KsEF: Różnice pomiędzy wersjami

Wersja z 06:25, 13 sty 2026

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym). Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

INT - bieżący stan prac:

• w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
• w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
• w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz

pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

Plan na najbliższe tygodnie:

• obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
• do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
• do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
• jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie 15 listopada – 15 grudnia, obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do 20 grudnia;
• docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie 20 grudnia – 20 stycznia 2026.

Zalecenia dla użytkowników:

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero 1 kwietnia 2026. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

• uzgodnienia osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
• uzgodnienie oczekiwanego trybu wysyłki (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
• uzgodnienie trybu reakcji (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki problemów z wysyłką, bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń *) gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności. W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku przedprodukcyjnym tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF

Dla użytkowników posiadających aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji, wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

• ) Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).

Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia. Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych:

10 - Gotowy do wysyłki
11 - Wystaw OFFLINE
20 - XML wygenerowany
30 - Podjęto próbę wysyłki
200 - Przyjęte w ksef
210 - Jest UPO
900+ - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
• w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
• w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

PRZYDATNE LINKI

• Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

• Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu