia się następne okno w trzema opcjami do wyboru.

Każdorazowe wygenerowanie pliku wymaga '''wprowadzenia przez użytkownika kolejnego numeru deklaracji'''.

<center>[[image:Generowanie_XML.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Nr)deklaracji.jpg|640px]]</center> 

# '''Wygenerowanie pliku XML''' - wg tej opcji tworzymy plik XML, który możemy zapisać w dowolnie wybranym przez nas miejscu na dysku.
# '''Weryfikacja danych sprzedażowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych sprzedaży; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce (poniższy zrzut ekranu); użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji sprzedaży; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT-7; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.
# '''Weryfikacja danych zakupowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych zakupu; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce; użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji zakupu i kwot; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.

<center>[[image:JPK_Kolumny.jpg|1020px]]</center> 

Po weryfikacji danych, plik wysyłamy przy pomocy dedykowanej aplikacji MF.

Aplikację możemy pobrać pod linkiem:

http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny

MF wymaga od nas '''podania adresu mailowego''', który posłuży do wymiany korespondencji pomiędzy MF a naszą firmą.

Adres mailowy wpisujemy w Int NET Center do klucza (podany jest poniżej):

<center>[[image:JPK_email2.jpg|820px]]</center> 

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: FK]]
[[Kategoria: Motława]]

Jednolite pliki kontrolne

2021-08-26T08:36:22Z

Es:

Jednolite pliki kontrolne

2021-08-26T08:18:51Z

Es:

{{PracaWre}}

'''JPK - konfiguracja Motławy, przygotowanie pliku i wysyłka''':

Opcja JPK (Jednolity Plik kontrolny) dostępna jest w module Księgowość, finanse.
Na samym dole jest sekcja Jednolite Pliki Kontrolne.
Do przygotowania pliku, '''zarówno osoba z typem konta Użytkownika aplikacji jak i z typem konta Administratora''', musi mieć dodane w Int NET Center uprawnienie, które musi być '''ustawione na Tak''' (uprawnienie jest widoczne poniżej):

<center>[[image:JPK_uprawnienie.jpg|820px]]</center> 

Jeżeli dana osoba ma powyższe uprawnienie, to kliknięciu na opcję '''Jednolite Pliki Kontrolne''', pojawi się okno z listą dostępnych do generowania plików.

'''Od stycznia 2018 roku właściwym plikiem jest: JPK_VAT3'''

<center>[[image:Wybor_JPK_VAT3.jpg|640px]]</center> 

Zbieranie danych z Motławy, potrzebnych do generowania JPK, opiera się na Rejestrach VAT i ustawionym na 1 kluczu, widocznym na poniższym zrzucie ekranu:

<center>[[image:JPK_z_def_VAT7.jpg|640px]]</center> 

Do ustawienia Rejestrów VAT służy opcja dostępna w module '''Księgowość, finanse -> eDeklaracje -> Definicje VAT-7''', co pokazuje poniższy zrzut ekranu.

Aktualnie obowiązującą deklaracją '''VAT-7 jest wersja nr 17''', zaznaczona na żółto na poniższym zrzucie ekranu.

Po wybraniu tej opcji otwiera się okno do edycji. W odpowiednich polach (na stronie 1 i 2), które odpowiadają polom na deklaracji VAT-7, przypisujemy właściwe Rejestry VAT. Po prawej stronie u góry (zarówno na stronie 1 i 2) użytkownik ma możliwość przypisanie stawek VAT, które nie mają być ujęte na deklaracji VAT, czyli mają być z niej wyłączone. Na stronie 1 wyłączamy stawki VAT dla sprzedaży, a na stronie 2 dla zakupów.

<center>[[image:Definicje_VAT7.jpg|860px]]</center> 

Po zdefiniowaniu Rejestrów VAT, możemy przystąpić do tworzenia JPK.
Po wybraniu opcji '''JPK_VAT3''', pojawi się kolejne okno z dwiema możliwościami do wyboru.
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany miesiąc''' (domyślnie podpowiada się miesiąc poprzedzający, który aktualnie jest ustawiony w dacie systemowej na komputerze)
# przygotowanie pliku JPK '''za wskazany okres''' (może to być dowolny okres, ograniczony datami rozpoczęcia i zakończenia)

Dla opcji 1, pojawi się okno z wyborem miesiąca:

<center>[[image:Za_miesiac.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_miesiac1.jpg|640px]]</center> 

Dla opcji 2. pojawi się okno z kalendarzem, do ustawienia dat początku i zakończenia okresu.

<center>[[image:Za_okres.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres1.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Za_okres2.jpg|640px]]</center> 

Dalej pojawia się następne okno w trzema opcjami do wyboru.

Każdorazowe wygenerowanie pliku wymaga '''wprowadzenia przez użytkownika kolejnego numeru deklaracji'''.

<center>[[image:Generowanie_XML.jpg|640px]]</center> 

<center>[[image:Nr)deklaracji.jpg|640px]]</center> 

# '''Wygenerowanie pliku XML''' - wg tej opcji tworzymy plik XML, który możemy zapisać w dowolnie wybranym przez nas miejscu na dysku.
# '''Weryfikacja danych sprzedażowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych sprzedaży; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce (poniższy zrzut ekranu); użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji sprzedaży; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT-7; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.
# '''Weryfikacja danych zakupowych''' - opcja druga służy do sprawdzania danych zakupu; otwiera się plik w specjalnej przeglądarce; użytkownik może sprawdzić w odpowiednich kolumnach poprawność danych wpisanych do systemu operacji zakupu i kwot; numery kolumn K1, K2, K3 itd. odpowiadają odpowiednim polom na deklaracji VAT; jeżeli zauważy błąd, to trzeba go poprawić w operacji i ponownie wygenerować plik JPK.

<center>[[image:JPK_Kolumny.jpg|1020px]]</center> 

Po weryfikacji danych, plik wysyłamy przy pomocy dedykowanej aplikacji MF.

Aplikację możemy pobrać pod linkiem:

http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny

MF wymaga od nas '''podania adresu mailowego''', który posłuży do wymiany korespondencji pomiędzy MF a naszą firmą.

Adres mailowy wpisujemy w Int NET Center do klucza (podany jest poniżej):

<center>[[image:JPK_email2.jpg|820px]]</center> 

[[Kategoria: HT]]
[[Kategoria: FK]]
[[Kategoria: Motława]]

Plik:JPK email1.jpg

2021-08-26T08:14:03Z

Es:

Jednolite pliki kontrolne

2021-08-26T08:02:07Z

Es:

Plik:JPK email.jpg

2021-08-26T07:53:31Z