KsEF

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 03.12.2025)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – zgodnie z bieżącym stanem wiedzy wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów wysyłane powinny być nadal w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe, liczniki zużycia energii itp.)
• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty obrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacja użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu;
• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSEF) – dla użytkownika wykorzystujących wersjach udostępnianych od połowy Listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek.

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym). Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

INT - bieżący stan prac:

• w dniu 30.09.2025 udostępnione zostało środowisko testowe KSEF 2.0, bezpośrednio po jego uruchomieniu przeprowadziliśmy podstawowe testy eksportu danych do baz KSEF
• w dniu 15.10.2025 udostępnione zostało środowisko przedprodukcyjne – środowisko to wykorzystaliśmy do wykonania testów eksportu danych do baz KSEF, pobrania znaczników KSEF oraz UPO oraz importu danych;
• w dniu 01.11.2025 udostępniony został Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU) zaś w dniu 03.11.2025 Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – na bazie tych zasobów potwierdziliśmy pełną zgodność wysyłki oraz

pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF;

Plan na najbliższe tygodnie:

• obecnie aktywnie prowadzimy kolejny etap testów wewnętrznych INT oraz wykorzystujemy deklarację aktywnego wsparcia testowego wybranych klientów dysponujących szerokim zakresem różnorodnych dokumentów;
• do 10 grudnia planujemy zakończyć testy alternatywnych metod autoryzacji danych dostępnych dla KSEF (oprócz obecnie przetestowanych tokenów);
• do 20 grudnia planujemy udostępnić podstawową instrukcję użytkownika zawierającą bieżący stan wiedzy dotyczący wymiany danych z KSEF;
• jesteśmy otwarci na sukcesywne rozszerzenie testów o wybranych użytkowników (z grupy podlegającej obowiązkowi wysyłki od 1 lutego) – pierwotnie etap ten planowaliśmy zrealizować w okresie 15 listopada – 15 grudnia, obecnie ze względu na jednoczesne prace nad wdrożeniem raportowania JPK_CIT zakładamy przedłużenie tego okresu do 20 grudnia;
• docelowe uruchomienie wersji dla wszystkich klientów planujemy zrealizować w okresie 20 grudnia – 20 stycznia 2026.

Zalecenia dla użytkowników:

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero 1 kwietnia 2026. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

• uzgodnienia osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
• uzgodnienie oczekiwanego trybu wysyłki (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
• uzgodnienie trybu reakcji (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) na przypadki problemów z wysyłką, bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń *) gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności. W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA' i jego zatwierdzenie przez KSEF. Niestety mimo deklaracji Ministerstwa Finansów proces taki może być długotrwały ....

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF zachęcamy do wygenerowania w środowisku przedprodukcyjnym tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobrania danych).

Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF

Dla użytkowników posiadających aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji, wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW.

Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

• ) Na potrzeby testów w środowisku przedprodukcyjnym na początku Listopada (04.11.2025) wystąpiliśmy do właściwego Urzędu Skarbowego o nadanie uprawnień do korzystania z KSEF upoważnionym osobom (wspólnicy INT).

Właściwe procedowanie prawidłowo przygotowanego wniosku (potwierdzenie mailowe o przyjęciu wniosku z administracji KSEF) rozpoczęło się dopiero w dniu 3 grudnia. Niestety na dziś nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć kiedy uzyskamy stosowne uprawnienia ....

Aktualny stan prac testów i wdrożenia KSEF (stan na 2026-01-12)

W docelowym wariancie Motława będzie umożliwiała:

• eksport dokumentów do KSEF – eksportowane będą wyłącznie podstawowe dokumenty sprzedaży (Faktury, Rachunki oraz Korekty oraz dokumenty zakupu w przypadku samofakturowania oraz faktur RR (Rolnik Ryczałtowy);
• załączniki (w rozumieniu plików dołączanych do dokumentów podczas wysyłki mailowej) obecnie wykorzystane przez klientów, powinny być nadal wysyłane w dotychczasowej formie (wersja elektroniczna email);
• obsługa załączników w rozumieniu systemu KSEF będzie wykorzystywana wyłącznie w celu doprecyzowania danych dotyczących pozycji podstawowego dokumentu (np. informacje taryfowe,liczniki zużycia energii itp.);

Statusy KSeF dla dokumentów wysyłanych: 10 - Gotowy do wysyłki, 11 - Wystaw OFFLINE, 20 - XML wygenerowany, 30 - Podjęto próbę wysyłki, 200 - Przyjęte w ksef, 210 - Jest UPO, 900+ - Kody odpowiednich będów zgodnie ze szczegółową dokumentacją

• dokumenty oznaczone odpowiednim statusem (gotowy do wysyłki do KSEF / wysłany do KSEF) nie będą możliwe do edycji (wyłącznie tryb zmian za pomocą dokumentów korekty);
• dokumenty OFFLINE: możliwe jest wystawienie dokumentu “OFFLINE” w sytuacji zakładającej problemy z połączeniem do sieci lub problemy z systemem API KSeF. Tak wystawiony dokument jest podejmowany do wysyłki przy najbliższej możliwości, jednak podgląd jego wydruku zawiera odpowiednie kody QR;
• import dokumentów z bazy KSEF: dokumenty pobrane będą dostępne w modułe Kancelaria i będą wymagały akceptacji użytkownika przed wprowadzeniem do podstawowego obiegu.

UWAGA: importowane są wyłącznie dane nagłówkowe dokumentów, bez pozycji. Wizualizacja dokumentu KSeF pozwala natomiast na zapoznanie się z jego pełną treścią - włącznie z pozycjami;

• struktury danych Motławy są przystosowane od kilku miesięcy i zawierają pola wymagane przez KSEF (np. unikalne identyfikatory KSeF, statusy KSeF) – dla użytkowników wykorzystujących wersje udostępnione od połowy listopada 2025 są już widoczne w przeglądarkach podstawowych kartotek. W aktualnej wersji zostały również dodane pola dla Jednostek Samorządu Terytorialnego i Grup VAT (te pola będą wykorzystywane w rzadkich przypadkach);
• w najbliższym tygodniu będzie dostępna wersja programu z możliwością samodzielnego dodania certyfikatów i tokenów;
• w najbliższym tygodniu udostępnimy również szerszą dokumentację modułu na naszej stronie

W początkowej fazie uruchomienia eksportu danych do KSEF zakładamy, iż operacja wysyłki będzie każdorazowo inicjowana przez Użytkownika (możliwość oznaczenia odpowiednim statusem odfiltrowanych lub zaznaczonych dokumentów). W docelowym układzie konfiguracja programu będzie umożliwiała wybór pomiędzy wariantem inicjowanym każdorazowo przez Użytkownika lub wariantem w pełni automatycznym (automatyczny eksport w uzgodnionym harmonogramie czasowym).

Operacja odbioru danych (import z KSEF) z założenia będzie wykonywana „w tle”. System KSEF nie zakłada przesyłania powiadomień użytkownikom o umieszczeniu interesującego ich dokumentu w bazie. Z tego powodu pobranie dokumentów musi być inicjowane przez Użytkownika – w tym wypadku przez procedurę na serwerze uruchamianą cyklicznie w uzgodnionej w konfiguracji częstotliwości.

Aktualny kalendarium Ministerstwa Finansów przedstawia poniższa grafika:

INT - bieżący stan prac:

Od momentu udostępnienia (2025-11-03) Modułu Certyfikatów oraz Uprawnień (MCU Aplikacja Podatnika KSEF 2.0 – przeprowadziliśmy szereg testów zarówno wewnętrznych, jak i u kilku wiodących Klientów, których obowiązek wysyłki obejmuje od 2026-02-01. Dokonaliśmy korekt i rozszerzeń mechanizmu (zwłaszcza dla samofakturowania) i na ten moment mamy pełną zgodność wysyłki oraz pobrania danych z wykorzystaniem tokenów wygenerowanych przez uprawnionego użytkownika KSEF.

Plan na najbliższe tygodnie:

Kontynuujemy testy dla wybranych klientów oraz sukcesywnie instalujemy moduł KSeF u kolejnych tak, aby odbiór i wysyłka dokumentów były możliwe u wszystkich naszych klientów pod koniec stycznia.

Zalecenia dla użytkowników:

Zdajemy sobie sprawę z faktu, że dla większości z użytkowników terminem pełnego uruchomienia współpracy z KSEF będzie dopiero 1 kwietnia 2026. Mimo to sugerujemy już obecnie wewnętrzne przygotowanie do tego procesu w zakresie:

• uzgodnienia osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentów do wysyłki KSEF (wejście w życie eksportu do KSEF zablokuje możliwość jakiejkolwiek edycji dokumentów po ich wysyłce);
• uzgodnienie oczekiwanego trybu wysyłki (decyzja o cząstkowych wysyłkach kilka razy w ciągu dnia lub wysyłce w pojedynczej sesji);
• uzgodnienie trybu reakcji (osoby odpowiedzialne za weryfikację danych) w przypadku problemów z wysyłką bądź odrzuceniem przez system KSEF wybranych dokumentów (np. na skutek braku weryfikacji kontrahenta przez system KSEF).

Tych z Państwa, którzy nie wykonywali jeszcze próby autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 na bazie naszych dotychczasowych doświadczeń gorąco zachęcamy do wykonania takiej czynności. W niektórych wypadkach dla poprawnej autoryzacji konieczne może okazać się dodatkowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku ZAW-FA i jego zatwierdzenie przez KSEF.

Tych z Państwa, którzy dokonali już poprawnej autoryzacji w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0 i chcieli przetestować w najbliższych tygodniach operacje wysyłki oraz pobrania danych z systemu KSEF, zachęcamy do wygenerowania w środowisku przedprodukcyjnym tokenów KSEF (z uprawnieniami do wysyłki oraz pobierania danych).

UWAGA! Tokeny oraz certyfikaty wygenerowane w środowisku produkcyjnym (MCU) nie mogą być stosowane na środowisku demo (przedprodukcyjnym) i na odwrót. Dla tych środowisk należy nadawać odrębne uprawnienia i generować odrębne tokeny i certyfikaty.

Koszty wdrożenia wymiany danych KSEF

Dla użytkowników posiadających aktywną umowę wsparcia oraz dostarczania aktualizacji, wdrożenie współpracy z KSEF w podstawowym zakresie (dostarczenie wersji oprogramowania, konfiguracja wysyłki, podstawowy instruktaż wraz z udostępnieniem rozszerzonej instrukcji użytkownika) będzie realizowane w ramach tej umowy BEZ DODATKOWYCH KOSZTÓW. Dla użytkowników obawiających się trudności w procesie uruchomienia wymiany danych (zwłaszcza w początkowym okresie użytkowania) w najbliższych dniach przedstawimy dodatkową ofertę obejmującą rozszerzony zakres wsparcia.

Instrukcja zakresu KSeF dla użytkownika Motławy

UWAGA: - strona w trakcie tworzenia!!!

Informacje ogólne

System Motława będzie współpracował z API KSeF. Zakres integracji obejmuje wysyłkę faktur w schemacie FA(3) oraz pobieranie faktur w schemacie FA(3). Założeniem podczas rozwoju Motławy w tym zakresie było maksymalne uproszczenie czynności związanych z samą wysyłką. Wygenerowanie pliku FA(3) i jego przesłanie do KSeF odbywa się “w tle”, a użytkownik w niedługim czasie może zweryfikować poprawność wysyłki sprawdzając statusy dokumentów. Pobieranie dokumentów następuje zupełnie automatycznie, bez konieczności logowania użytkownika do Aplikacji Podatnika w celu pobrania dokumentów. Dokumenty w systemie pojawiać się będą jako dokumenty ZP NN “nieznany dokument zakupu”. Dokument będzie już wstępnie uzupełniony podstawowymi danymi z KSeF (kontrahent, daty, numer finansowy, wartości w tabeli VAT). Użytkownik będzie w stanie zmienić ten dokument w ZP FV lub ZT FV.

Wymagania wstępne

Wszystkie firmy podlegające wymaganiom wymiany faktur w KSeF - niezależnie od momentu obowiązkowego wdrożenia - powinny zbadać możliwość zalogowania się do systemu MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (uwaga! środowisko jest produkcyjne, to oznacza, że nie należy tam przeprowadzać testów, nadawać uprawnień losowym osobom lub wprowadzać fałszywych danych). W przypadku problemów z zalogowaniem należy zweryfikować, czy firma nie jest zobowiązana do złożenia zawiadomienia ZAW FA. Należy również sprawdzić możliwość zalogowania się do środowiska przedprodukcyjnego “demo” Aplikacji Podatnika 2.0 pod adresem: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (logowanie odbywa się na podstawie uprawnień nadanych w produkcyjnym MCU, zatem zalogują się tylko osoby rzeczywiście uprawnione do logowania w zakresie zadeklarowanego podmiotu, natomiast samo środowisko ma charakter testowy i dane tu wstawiane nie mają skutku prawnego).

Zalecamy zapoznanie się z interfejsem tych dwóch systemów, żeby mieć świadomość jakie mają możliwości. Te systemy nie były tworzone przez nas, więc poniżej znajdują się jedynie skrócone instrukcje odnośnie czynności wymaganych do wdrożenia.

Wdrożenie pilotażowe

W przypadku firm, które mają obowiązek wymiany faktur w obrębie KSeF od początku lutego, na adres int@int.com.pl należy zgłosić informacją o gotowości na wdrożenie “przedprodukcyjne”.

Gotowość użytkownika oznacza:

1. Wstępne rozpoznanie platform MCU i aplikacji podatnika (z linków w rozdziale “Wymagania wstępne”)

2. Posiadanie wygenerowanego tokenu KSeF z uprawnieniami do zapisu i odczytu faktur w KSeF dla środowiska przedprodukcyjnego.

3. Posiadanie certyfikatów (uwierzytelniającego i offlinowego) dla użytkownika o uprawnieniach co najmniej do wystawiania i pobierania faktur. Każdy z certyfikatów ma 3 elementy:

a. klucz publiczny (plik .key)

b. klucz prywatny (plik .crt)

c. hasło klucza (wpisane przez użytkownika w momencie generowania hasło)

Instrukcje dla użytkowników

Środowiska testowe i przedprodukcyjne KSeF wyglądają tak samo. Przypuszczalnie środowisko produkcyjne również będzie się tak prezentowało. W związku z tym zalecamy zapoznanie się z nimi, co w przyszłości umożliwi pewne posługiwać się środowiskiem produkcyjnym.

Instrukcja generowania tokena KSeF Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

UWAGA!: Token KSeF należy rozumieć jako “dokument uwierzytelniający na okaziciela”. Każdy, kto ma taki token może wykonywać wysyłki i pobieranie faktur w kontekście powiązanego NIP-u. Nie ma dodatkowych zabezpieczeń np. podanie hasła, logowanie dwuetapowe, profil zaufany itp. Dlatego jego utrzymanie w tajemnicy jest istotne zwłaszcza w środowiskach produkcyjnych. Prosimy o nieprzesyłanie ich mailem.

1. Aby wygenerować token należy zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym (docelowo produkcyjnym (udostępnione zostanie 1 lutego)) https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

2. Następnie postępować zgodnie z poniższą instrukcją, w kolejności zaznaczonej i opisanej poniżej :

Po kliknięciu (2) w Generuj token, pojawi się okno, w którym kluczowe jest zaznaczenie uprawnienia do wystawiania (3) i przeglądania (4) faktur. W polu Nazwa Tokena (5) należy wpisać dowolną nazwę, warto jednak pamiętać, że powinna ona być adekwatna do powodu jego stworzenia, tak aby w przyszłości było wiadome jaki był powód stworzenia tokena, a w przypadku jego usunięcia (świadomego lub przypadkowego) być pewnym kogo powiadomić.

3. Środowiska KSeF działają w trybie asynchronicznym, co skutkuje pytaniem o odświeżenie danych. Pojawia się wówczas komunikat jak poniżej:

Taki objaw jest normalny, należy wówczas skorzystać z opcji Odśwież.

4. Kluczowe jest to okno Generowanie tokena:

UWAGA 1 : To jest jedyne okno gdzie można zobaczyć i skopiować token. Ze względów bezpieczeństwa nie jest widoczne nigdzie indziej. Jeśli w tym miejscu nie zostanie on skopiowany, to należ go usunąć i stworzyć nowy.

5. Utworzone tokeny można przeglądać:

Widok przedstawia listę wygenerowanych tokenów. Co ważne, umożliwia też “Unieważnienie” tokenu.

Instrukcja generowania certyfikatów KSeF

Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób wyznaczonych do integracji z KSeF i kontaktów z INT. Zakładamy, że to właściciel, księgowi, osoba z działu IT lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

Uwaga: Certyfikaty służą do potwierdzania tożsamości, dlatego należy znać miejsce ich zapisu, nie kopiować niepotrzebnie, nie wysyłać mailem itp.

Jak wymieniono wyżej każdy certyfikat składa się z trzech elementów:

a) Klucz publiczny - plik .key - to jest klucz zapisany w serwerze KSeF, każdy komunikat dla użytkownika KSeF jest szyfrowany przy użyciu tego klucza. Ten klucz służy tylko do szyfrowania, nie da się go użyć do odszyfrowania wiadomości.

b) Klucz prywatny - plik .crt - plik służący do odszyfrowania komunikatu (np. faktury, lub prośby o wysyłkę faktury). Ten klucz znany jest tylko i wyłącznie stronie odszyfrującej (odbierającej) jest zapisany na serwerze Motławy w dodatkowo zaszyfrowanej formie. Służy tylko i wyłącznie do odszyfrowania danych zaszyfrowanych wygenerowanym “do pary” kluczem publicznym.

c) Hasło klucza prywatnego - hasło zabezpieczające klucz prywatny - w przypadku ujawnienia klucza prywatnego hasło stanowi dodatkowe zabezpieczenie, osoba nieznająca hasła w rozsądnie prosty sposób nie jest w stanie użyć klucza prywatnego.

Aby wygenerować certyfikat należy:

1. Zalogować się do aplikacji podatnika 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/ (docelowo certyfikaty produkcyjne można wygenerować w module MCU)

2. Następnie postępować zgodnie z poniższą instrukcją, w kolejności zaznaczonej poniżej:

PRZYDATNE LINKI

• Środy z KSEF: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

• Moduł Certyfikatów i Uprawnień: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu