Tekst źródłowy strony Manual HT: Kartoteka kontrahentów

{{PracaWre}}
= '''Kartoteki - wprowadzanie danych''' =
W punkcie tym przedstawiony zostanie szczegółowy opis występujących w systemie kartotek. Dwie z nich kartoteka Kontrahentów i Towarów zostały już wstępnie omówione w rozdziale pierwsze kroki. Oprócz nich w niniejszym rozdziale omówione zostaną kartoteki związane z ewidencją rozliczeń finansowych – Kasy, Banki i Rozrachunki oraz podstawowa baza dokumentów źródłowych – kartoteka Operacji.<br>
== Kartoteka kontrahentów ==
System [[Motława]] dla identyfikacji kontrahentów posługuje się kilkoma kryteriami. W przypadku ewidencji dokumentów źródłowych oraz rozliczeń podstawowymi elementami wyszukiwania kontrahenta są jego symbol, nazwa lub identyfikator NIP. W przypadku opcji związanych z częścią finansowo-księgową podstawowe znaczenie ma oczywiście konto księgowe przypisane do kontrahenta.<br>

Podstawowym momentem modyfikacji danych kontrahenta lub wprowadzaniem nowych kart jest oczywiście rejestracja dokumentów źródłowych – sprzedaż, zakup, rozliczenia z kontrahentem. W trakcie wykonywania operacji związanych z rejestracją dokumentów praktycznie w każdym przypadku niezbędne jest określenie danych kontrahenta poprzez uzupełnienie listy kontrahentów lub wybór pozycji z aktualnej kartoteki.<br>

'''Wywołanie kartoteki kontrahentów'''

Po wywołaniu opcji '''Kartoteki''', '''Teczka kontrahentów''' system automatycznie wywołuje ostatnio prezentowaną kartotekę. W przypadku pierwszego wywołania kartoteki dla nowego użytkownika systemu wyświetlony zostaje filtr umożliwiający określenie domyślnego zakresu prezentacji danych.
Inicjalny filtr dla kartoteki kontrahentów został przedstawiony na rysunku 61. Możliwości ustawień zakresu dla przeglądania danych kontrahentów podlegają standardowym ustawieniom dla filtracji danych. W zależności od typu pól po których ma się odbywać filtracja możliwe jest określenie zakresu parametrów, wskazanie konkretnego parametru np. kontrahenci z Gdyni lub listy warunków które powinni spełniać kontrahenci np. Odbiorcy z miast których nazwa zaczyna się od liter Gd.<br>

<center>[[image:HT-kart_kontr_filtry.jpg|640px]]</center><br>
<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahentów - filtr '''</center><br>

<font color=red>Kolorem czerwonym oznaczeni są kontrahenci posiadający blokadę sprzedaży</font>

Po zatwierdzeniu warunków filtracji pojawia się okno kartoteki kontrahentów. Porządek sortowania możliwy jest do określenia poprzez wskazanie kolumny aktywnej (kliknięcie na jej nagłówku) lub wywołanie opcji zaawansowanego sortowania (Ctrl + F5).<br>

'''Obsługa kartoteki, pola karty kontrahenta'''

Obsługa kartoteki kontrahentów nie odbiega niczym od obsługi standardowej kartoteki. Z poziomu Menu Podręcznego dostępne są wszystkie typowe opcje. Rozszerzeniem możliwości jest rejestracja Rabatów kontrahenta oraz jego Rachunków bankowych. Opcje te umożliwiają wprowadzenie matrycy rabatów aktywnej dla konkretnego kontrahenta lub określenie jego rachunków bankowych. Obsługa tych opcji nie różni się niczym od obsługi słowników opisanych już wcześniej. Jedyną różnicą jest ograniczenie wyświetlanych pozycji słowników – w przypadku odwołania do słowników z poziomu karty kontrahenta zostają wyświetlone wyłącznie wpisy dotyczące wybranej karty.<br>

Wprowadzanie nowej karty kontrahenta lub edycja istniejących danych podzielona została na kilka zakładek. Poniżej na kolejnych rysunkach przedstawione zostały kolejne zakładki umożliwiające edycję danych na karcie kontrahenta.<br>

=== Dane ogólne ===
{{Zaktualizować}}
<center>[[image:HT-kart_kontr_ogolne.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, dane ogólne'''</center><br>

'''Nazwa, symbol'''

Podstawowe elementy identyfikacji kontrahenta z punktu widzenia dokumentu źródłowego. Doradzamy stosowanie symboli pochodnych od nazwy np. symbol dla firmy „Przedsiębiorstwo Handlowo - Usługowe IKAR” mógłby brzmieć IKAR lub PHU IKAR. Należy pamiętać o ograniczeniu do 10 znaków. Nadawanie identyfikatorów liczbowych np. 0090 bez opracowanych dokładnych zasad symboliki może bardzo szybko skończyć się niemożnością odszukania kontrahenta w bazie.<br>

Na nazwę kontrahenta przeznaczone jest pole o długości 250 znaków co powinno w zupełności wystarczyć do określenia dowolnej nazwy kontrahenta. <br>

'''Numer NIP'''

Numer NIP musi być wypełniony w przypadku, gdy kontrahent jest podatnikiem Vat. Numer wprowadzamy bez myślników. Podczas wyświetlania NIP lub drukowania, program zakłada standardowy podział XXX-XXX-XX-XX (kod podziału 3322 - trzy cyfry + trzy cyfry + dwie cyfry + dwie cyfry). Jeżeli kontrahent charakteryzuje się innym podziałem, należy w polu numer NIP wywołać listę dostępnych podziałów i wprowadzić inny kod podziału. Pole to jest dostępne także na kolejnej zakładce.<br>

'''Forma prawna'''

Możliwość określenia formy prawnej dla kontrahenta. Pole to nie podlega wprost edycji – możliwe elementy określające formę prawną zostały udostępnione w postaci listy.<br>

'''Adres'''

Adres kontrahenta jest rozbity na kilka pól takich jak: ulica, miasto, kod pocztowy. Pole miasto jest dostępne jako pozycja słownika miast. Ograniczenie możliwości wprowadzania skutkuje zapewnieniem poprawności wpisywania zawartości tego pola a co za tym idzie pewności wykonywania późniejszych zestawień dla kontrahentów z wybranej lokalizacji.<br>

'''Typ kontrahenta'''

Kontrahent może przynależeć do jednego z pięciu typów. Podstawowe i najczęściej stosowane to dostawca i odbiorca. Typy spedytor i akwizytor wykorzystywane są w przypadku wersji z rozbudowanym obrotem towarowym i umożliwiają określenie definicji parametrów wysyłkowych  towarów oraz zaawansowanych zestawień z podziałem na osoby odpowiedzialne za wielkość obrotów handlowych. 
Ostatnim dostępnym typem jest grupa. Typ ten umożliwia utworzenie bazowej karty wiążącej kilka innych kart kontrahentów (np. sklepy jednej sieci handlowej).<br>

'''Kategoria'''

Kategoria służy do zaszeregowania kontrahenta do szczegółowej grupy. Struktura kategorii może być dowolnie rozbudowana. Dla jednego kontrahenta można określić przynależność do wielu różnych kategorii.<br>


'''Grupa'''


'''Branże'''


'''Kategorie kolumnowe'''


'''Zgłoszenia'''


'''Oferty'''

=== Identyfikacja kontrahenta ===

<center>[[image:HT-kart_kontr_kontr.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, identyfikacja'''</center><br>


'''NIP, Regon, Pesel'''

Numer NIP może być określony zarówno za pomocą tej zakładki jak i poprzedniej. Jak już wspomniano powyżej numer wprowadzamy bez myślników zaś jego podział ustawiany jest automatycznie. W przypadku wyboru błędnego podziału  należy w polu numer NIP wywołać listę dostępnych podziałów i wprowadzić inny kod podziału.<br>

Regon i pesel są wykorzystywane wyłącznie  w przypadku nie określenia NIP-u dla kontrahenta.<br>


'''Upoważnienie, data upoważnienia'''

Pola te umożliwiają wprowadzenie informacji o posiadaniu upoważnienia do wystawiania faktur Vat bez podpisu odbiorcy. W przypadku posiadania upoważnienia czasowego możliwe jest określenie terminu ważności upoważnienia. Określenia numeru upoważnienia różnego od 0 umożliwia automatyczne umieszczenie stosownej informacji na wydruku faktury VAT.<br>

'''Konta FK'''

Są to oczywiście konta identyfikujące kontrahenta w planie kont. W wariancie uproszczonym dla kontrahenta określone mogą być wyłącznie dwa konta. Pierwsze konto jest związane z operacjami dotyczącymi kontrahenta jako odbiorcy (np. sprzedaż lub zapłata za nią), drugie konto – dostawcy (zakup, koszty, spłaty zobowiązań). Wypełniając te pola można odwołać się do uprzednio zdefiniowanego planu kont lub dokonać nowego wpisu rozszerzającego dotychczasowy plan.<br>

Dla wariantu rozszerzonego możliwe jest przypisanie dowolnej liczby kont dla karty kontrahenta. W takim wypadku niezbędne jest wywołanie z poziomu zakładki opcji Konta kontrahenta. Ekran edycji umożliwiający zarządzanie kontami kontrahenta w zaawansowanej formie przedstawiony został na rysunku poniżej.<br>

<center>[[image:HT-kart_kontr_kont_fk.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, konta FK'''</center><br>

Zasada przypisania kont dla kontrahenta lub uzupełnienia planu kont w trakcie operacji edycji danych kontrahenta jest analogiczna jak w przypadku wariantu uproszczonego.<br>

=== Rozliczenia ===


'''Sposób płatności'''

To pole określa domyślny sposób płatności dla kontrahenta. Możliwe jest wyłącznie posłużenie się listą uprzednio zdefiniowanych sposobów płatności. W przypadku wyboru kontrahenta podczas rejestracji dokumentów źródłowych to właśnie ten sposób płatności jest przepisywany do dokumentu. Późniejsza zmiana sposobu rozliczenia możliwa jest bezpośrednio w trakcie edycji dokumentu.<br>

'''Klasa cenowa, Klasa rabatowa'''

Podobnie jak w przypadku określania sposobu płatności dla pól tych możliwe jest wyłącznie posłużenie się wyłącznie wcześniej zdefiniowanymi słownikami. Domyślne parametry mogą być oczywiście zmieniane bezpośrednio podczas rejestracji dokumentów.<br>

'''Rabat'''

Pole umożliwia przypisanie domyślnego rabatu w formie procentowej dla przypadku kiedy nie jest wykorzystywane przypisanie kontrahenta do grup rabatowych.<br>

<center>[[image:HT-kart_kontr_rozlicz.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, rozliczenia'''</center><br>

'''Kredyt, dni opóźnienia'''

W polach tych możliwe jest określenie trybu rozliczeń dla dokumentów z opóźnionym terminem płatności. Pole kredyt określa limit kwotowy do którego możliwe jest wystawianie dokumentów dla odbiorcy. Po przekroczeniu tego limitu możliwość rejestracji nowych dokumentów zostaje zablokowana. Ewentualne zarejestrowanie dokumentów po przekroczeniu limitu jest możliwe wyłącznie po zatwierdzeniu takiej operacji przez osobę z podwyższonym poziomem uprawnień użytkownika. Pole dni opóźnienia działa równolegle z polem kredyt i umożliwia blokadę sprzedaży po przekroczeniu przez użytkownika uzgodnionego limitu opóźnienia płatności.<br>

'''Blokada sprzedaży, uzasadnienie'''

Pola te umożliwiają całkowite zablokowanie możliwości obsługi sprzedaży dla określonego kontrahenta. Zastosowanie przełącznika blokady jest nadrzędne w stosunku do opisanych powyżej opcji związanych z limitem kredytu i czasem opóźnienia spłat. W polu uzasadnienie możliwe jest określenie dodatkowego opisu który zostanie wyświetlony w trakcie próby rejestracji dokumentu dla kontrahenta ze statusem blokady sprzedaży.<br>

'''Płatnik'''<br>

Za pomocą tego klawisza możliwe jest wywołanie listy kontrahentów i określenie płatnika dla kontrahenta. Pole to musi być określone wyłącznie w przypadku kiedy dane określone na karcie nie są zbieżne z danymi płatnika dla dokumentu.<br>

=== Pozostałe dane i uwagi ===

{{Zaktualizować}}

<center>[[image:HT-kart_kontr_inne.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, pozostałe dane i uwagi'''</center><br>

'''Uwagi na fakturach i rachunkach'''

Pole to określa domyślne uwagi umieszczane dla dokumentów wystawianych dla kontrahenta. Uwagi te zostają umieszczone na dokumencie niezależnie od uwag globalnych określonych w konfiguracji dla wszystkich wystawianych dokumentów.<br>

'''Uwagi inne''' i '''Uwagi dotyczące działalności''' 

W polach tym można wprowadzić dowolne uwagi o kontrahencie. Zawartość tych pól, po uaktywnieniu w konfiguracji systemu może pojawiać się na ekranie w momencie rejestracji dokumentu. W odróżnieniu od poprzednich uwag wpisy te nie są jednak umieszczane na wydrukach dokumentów.<br>

'''Domyślna liczba kopii dokumentów'''<br>

Pole to umożliwiają określenie domyślnej liczby kopii dla drukowanych dokumentów. Możliwe jest odrębne określenie liczby kopii dokumentów finansowych i magazynowych.<br>

'''Dokumenty finansowe'''

'''Grupa uprawnionych'''

'''Język'''
=== Spedycja - dostarczanie przesyłek ===

{{Zaktualizować}}

<center>[[image:Spedycja.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, spedycja'''</center><br>

'''Odbierający, adres'''

'''Spedycja'''

'''Akwizytorzy, magazyn akwizytora'''

'''Numer na trasie, odległość, czas dostawy''''
=== Kontakty ===

{{Zaktualizować}}

<center>[[image:Kontakty.jpg|640px]]</center><br>

<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, kontakty'''</center><br>

'''Osoby, kontakty'''

Pole te umożliwiają wywołanie list za pomocą których można zdefiniować dodatkową informację o sposobie kontaktu z kontrahentem.<br>

'''Daty kontaktu, założenia karty''' <br>

Pole te umożliwiają uproszczone śledzenie historii kontaktu z kontrahentem. Pole data założenia jest tworzone w momencie wpisu karty do bazy kontrahentów. Pole data ostatniego kontaktu jest automatycznie uaktualniane na podstawie rejestrowanych w systemie zapisów powiązanych z wybraną karta kontrahenta.<br>
=== CRM ===
{{Zaktualizować}}

<center>[[image:CRM.jpg|640px]]</center><br>
<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, CRM'''</center><br>

'''Dokumenty'''

'''Stan rozliczeń'''

'''Zdarzenia kontrahenta'''
=== Osoby ===
{{Zaktualizować}}
<center>[[image:Osoby.jpg|520px]]</center><br>
<center>'''Rysunek: Kartoteka kontrahenta, osoby'''</center><br>

=== Cechy kontrahenta ===