KsEF: Różnice pomiędzy wersjami

Wersja z 11:19, 21 sty 2026

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym). Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

INT - bieżący stan prac:

• w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
• w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
• w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz

pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

Plan na najbliższe tygodnie:

• obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
• do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
• do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
• jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie 15 listopada – 15 grudnia, obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do 20 grudnia;
• docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie 20 grudnia – 20 stycznia 2026.

Zalecenia dla użytkowników:

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero 1 kwietnia 2026. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

• uzgodnienia osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
• uzgodnienie oczekiwanego trybu wysyłki (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
• uzgodnienie trybu reakcji (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki problemów z wysyłką, bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń *) gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności. W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku przedprodukcyjnym tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF

Dla użytkowników posiadających aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji, wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

• ) Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).

Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia. Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych: 10 - Gotowy do wysyłki, 11 - Wystaw OFFLINE, 20 - XML wygenerowany, 30 - Podjęto próbę wysyłki, 200 - Przyjęte w ksef, 210 - Jest UPO, 900+ - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
• w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
• w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

INT - bieżący stan prac:

Od momentu udostępnienia (2025-11-03) Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – przeprowadziliśmy szereg testów zarówno wewnętrznych, jak i u kilku wiodących Klientów, których obowiązek wysyłki obejmuje od 2026-02-01. Dokonaliśmy korekt i rozszerzeń mechanizmu (zwłaszcza dla samofakturowania) i na ten moment mamy pełną zgodność wysyłki oraz pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF.

Plan na najbliższe tygodnie:

Kontynuujemy testy dla wybranych klientów oraz sukcesywnie instalujemy moduł KSeF u kolejnych tak, aby odbiór i wysyłka dokumentów były możliwe u wszystkich naszych klientów pod koniec stycznia.

Zalecenia dla użytkowników:

Zdajemy sobie sprawę z faktu, że dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero 1 kwietnia 2026. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

• uzgodnienia osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
• uzgodnienie oczekiwanego trybu wysyłki (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
• uzgodnienie trybu reakcji (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) w przypadku problemów z wysyłką bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności. W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA i jego zatwierdzenie przez KSEF.

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF, zachęcamy do wygenerowania w środowisku przedprodukcyjnym tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobierania danych).

UWAGA! Tokeny oraz certyfikaty wygenerowane w środowisku produkcyjnym (MCU) nie mogą być stosowane na środowisku demo (przedprodukcyjnym) i na odwrót. Dla tych środowisk należy nadawać odrębne uprawnienia i generować odrębne tokeny i certyfikaty.

Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF

Dla użytkowników posiadających aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji, wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW. Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

Instrukcja zakresu KSeF dla użytkownika Motławy

Informacje ogólne

System Motława będzie współpracował z API KSeF. Zakres integracji obejmuje wysyłkę faktur w schemacie FA(3) oraz pobieranie faktur w schemacie FA(3). Założeniem podczas rozwoju Motławy w tym zakresie było maksymalne uproszczenie czynności związanych z samą wysyłką. Wygenerowanie pliku FA(3) i jego przesłanie do KSeF odbywa się “w tle”, a użytkownik w niedługim czasie może zweryfikować poprawność wysyłki sprawdzając statusy dokumentów. Pobieranie dokumentów następuje zupełnie automatycznie, bez konieczności logowania użytkownika do Aplikacji Podatnika w celu pobrania dokumentów. Dokumenty w systemie pojawiać się będą jako dokumenty ZP NN “nieznany dokument zakupu”. Dokument będzie już wstępnie uzupełniony podstawowymi danymi z KSeF (kontrahent, daty, numer finansowy, wartości w tabeli VAT). Użytkownik będzie w stanie zmienić ten dokument w ZP FV lub ZT FV.

Wymagania wstępne

Wszystkie firmy podlegające wymaganiom wymiany faktur w KSeF - niezależnie od momentu obowiązkowego wdrożenia - powinny sprawdzić możliwość zalogowania się do systemu MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (uwaga! środowisko jest produkcyjne, to oznacza, że nie należy tam przeprowadzać testów, nadawać uprawnień losowym osobom lub wprowadzać fałszywych danych). W przypadku problemów z zalogowaniem należy zweryfikować, czy firma nie jest zobowiązana do złożenia zawiadomienia ZAW FA. Należy również potwierdzić możliwość zalogowania się do środowiska przedprodukcyjnego “demo” Aplikacji Podatnika 2.0 pod adresem: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (logowanie odbywa się na podstawie uprawnień nadanych w produkcyjnym MCU, zatem zalogują się tylko osoby rzeczywiście uprawnione do logowania w zakresie zadeklarowanego podmiotu, natomiast samo środowisko ma charakter testowy i dane tu wstawiane nie mają skutku prawnego).

Zalecamy zapoznanie się z interfejsem tych dwóch systemów, żeby mieć świadomość jakie mają możliwości. Wspomniane systemy nie są naszym produktem, dlatego poniżej znajdują się tylko skrócone instrukcje odnośnie czynności wymaganych do wdrożenia.

Wdrożenie pilotażowe

W przypadku firm, które mają obowiązek wymiany faktur w obrębie KSeF od początku lutego, na adres int@int.com.pl należy zgłosić informację o gotowości na wdrożenie “przedprodukcyjne”.

Gotowość użytkownika oznacza:

1. Wstępne rozpoznanie platform MCU i aplikacji podatnika (z linków w rozdziale “Wymagania wstępne”).

2. Posiadanie wygenerowanego tokenu KSeF z uprawnieniami do zapisu i odczytu faktur w KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego.

3. Posiadanie certyfikatów (uwierzytelniającego i offlinowego) dla użytkownika o uprawnieniach co najmniej do wystawiania i pobierania faktur. Każdy z certyfikatów ma 3 elementy:

a. klucz publiczny (plik .key)

b. klucz prywatny (plik .crt)

c. hasło klucza (wpisane przez użytkownika w momencie generowania hasła)

Instrukcje dla użytkowników

Środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF wyglądają tak samo. Przypuszczalnie środowisko produkcyjne również będzie się tak prezentowało. Dlatego też zalecamy zapoznanie się z obiema wersjami, aby w najbliższym czasie pewnie posługiwać się środowiskiem produkcyjnym.

Instrukcja generowania tokena KSeF Ta instrukcja przeznaczona jest dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

UWAGA!: Token KSeF należy rozumieć jako “dokument uwierzytelniający na okaziciela”. Każdy, kto ma taki token może wykonywać wysyłki i pobieranie faktur w kontekście powiązanego NIP-u. Nie ma dodatkowych zabezpieczeń np. podanie hasła, logowanie dwuetapowe, profil zaufany itp. Dlatego utrzymanie tokena w tajemnicy jest istotne - zwłaszcza w środowiskach produkcyjnych. Prosimy o nieprzesyłanie ich mailem.

1. Aby wygenerować token należy zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym (docelowo produkcyjnym - udostępnione zostanie 1 lutego) https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej i opisanej poniżej :

Po kliknięciu (2) w Generuj token, pojawi się okno, w którym kluczowe jest zaznaczenie uprawnienia do wystawiania (3) i przeglądania (4) faktur. W polu Nazwa Tokena (5) należy wpisać dowolną nazwę, warto jednak pamiętać, że powinna ona być adekwatna do powodu jego utworzenia. Dzięki temu w przyszłości będzie wiadome, jaki był powód wygenerowania tokena, a w przypadku jego usunięcia (świadomego lub przypadkowego) będziemy mieć pewność kogo powiadomić.

3. Środowiska KSeF działają w trybie asynchronicznym, co skutkuje pytaniem o odświeżenie danych. Pojawia się wówczas komunikat jak poniżej:

Taki objaw jest normalny, należy wówczas skorzystać z opcji Odśwież.

4. Kluczowe jest okno Generowanie tokena:

UWAGA 1 : To jest jedyne okno, w którym można zobaczyć i skopiować token. Ze względów bezpieczeństwa nie jest widoczny w żadnym innym miejscu. Jeśli więc nie zostanie skopiowany w tym momencie, to należy go usunąć i stworzyć nowy.

5. Utworzone tokeny można przeglądać:

Widok przedstawia listę wygenerowanych tokenów. Co ważne, umożliwia też “Unieważnienie” tokenu.

Instrukcja generowania certyfikatów KSeF

Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że będzie to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

Uwaga: Certyfikaty służą do potwierdzania tożsamości, dlatego należy znać miejsce ich zapisu, niepotrzebnie ich nie kopiować , nie przesyłać mailem itp.

Jak już wcześniej wspomniano, każdy certyfikat składa się z trzech elementów:

a) Klucz publiczny - plik .key - jest to klucz zapisany na serwerze KSeF. Każdy komunikat dla użytkownika KSeF szyfrowany jest przy użyciu tego klucza. Służy on wyłącznie do szyfrowania, nie ma zastosowania w przypadku odszyfrowania wiadomości.

b) Klucz prywatny - plik .crt - plik służący do odszyfrowania komunikatu (np. faktury lub prośby o wysyłkę faktury). Klucz ten znany jest wyłącznie stronie odszyfrującej (odbierającej dokumenty) i zapisany jest na serwerze Motławy w dodatkowo zaszyfrowanej formie. Służy jedynie do odszyfrowania danych zaszyfrowanych wygenerowanym “do pary” kluczem publicznym.

c) Hasło klucza prywatnego - hasło zabezpieczające klucz prywatny - w przypadku ujawnienia klucza prywatnego hasło stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Dzięki temu osoba nie znająca hasła, nie jest w stanie użyć klucza prywatnego w sposób nieautoryzowany.

Aby wygenerować certyfikat należy:

1. Zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (docelowo certyfikaty produkcyjne można wygenerować w module MCU)

2. Następnie postępować zgodnie z instrukcją, w kolejności zaznaczonej poniżej:

Podobnie jak w przypadku tokena, nazwa powinna być jednoznaczna, zrozumiała dla użytkownika, a hasło musi spełniać wymienione na stronie kryteria. Konieczna jest też bezbłędna znajomość hasła, bez niego klucz jest bezużyteczny. Po wykonaniu tych wszystkich czynności należy wcisnąć opcję Generuj.

3. Przeglądarka natychmiast pobierze na stanowisko klucz publiczny (plik .key). Należy zwrócić na to uwagę i zlokalizować, gdzie plik został pobrany. Zwykle jest to folder “Pobrane” (“Downloads”) w katalogu użytkownika (dysk lokalny).

4. W kolejnym oknie należy ustalić, jakie będzie zastosowanie generowanego klucza:

W poprzednim oknie certyfikat został nazwany “Motława-autoryzacja”. Ponieważ generujemy certyfikat do autoryzacji/uwierzytelnienia, zaznaczamy Uwierzytelnienie w systemie KSeF. Ze względu na to, że certyfikat jest ważny dwa lata, po upływie tego czasu będzie konieczność podmiany kluczy. Użyjemy wtedy pola “Certyfikat ważny od” tak, aby wygenerować i wgrać go z wyprzedzeniem, jednocześnie zachowując ciągłość pracy z KSeF. W chwili obecnej to pole nie ma znaczenia.

5. Pojawi się okno z prośbą o odświeżenie, należy kliknąć “Odśwież”

6. Generowanie certyfikatu zakończone jest takim oknem:

W tym miejscu należy skorzystać z funkcji Pobierz certyfikat. Pobrany zostanie klucz prywatny (plik .crt). Plik zabezpieczony jest wpisanym w punkcie 2 hasłem i powinien być traktowany jako tajny (nie należy przesyłać go mailem ani przechowywać zapisanego wspólnie z hasłem).

7. Analogicznie należy postąpić podczas generowania klucza offline. W tym wypadku w punkcie 4 należy wybrać “Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.

Instrukcja wstawiania poświadczeń do programu Motława

Użytkownicy systemu Motława otrzymają nowe wersje programu, umożliwiające samodzielne ustawienie poświadczeń (tokenu i certyfikatów). Okno umożliwiające konfigurację znajduje się w “Opcje => Konfiguracja KSeF”:

To okno dostępne jest wyłącznie dla użytkownika, który posiada uprawnienia “Administratora” systemu. W przypadku braku uzupełnionych danych okno wygląda tak:

Pole Link środowiskowy można (ale nie trzeba) uzupełnić linkiem bazowym środowiska, na którym chce się pracować. W tej chwili domyślnie u wszystkich klientów ustawione jest środowisko przedprodukcyjne (demo). Wraz z oficjalnym udostępnieniem środowiska produkcyjnego zostanie przesłany mail z treścią, jaką należy tam wprowadzić.

Przycisk Wstaw token KSeF służy do wklejenia zawartości tokena wygenerowanego w podrozdziale “Instrukcja generowania tokena KSeF”.

Przyciski Wstaw certyfikat służą do wstawienia do nich zawartości certyfikatów oraz hasła.

Generowanie certyfikatów KSeF zostało opisane w podrozdziale “Instrukcja generowania certyfikatów KSeF”. Proszę zauważyć, że mamy dwa certyfikaty (uwierzytelniający(autoryzacyjny) i weryfikacyjny(offline)). Każdy z certyfikatów składa się z trzech elementów (klucz prywatny, klucz publiczny i hasło do klucza). Pomylenie ich przy wprowadzaniu spowoduje odrzucenie w systemie KSeF. Okno wstawiania certyfikatu pozwala na wklejenie zawartości lub wskazanie pliku, z którego program ma pobrać zawartość. Okno wygląda tak:

Po wciśnięciu przycisku OK program dokona wstępnej zgodności semantycznej klucza. Niestety program nie jest w stanie ocenić czy klucz należy do osoby uprawnionej w KSeF i czy jest zgodny z kontekstem NIP. Okno z poprawnie uzupełnionymi danymi powinno wyglądać tak:

Należy zwrócić uwagę na opisy TAK - oznaczają one, że pole zostało uzupełnione, ale nie pokazujemy treści tych pól, ponieważ są one “tajne” i w bazie pozostają jako wartość zaszyfrowana. Każde wciśnięcie przycisku Wstaw… wykona nadpisanie danych.

Przykładowe wartości kluczy (zawartości plików).

Klucz publiczny Klucz publiczny wygenerowany przez KSeF jest w pliku .crt i jego treść wygląda przykładowo tak (proszę zwrócić uwagę na oznaczenia początku i końca certyfikatu (-----BEGIN CERTIFICATE----- oraz -----END CERTIFICATE-----). Wartość wstawiana (wklejana) do okna musi także zawierać te oznaczenia, nie można pominąć nawet jednego myślnika):

MIIC6jCCAm6gAwIBAgIIAR22d2lVfgkwDAYIKoZIzj0EAwIFADBvMQswCQYDVQQGEwJQTDEfMB0GA1UECgwWTWluaXN0ZXJzdHdvIEZpbmFuc8OzdzEnMCUGA1UECwweS3Jham93YSBBZG1pbmlzdHJhY2phIFNrYXJib3dhMRYwFAYDVQQDDA1URVNUIENDSyBLU2VGM B4XDTI1MTIwMzEwNDE0MloXDTI3MTIwMzEwNDE0MlowgYIxCzAJBgNVBAYTAlBMMRkwFwYDVQRhDBBWQVRQTC01ODMxMDE2MDI5MSUwIwYDVQQKDBxBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgSW5jLiBPMTEwLwYDVQQDDChBZW5zaXRoIEJlbmV5IFN3ZWFsZGUgKHV3aW Vyenl0ZWxuaWVuaWUpMFkwEwYHKoZIzj0CAQYIKoZIzj0DAQcDQgAED1ZO24eYCOBlmUnrI+ymfHoPJRCtVfkYZkTpPZEnGY5UruS2U/Pi7TYzprDH8LzKuVHoDFspcfDZFzLTAeOxnKOB3TCB2jAfBgNVHSMEGDAWgBQ6OoEQH6i0N97Bg2P7OYj6iaQlMjAMBgNVHRM BAf8EAjAAMA4GA1UdDwEB/wQEAwIHgDAdBgNVHQ4EFgQUyNTTq87uyDi4Hf7HuXlpv7Uz2IswSAYDVR0fBEEwPzA9oDugOYY3aHR0cHM6Ly9rc2VmLXRlc3QubWYuZ292LnBsL3NlY3VyaXR5L2NybC90ZXN0bWZrc2VmLmNybDAwBggrBgEFBQcBAwQkMCIwCwYGBACO RgEDAgEAMBMGBgQAjkYBBjAJBgcEAI5GAQYCMAwGCCqGSM49BAMCBQADaAAwZQIxAMv8YSAvwF/LzrGzulux6tf+2KhOpEQBHOF/mapnwEeRXf+C3iY2XEEIdakRG7o23gIwXrH4W2cv2Q7aGWWgDgU+l/CxHWeT7juerJBnK4hIoaUmG2fPxI3gxmxS7zqgVMAu

Klucz prywatny Klucz prywatny wygląda podobnie, jednak jest krótszy i ma inne oznaczenia początku i końca certyfikatu:

MIHzMF4GCSqGSIb3DQEFDTBRMDAGCSqGSIb3DQEFDDAjBBByGjrIcK5Er2xwBqFP4rhLAgMBhqAwCgYIKoZIhvcNAgkwHQYJYIZIAWUDBAEqBBAgwPIrKj1O+Dc07bWpbnc2BIGQCfUceRBx+I4+lDUfDjMjFO/k9WVonCdFYVGj5OvavuFG8nqJW73XQTKKtGWairOLs gcoljAduKmflEKmkqKoXbsMey8pv6HV805kM0lFBJdvI0EzYLyz9hnty4hDKfuyElgPPo4wI+EV9KyqBZyGJaXz1E7zZ/nBO/mRzFQow2T5Ez/v/gFJm2jNg0GppPMA

Hasło Hasło jest ciągiem znaków, który należy przepisać identycznie, tak jak to było wprowadzone w miejscu z poniższego obrazka:

INSTRUKCJA OBSŁUGI MOTŁAWY Z ZAKRESU PRACY Z KSEF

Ten podrozdział jest przeznaczony dla osób związanych z codzienną pracą w Motławie w zakresie wystawiania faktur oraz dla osób wyznaczonych do akceptacji faktur do wysyłki w KSeF.

Lista statusów KSeF w Motławie: Każdy z dokumentów podlegających wysyłce do KSeF przyjmuje określony status (w danej chwili dokument może mieć tylko jeden status). Statusy stanowią osobną kolumnę w widoku operacji i nie mają związku ze zwykłym statusem dokumentu. Ich celem jest możliwość określania czy dokument jest już gotowy do wysyłki i odseparowanie procesu, w którym się aktualnie znajduje. Istnieją następujące statusy KSeF:

• 0 - Niedozwolony do wysyłki - to pierwotny status dokumentu po jego utworzeniu w Motławie - takie dokumenty nie są podejmowane do wysyłania (następuje to po zmianie przez użytkownika statusu na Zaakceptowany do wysyłki) i dopóki nie zostaną wysłane nie mają skutku prawnego. Dokumenty o tym statusie mogą być jeszcze edytowane. Ich status może być zmieniony na 10.

• 10 - Gotowy do wysyłki - faktura oznaczona takim statusem oczekuje na podjęcie przez system wysyłkowy do API. Dopóki faktura ma taki status, może być cofnięta do statusu 0. Ten status jest ustawiany przez użytkownika.

• 11 - Utworzony w trybie offline. Utworzenie tego dokumentu w momencie problemów z dostępem do internetu pozwala wygenerować dokument xml oraz podstawowy wydruk bez numeru KSeF, ale z odpowiednimi kodami QR. Ten status również może być wybrany przez użytkownika.

• 20 - XML wygenerowany - mechanizm wysyłkowy podjął daną fakturę do wysyłki, faktura została przetworzona (sparsowana) na treść XML. Status nadany został automatycznie, dokument nie jest już edytowalny.

• 30 - Wysłany do api KSeF - mechanizm poprawnie nawiązał połączenie z API KSeF i wysłał faktuę.

• 200 - Przyjęty przez api KSeF - api KSeF odpowiedziało o przyjęciu faktury i poprawności komunikacji do tego momentu, ale nie potwierdza jeszcze zgodności samego pliku i formalnego uznania faktury.

• 210 - api KSeF wygenerowało UPO dla dokumentu - api KSeF odpowiedziało, że faktura jest zgodna ze standardem i przekazuje UPO.

• 900 i wyżej - nastąpił błąd podczas wysyłki. Te statusy pozwalają na przywrócenie dokumentu do statusu 0 i ich edycję (poprawienie) oraz ponowną próbę wysyłki.

Istotne jest to, że od statusu 30 użytkownik nie ma już możliwości edycji faktury. Jeśli z jakichś powodów dojdzie do edycji dokumentu przez przypadkowe lub celowe działanie użytkownika (np. użycie nieaktualnej wersji oprogramowania), to będzie ona niezgodna z tym, co jest przyjęte w KSeF. Może to spowodować późniejszą niezgodność z plikami JPK i innymi zestawieniami w odniesieniu do informacji przesłanych do KSeF.

Ogólny proces związany z przekazaniem faktury do KSeF:

1) Faktury w systemie Motława wystawiane są jak do tej pory. Każda faktura, niezależnie od sposobu wystawienia, nie zostanie przekazana do KSeF natychmiast po zapisie. Zakładamy, że wystawienie faktury nie zawsze oznacza, iż jest ona już w formie ostatecznej i jest gotowa do wysyłki. W chwili obecnej dostępne są dwa modele pracy:

a) ze świadomym określaniem statusów faktur - model, w którym użytkownik wie, że faktura nie będzie już edytowana i jest gotowa do wysyłki - ostatecznie decyduje o tym, że serwer może ją przesłać do KSeF. Na tej formie skupimy się przy wdrożeniach pilotażowych. Naszym zdaniem, w chwili obecnej właśnie taki sposób określania dokumentów do wysyłki powinien funkcjonować jako domyślny;

b) automatyczny - model, w którym indywidualnie dla każdego z klientów będziemy określali zasady wysyłki. Będą się one różniły w zależności od charakteru firmy. Każdy użytkownik podczas korzystania z KSeF zweryfikuje, jaki sposób jest dla niego najbardziej korzystny i przedstawi go firmie INT w pierwszych dniach od wdrożenia. Mogą to być zasady typu:

• 5 godzin po wystawieniu faktury wysyłać,
• zawsze po godzinie 14 wysyłać co godzinę,
• wysyłać zawsze jeśli była wydrukowana,
• inne, jasno określone zasady

W nowych wersjach Motławy, obsługujących funkcjonalność KSeF, w oknie menu (dostępne pod prawym przyciskiem) znajduje się kategoria “KSeF” zawierająca funkcjonalność dotyczącą zmiany statusu KSeF dla dokumentu:

Wspomniana funkcjonalność pozwala oznaczyć dokumenty gotowe do przekazania do KSeF na trzy sposoby:

• dla wskazanego - tylko ten wskazany (zaznaczony na niebiesko) zostanie przesłany do KSeF,

• dla zaznaczonych - wszystkie zaznaczone wcześniej spacją (domyślnie na szaro) zostaną podjęte do wysyłki,

• dla wszystkich - wszystkie dokumenty w bieżącym widoku (ustawieniu filtra) zostaną wysłane,

W skrajnym przypadku, osoba akceptująca może przed zakończeniem pracy odfiltrować wszystkie dokumenty sprzedażowe podlegające wysyłce i ustawić dla nich zbiorczo status.

3) Kolejne okno określa, który status ma zostać ustawiony:

W większości przypadków należy wybrać Zaakceptowany do wysyłki czyli status o numerze 10. Możliwe statusy zostały opisane w podrozdziale Lista statusów KSeF.

4) Istnieją 3 dodatkowe kolumny związane z integracją z KSeF, włączane w oknie edycji kolumn w operacjach (Ctrl+F6):

5) Przykładowy widok operacji z włączonymi kolumnami:

Jak widać, poza poprawnie wysłanymi dokumentami charakterystyczny jest jeden z dokumentów, przy którym widnieje status 905 - zgodnie z listą statusów wystąpił błąd podczas pracy z api. Przyczyny mogą być różne i numer statusu jest konkretną informacją programistyczno-diagnostyczną dla nas. Docelowo kolumna “Status KSeF” zawierać będzie dodatkowo zwięzły opis błędu.

Oczywiście w przypadku błędu, faktura nie otrzymuje numeru KSeF - system KSeF jej nie rozpoznaje. Można więc zmienić jej status na 0, zgłosić zaistniały przypadek do nas lub poprawić samemu (jeśli błąd dotyczy samej treści faktury). Każda z faktur ma podpięte do siebie załączniki. Widać to w kolumnie “IleDoc” oraz pod “Ctrl+O”. Każdy z tych plików można podejrzeć po ponownym wciśnięciu “Ctrl+O” są to:

a) zawartość pliku xml wysyłanego dokumentu,

b) podgląd pdf “offline” wygenerowany dla dokumentu zanim zostanie mu nadany numeru KSeF. Na wypadek kiedy nie udałoby się wysłać faktury do KSeF,

c) dwa kody QR wymagane do wykonania wydruków,

d) zawartość xml pliku UPO otrzymanego z KSeF,

e) podgląd pdf pliku UPO.

Import faktur z KSeF

Importowanie faktur z KSeF następuje samoczynnie. Motława sprawdza istnienie nowych dokumentów w KSeF i pobiera brakujące. Dokumenty pobrane widoczne są w kartotece “Kancelaria”.

Uwaga!: Jeśli na chwilę wdrożenia nie widzą Państwo w programie kartoteki Kancelaria, niezwłocznie należy nas o tym poinformować. Przygotujemy wówczas wersję, która posiada wspomnianą funkcjonalność.

Pobrana z KSeF faktura będzie miała rodzaj “kancelaryjny” ZP NN, tak zwany nieznany dokument zakupowy. Faktura ZP NN będzie wstępnie opracowana, tj. będa uzupełnione podstawowe pola i będzie oczekiwała na decyzję osoby, która zajmuje się przyjęciem czy rozliczeniem zakupu. Osoba ta powinna określić czy dana faktura jest dokumentem kosztowym bez pozycji (ZP FV), czy będzie dokumentem ZT FV z podpiętą PZką lub swoimi pozycjami.

Do dokumentów nie są importowane pozycje. Przyczyn jest kilka, chociażby brak mapowania symboli z symbolami dostawcy, niejasność w kwestii docelowego magazynu, czy w systemie nie figuruje już PZka, częste niezgodności innych pól np. jednostek miary. Nie wykluczamy jednak późniejszych modyfikacji w celu głębszej integracji.

Widok faktur w operacjach jest następujący:

Jak wyżej wspomniano, faktury zaimportowane są wstępnie uzupełnione i mają również numer KSeF. Nie posiadają natomiast numeru statusu i opisu statusu KSeF, bo w przypadku importu jest to bezzasadne. Faktura musi zostać pobrana (albo jest albo jej nie ma, nie istnieją statusy pośrednie). Każda z faktur po naciśnięciu Ctrl+O (litera O jak olcha) zawiera podgląd importowanej faktury. Sam podgląd jest wizualizacją przesłanego przez dostawcę pliku faktury (wraz z pozycjami). Poniżej przykładowy podgląd importu w formie pdf.:

PRZYDATNE LINKI

• Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

• Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu